Прием на работу руководителя организации (генерального директора, директора филиала и т.д.) имеет ряд существенных особенностей, которые отличают этот процесс от трудоустройства рядового сотрудника. Эти особенности напрямую влияют на то, как оформляется трудовой договор и, что самое главное, как делается запись в трудовую книжку директора.
Особенности трудоустройства руководителя
Главное отличие приема на работу директора заключается в том, что его назначение, это не просто соглашение между работником и работодателем, а результат корпоративной процедуры. В зависимости от организационно-правовой формы компании, директор:
- Избирается на должность общим собранием учредителей (в ООО) или акционеров (в АО).
- Назначается единственным учредителем (если у компании один собственник).
Именно решение собственников (протокол общего собрания или решение единственного учредителя) является тем самым документом-основанием, которое необходимо указывать в графе 4 трудовой книжки при внесении записи о приеме.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны формировать сведения о трудовой деятельности именно в электронном виде (ст. 66 ТК РФ).
Однако значит ли это, что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда? Нет. Несмотря на переход на ЭТК, у многих сотрудников до сих пор остаються бумажные трудовые книжки. Кроме того, в некоторых ситуациях вести бумажный формат обязательно (например, если сотрудник до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажной книжки). Также важно помнить, что с 2023 года бумажные трудовые нужно оформлять на новых бланках.
Пошаговая инструкция: как внести запись о приеме директора
Если директор не отказался от бумажной трудовой книжки, работодатель обязан внести в нее запись. При заполнении трудовой книжки директора филиала или головной организации необходимо строго следовать Правилам ведения и хранения трудовых книжек.
Шаг 1. (графа 3)
В виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и при необходимости сокращенное наименование организации-работодателя. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»).
Шаг 2. Номер записи (графа 1)
Присваивается порядковый номер записи. Если предыдущая запись была под номером 5, новая будет соответственно 6.
Шаг 3. Дата приема (графа 2)
Указывается дата приема на работу (или дата вступления в должность, если она отличается от даты протокола/решения). Ставится арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ.
Шаг 4. Сведения о приеме (графа 3)
Вносится сама запись о приеме. Формулировка должна точно отражать суть и должность.
Пример: «Принят на должность генерального директора».
Если это директор филиала, избираемый головным предприятием, это также нужно отразить: «Принят на должность директора филиала в г. Москве».
Шаг 5. Основание приема (графа 4)
Здесь указывается документ, на основании которого внесена запись. Это важнейший момент! Для директора это не просто «приказ», а корпоративный акт и приказ, изданный на его основе.
Пример записи: «Решение общего собрания учредителей №4 от г.; Приказ №1-к от г.» или «Решение единственного учредителя №1 от г.; Приказ №1-к от г.».
Специфика оформления директора филиала
При заполнении трудовой книжки директора филиала есть важные нюансы, если принимает на работу головное предприятие. Трудовой договор с директором филиала подписывает руководитель головной организации. В графе 3 в качестве работодателя указывается именно головная организация, а в графе 4 делается ссылка на приказ головного офиса о назначении директора филиала.
Что делать, если предыдущая запись отсутствует?
На практике часто встречаются ситуации, когда одна из организаций, в которых работал сотрудник, вообще не сделала запись (ни о приеме, ни об увольнении). И после этого были внесены другие записи других организаций. Что нужно делать в таком случае?
- Не перечеркивать и не исправлять, зачеркивание неверных или пропущенных записей в разделе «Сведения о работе» не допускается.
- Внести пропущенную запись, текущий работодатель может внести запись о пропущенном периоде работы, если сотрудник предоставит подтверждающие документы (архивные справки, выписки из ЕГРЮЛ, договоры и т.д.).
- Если подтвердить запись документально невозможно, работник вправе обратиться в суд для установления факта трудовых отношений.
Выдача трудовой книжки на руки
По общему правилу, трудовая книжка хранится у работодателя. Однако бывают случаи, когда сотруднику необходимо получить ее на руки. В такой ситуации в графе 13 книги учета движения трудовых книжек делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой…». При этом работодатель должен выдать работнику заверенную копию или выписку из трудовой книжки в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления.
Оформление приема директора в трудовую книжку требует предельного внимания от кадровых специалистов. Ключевые моменты, которые нужно всегда помнить:
- Основанием для записи служит протокол, решение или приказ о вступлении в должность.
- Необходимо корректно указывать наименование должности («генеральный директор», а не просто «директор», если это прописано в Уставе).
- Несмотря на повсеместный переход на ЭТК, бумажная трудовая книжка все еще имеет юридическую силу и должна вестись по всем правилам текущего законодательства.
Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в стаже руководителя и защитит компанию от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции.