С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это означает‚ что все записи о трудовой деятельности будут храниться в электронном формате в системе СФР (Социалфонд России). Однако бумажные трудовые книжки пока сохраняются‚ и важно правильно оформить запись о переходе на ЭТК‚ чтобы избежать ошибок и спорных ситуаций.

Нормативная база

Основные правила ведения и хранения трудовых книжек‚ включая порядок внесения записей о переходе на ЭТК‚ регулируются:

• Статья 66 Трудового кодекса РФ – общие положения о трудовой книжке;
• Приказ Минтруда России от № 320н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Письмо Минтруда от № 14-2/В-150 – разъяснения по ведению электронных трудовых книжек;
• Статья 66.1 ТК РФ – особенности ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Когда и как вносится запись о переходе на ЭТК

Запись о переходе на электронную трудовую книжку вносится в следующих случаях:

1. При приеме на работу: Если работник при трудоустройстве выбирает ведение трудовой деятельности в электронном виде‚ запись в бумажную трудовую книжку не вносится. Работодатель не несет ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки с момента выдачи (Письмо Минтруда от № 14-2/В-150).
2. При переходе с бумажной на электронную: Если работник ранее вел бумажную трудовую книжку‚ а теперь переходит на электронную‚ запись вносится в бумажную трудовую книжку.
3. По инициативе работодателя: Если новый работодатель обнаруживает‚ что предыдущий не внес запись о переходе на ЭТК‚ он может сделать это самостоятельно.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Согласно пункту 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н)‚ запись о переходе на электронную трудовую книжку должна содержать:

Запись должна быть заверена подписью работодателя или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печатью работодателя или кадровой службы (при наличии) (Письмо ЭЛКОД от ).

Что делать‚ если предыдущий работодатель не внес запись

Если новый работодатель обнаруживает‚ что предыдущий не внес запись о переходе на ЭТК‚ он может:

• Самостоятельно внести запись в бумажную трудовую книжку;
• Выдать работнику справку о трудовой деятельности (СТД-ПФР)‚ подтверждающую факт перехода на ЭТК;
• Рекомендовать работнику обратиться к предыдущему работодателю для урегулирования ситуации.

Типичные ошибки и как их избежать

При внесении записи о переходе на ЭТК работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие записи: Если работник переходит на ЭТК‚ но запись не вносится‚ это может привести к путанице в будущем;
• Неправильная формулировка: Запись должна точно соответствовать нормативным требованиям;
• Отсутствие подписи и печати: Запись без заверения считается недействительной;
• Неправильная дата: Дата внесения записи должна соответствовать дате подачи заявления работником.

Чтобы избежать ошибок‚ рекомендуется использовать официальные образцы записей‚ утвержденные Минтрудом‚ или обратиться к специалистам по кадровому учету.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК

После внесения записи о переходе на ЭТК бумажная трудовая книжка:

• Хранится у работодателя до момента увольнения работника;
• Выдается работнику на руки при увольнении;
• Может быть истребована работником для предъявления в Пенсионный фонд или другие органы;
• Не подлежит уничтожению до истечения срока хранения (50 лет для организаций‚ 75 лет для ИП).

Что делать‚ если работник отказывается переходить на ЭТК

Если работник не желает переходить на электронную трудовую книжку‚ работодатель должен:

1. Предоставить работнику возможность выбора формата ведения трудовой деятельности;
2. Внести запись в бумажную трудовую книжку о том‚ что работник продолжает вести трудовую деятельность в бумажном виде;
3. Продолжать предоставлять сведения о трудовой деятельности в бумажном виде в соответствии с установленными правилами;
4. Информировать работника о преимуществах электронной трудовой книжки.

Ответственность за неправильное ведение записей

Неправильное ведение записей о переходе на ЭТК может привести к:

• Спорным ситуациям при начислении пенсии;
• Отказу в признании трудового стажа;
• Административной ответственности для работодателя;
• Судебным разбирательствам.

Например‚ в 2024 году суд признал незаконным не внесение записи о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку‚ что привело к судебному разбирательству (КонсультантПлюс: Подборка судебных решений за 2024 год).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать скан-копии бумажных трудовых книжек при переходе на ЭТК?

Нет‚ нормативно не предусмотрено обязательное создание скан-копий бумажных трудовых книжек при переходе на ЭТК. Однако многие работодатели практикуют это для внутреннего учета.

Можно ли внести запись о переходе на ЭТК за прошлого работодателя?

Да‚ новый работодатель может внести запись о переходе на ЭТК‚ если предыдущий этого не сделал.

Нужно ли заверять запись о переходе на ЭТК подписью и печатью?

Да‚ запись должна быть заверена подписью работодателя или ответственного лица и печатью (при наличии).

Что делать‚ если в трудовой книжке уже есть записи о переходе на ЭТК?

Если в трудовой книжке уже есть записи о переходе на ЭТК‚ новые записи не вносятся. Достаточно предоставить работнику справку СТД-ПФР‚ подтверждающую факт перехода.

Переход на электронные трудовые книжки – это важный этап‚ который требует внимательного подхода со стороны работодателей. Правильное оформление записи о переходе на ЭТК в бумажной трудовой книжке поможет избежать споров‚ ошибок при начислении пенсии и административной ответственности.

Рекомендуется:

• Следовать нормативным требованиям;
• Использовать официальные образцы записей;
• Своевременно информировать работников о переходе на ЭТК;
• Вести внутренний учет и контроль за правильностью внесения записей.

Если у вас остались вопросы по оформлению записи о переходе на электронную трудовую книжку‚ обратитесь к специалистам по кадровому учету или в территориальные органы Минтруда;