В трудовой книжке отражаются не только сведения о работе‚ но и все значимые достижения сотрудника‚ включая награды и поощрения. Особое место занимают записи о награждениях‚ осуществлённых администрацией города (муниципальным образованием). Ниже подробно рассмотрен порядок внесения таких записей‚ нормативные требования‚ типичные ошибки и примеры оформления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – регулирует ведение трудовых книжек и внесение в них сведений о работе и поощрениях.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – содержит конкретные указания по заполнению разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях».
• Методические рекомендации Минтруда России и разъяснения КонсультантПлюс‚ касающиеся заполнения граф 1‑4 в разделе «Сведения о награждениях».

Структура трудовой книжки‚ относящаяся к наградам

В старых образцах трудовых книжек серий AT‑III и AT‑IV предусмотрены два отдельных раздела:

1. Сведения о награждениях – здесь фиксируются ордена‚ медали‚ почётные звания и другие государственные и ведомственные награды.
2. Сведения о поощрениях – предназначены для поощрений‚ связанных с трудовой деятельностью (премии‚ благодарности‚ грамоты и т.п.).

В современных электронных трудовых книжках (ЭТК) структура сохраняется‚ но данные вводятся в соответствующие поля электронного формата.

Как правильно внести запись о награждении администрацией города

Согласно пункту 4 Порядка ведения трудовых книжек‚ запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждениях»; Последовательность заполнения граф выглядит следующим образом:

• Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация сквозная на всём периоде трудовой деятельности работника).
• Графа 2 – дата награждения (день‚ месяц‚ год).
• Графа 3 – полное наименование организации‚ осуществившей награждение (в нашем случае – администрация города). При наличии сокращённого наименования его также указывают после полного‚ разделяя запятой или тире. Например: Администрация города Москва‚ Адм. г. Москвы.
• Графа 4 – наименование награды (орден‚ медаль‚ почётное звание‚ благодарственное письмо‚ грамота и т.д.) и‚ при необходимости‚ ссылка на основание (номер и дата приказа‚ распоряжения‚ постановления).

Пример заполнения бумажной трудовой книжки

Графа 1: 12
Графа 2: 
Графа 3: Администрация города Санкт‑Петербурга‚ Адм. г. СПб
Графа 4: Благодарственное письмо за высокие показатели в реализации муницип‑программы «Чистый город» (Приказ № 45‑адм от )

Пример заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

В ЭТК поля соответствуют графам:

• Номер записи – автоматически генерируется системой.
• Дата события – .
• Организация‑наградитель – Администрация города Санкт‑Петербурга (с возможностью указать сокращённое название).
• Вид награды – Благодарственное письмо.
• Основание – Приказ № 45‑адм от .

Особенности награждений от администрации города

Награждения‚ осуществляемые муниципальными органами‚ могут иметь следующие формы:

• Почётные звания («Почётный гражданин города»‚ «Заслуженный работник муниципального образования»).
• Ведомственные награды (медали‚ знаки отличия администрации).
• Благодарственные письма‚ грамоты‚ благодарности.
• Премии и денежные поощрения‚ связанные с выполнением муницип‑программ.

Все перечисленные виды вносятся в раздел «Сведения о награждениях»‚ если они носят характер официального признания заслуг перед муниципалитетом. Если же поощрение носит исключительно внутриорганизационный характер (например‚ премия за выполнение плана предприятия)‚ его следует отражать в разделе «Сведения о поощрениях».

Ответственность за неправильное внесение записи

Невнесение или ошибочное внесение сведений о награждении может повлечь административную ответственность:

• Согласно ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение правил ведения трудовых книжек (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц).
• В случае‚ если отсутствие записи привело к нарушению прав работника на получение льгот или пенсии‚ возможны дополнительные последствия (восстановление права‚ компенсация).

Поэтому кадровику или бухгалтеру‚ ответственному за ведение трудовой книжки‚ рекомендуется:

1. Своевременно запрашивать у администрации города копию приказа или распоряжения о награждении.
2. Проверять точность наименования организации и её сокращённого варианта.
3. Сверять номер записи с предыдущими записями‚ чтобы избежать дублирования или пропусков.
4. При переходе на электронную трудовую книжку пользоваться утверждёнными форматами и проверять корректность выгрузки данных в ПФР.

Запись в трудовой книжке о награждении администрацией города – важный элемент трудовой биографии сотрудника‚ подтверждающий его профессиональные и общественные достижения. Правильное оформление требует знания нормативных актов‚ внимательного заполнения всех четырёх графа раздела «Сведения о награждениях» и своевременного внесения данных как в бумажный‚ так и в электронный вариант трудовой книжки. Соблюдение указанных правил не только защищает работодателя от административных штрафов‚ но и гарантирует работнику полное признание его merits при назначении пенсии‚ льгот и других социальных гарантий.