Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю работника․ Правильное оформление записей о предыдущих местах работы необходимо как для самого сотрудника, так и для будущих работодателей․ В этой статье мы подробно разберём, какие действия необходимо предпринять, какие документы собрать и какие нормы закона следует соблюдать, чтобы запись о прежнем месте работы была внесена корректно․
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст․ 66‑71) и постановлению Правительства РФ от № 215 «Об утверждении формы трудовой книжки», запись о трудовом стаже вносится в трудовую книжку в следующих случаях:
- при приёме на работу;
- при переводе внутри организации;
- при увольнении (запись о дате увольнения, причине и т․д․)․
Запись о предыдущей работе вносится работодателем в момент оформления нового трудового договора или при переводе сотрудника внутри организации․
Когда запись о предыдущей работе должна быть внесена
- При приёме на работу – новый работодатель вносит в трудовую книжку запись о предыдущем месте работы, указав даты, должность, наименование организации и причину увольнения․
- При переводе внутри компании – если сотрудник меняет подразделение, запись о предыдущей должности вносится в новую страницу трудовой книжки․
- При восстановлении на работе – запись о прежнем месте работы вносится в дополнение к уже существующим записям․
Какие документы нужны для внесения записи
Для корректного оформления записи о предыдущей работе работодатель обычно требует от соискателя следующий пакет документов:
- Трудовая книжка (оригинал)․
- Трудовая (служебная) характеристика с указанием дат начала и окончания работы, должности, обязанностей и причины увольнения․
- Справка 2‑НДФЛ (если требуется подтверждение доходов)․
- Копия трудового договора (если он есть) или приказа о приёме/увольнении․
- Согласие работника на внесение записи (в большинстве случаев подпись в трудовой книжке считается согласием)․
Пошаговый порядок внесения записи
Шаг 1․ Подготовка документов
Сотрудник собирает перечисленные выше документы и передаёт их в отдел кадров нового работодателя․
Шаг 2․ Проверка данных
HR‑специалист сверяет полученные сведения с данными в своей базе (например, с приказом о приёме на работу в предыдущей организации)․
Шаг 3; Заполнение записи
В трудовую книжку вносятся следующие обязательные реквизиты (по форме, установленной приказом 215‑П):
- Дата начала работы․
- Дата окончания работы (если уже известна)․
- Наименование организации (полное официальное название)․
- Код ОКВЭД (по желанию, не обязателен)․
- Должность (полное название должности)․
- Основание прекращения трудовых отношений (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по сокращению штата»)․
Шаг 4․ Подпись и печать
Ответственный за ведение трудовых книжек (обычно руководитель отдела кадров) ставит подпись и печать организации․ Сотрудник ставит свою подпись в графе «Подпись работника», подтверждая правильность внесённой информации․
Шаг 5․ Выдача трудовой книжки
После завершения всех формальностей работник получает свою трудовую книжку обратно․ При необходимости копию записи можно оформить в виде выписки из трудовой книжки․
Что делать, если запись не внесена или внесена с ошибками
- Обратиться в отдел кадров – в первую очередь уточнить причину пропуска или ошибки․
- Подать письменное заявление (по образцу «Заявление о внесении записи в трудовую книжку») с указанием всех необходимых данных․
- Собрать подтверждающие документы (приказ о приёме, справка с места работы, копия трудового договора)․
- Если работодатель отказывается – обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд с иском о восстановлении трудовых прав․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли самостоятельно «внести» запись в трудовую книжку?
Нет․ Только работодатель имеет право вносить записи в трудовую книжку․ Самостоятельные записи считаются недействительными и могут привести к юридическим последствиям․
Вопрос 2: Что делать, если прежний работодатель отказывается выдавать справку о работе?
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан в течение 5 дней после увольнения выдать справку о работе․ При отказе можно написать жалобу в Трудовую инспекцию или подать иск в суд․
Вопрос 3: Нужно ли вносить запись о каждом месте работы, если я менял несколько работодателей за год?
Да․ Каждая смена места работы фиксируется отдельной записью в трудовой книжке․ Это важно для расчёта стажа, пенсионных прав и будущих трудовых отношений․
Вопрос 4: Можно ли исправить ошибку в уже внесённой записи?
Да, но только при согласии работодателя․ Ошибку исправляют, ставя над ней черту, подписывая и печатая «Исправлено», а затем вносят правильные данные․
Полезные советы
- Проверяйте запись сразу после её внесения․ Убедитесь, что даты, название организации и должность указаны без ошибок․
- Сохраняйте копии всех документов, связанных с трудовой книжкой (приказы, справки, договоры)․
- При смене работы сразу уточняйте у нового работодателя, какие документы нужны для корректного внесения записи․
- Если вы планируете переезд в другой регион, уточните, требуется ли вам оформить выписку из трудовой книжки для представления в новое отделение ФМС․
- В случае потери трудовой книжки сразу подайте заявление о её замене в отдел кадров и в Пенсионный фонд․
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․