В соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации, закон позволяет заключать трудовые договоры с неограниченным числом работодателей. Однако каждая такая дополнительная работа оформляется именно как работа по совместительству. Это означает, что сотрудник в свободное от основной работы время выполняет другие трудовые обязанности.
Оформление совместительства имеет свои нюансы, и вопрос внесения записей в трудовую книжку вызывает у кадровиков и самих работников множество вопросов. В этой статье мы подробно разберем все правила и алгоритмы действий.
Общие правила внесения записей о совместительстве
Самое главное правило, которое нужно запомнить: работодатель по совместительству не имеет права вносить записи в трудовую книжку работника. Трудовая книжка хранится исключительно по основному месту работы и выдается на руки только в день увольнения (или для предоставления в Социальный фонд по запросу).
Поэтому запись о работе по совместительству вносит работодатель по основному месту работы, но только в одном случае — если сам работник об этом попросит.
Для чего нужна запись о совместительстве?
Несмотря на то, что запись вносится по желанию, она крайне важна. Запись подтверждает стаж работы по определенной должности, что может пригодиться:
- При расчете пенсии и подтверждении специального стажа;
- При поиске новой работы для подтверждения опыта;
- При переходе с совместительства на основную работу в рамках одной организации.
Пошаговая инструкция: как внести запись
Чтобы сделать всё по закону, необходимо соблюдать строгую последовательность действий.
Шаг 1. Получение заявления от работника
Работник должен написать заявление на имя руководителя по основному месту работы. В заявлении он просит внести сведения о работе по совместительству. К заявлению он должен приложить подтверждающий документ.
Шаг 2. Предоставление подтверждающих документов
Поскольку работодатель по основному месту работы не видел приказа о приеме на работу по совместительству, он требует документального подтверждения. Работник должен принести:
- Копию приказа (или выписку из приказа) о приеме на работу по совместительству, заверенную работодателем по совместительству.
- Справку от работодателя по совместительству, в которой указаны: полное наименование организации, дата приема, должность и номер приказа.
- Документ, подтверждающий наличие у работника электронной трудовой книжки (если работник перешел на ЭТК, информация также дублируется в электронном виде).
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится по общим правилам ведения трудовых книжек (в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению).
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование организации-работодателя по совместительству (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»).
Под этим заголовком вносятся данные:
- Графа 1: порядковый номер записи;
- Графа 2: дата приема на работу (указанная в приказе работодателя по совместительству);
- Графа 3: запись о принятии или назначении в структурное подразделение с указанием должности, специальности, профессии с обязательным указанием слова «по совместительству»;
- Графа 4: наименование документа, на основании которого внесена запись (например: Приказ от № 5-к).
Пример правильной записи
Предположим, гражданин был принят в администрацию на должность муниципальной службы (Иркутская область) по основному месту работы, а позже устроился по совместительству в ООО «Вектор».
Запись в трудовой книжке будет выглядеть так:
Раздел «Сведения о работе»
- № записи: 11
- Сведения о приеме: Принят в отдел маркетинга на должность маркетолога по совместительству
- Наименование документа: Приказ от № 12-п
Особенности увольнения совместителя
При увольнении с работы по совместительству запись также вносится по основному месту работы на основании заверенной копии приказа об увольнении или справки. В графе 3 обязательно указывается причина увольнения со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ (например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
Переход с совместительства на основную работу
Ситуация: как оформить переход сотрудника с совместительства на основную работу в рамках одной организации? Этот вопрос часто вызывает споры.
В случае, если работник самостоятельно решил перейти на работу по совместительству (или наоборот, совместительство стало основной работой), существует два подхода:
- Через увольнение и прием. Работника увольняют как совместителя и принимают как основного сотрудника. Это самый безопасный с точки зрения кадрового делопроизводства вариант.
- Через перевод (дополнение). В трудовую книжку вносится запись о том, что работа по совместительству прекращена, и сразу делается новая запись о приеме на ту же должность, но уже как на основную работу. Перевод дистанционного работника или обычного штатного сотрудника оформляют по общим правилам: с его письменного согласия и с внесением в трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России введены электронные трудовые книжки. Если гражданин впервые устраивается на работу (с какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется ЭТК — с 2021 года), то бумажная книжка ему не заводится, все данные идут напрямую в Социальный фонд России.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? При приеме на работу сотрудник предоставляет отчет о состоянии индивидуального лицевого счета из СФР или выписку из ЭТК. Работодателю по совместительству важно помнить, что сведения о такой работе также необходимо ежемесячно сдавать в фонд по форме ЕФС-1, даже если бумажная трудовая книжка не ведется.
Правильное оформление записи о работе по совместительству требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Главное — помнить, что инициатива внесения записи всегда исходит от работника, а вносит ее только основной работодатель на основании предоставленных справок и копий приказов. Четкое документальное оформление защитит как права самого сотрудника, так и убережет работодателя от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции.