Когда индивидуальный предприниматель меняет фамилию, возникает вопрос: нужно ли вносить запись об этом изменении в трудовые книжки его сотрудников и, если нужно, как правильно оформить такую запись. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм, нормативная база, образцы записей и рекомендации по избежанию штрафов.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее – Постановление № 225).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (раздел II – порядок внесения изменений в ьный лист и раздел «Сведения о работе»).
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑21‑123 (разъяснения по внесению сведений об изменении фамилии работодателя).
• ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» и ФЗ‑273 «Об образовании в РФ» – для сопутствующих кадровых документов (личная карточка Т‑2, трудовой договор и др.).

Согласно пункту 38 Постановления № 225 и пункту 7 Порядка № 320н, любые изменения персональных данных работодателя, которые отражаются в трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе»), должны быть внесены в виде отдельной строки с указанием:

1. старой фамилии;
2. даты смены фамилии;
3. новой фамилии;
4. основания изменения (свидетельство о перемене имени, свидетельство о браке/разводе, решение суда и т.д.) с указанием его номера, серии и даты выдачи.

Куда вносить запись?

Изменение фамилии ИП относится к данным о работодателе, поэтому запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки работника (графа 3 – «Наименование организации, её структурное подразделение (если есть), должность работника», графа 4 – «Основание записи»).

Если у трудовой книжки есть вкладыш (дополнительный лист для сведений о работе), то запись о смене фамилии ИП также вносится туда, в том же порядке, что и в основной лист (п. 38 Постановления № 225).

Пошаговый алгоритм действий кадровика

1. Получить документальное подтверждение смены фамилии ИП:
   • свидетельство о перемене имени (ЗАГС);
   • свидетельство о заключении/расторжении брака;
   • решение суда о перемене имени;
   • иной документ, удостоверяющий факт изменения фамилии.
2. Подготовить запись в соответствии с образцом (см. ниже).
3. Внести запись в трудовую книжку каждого сотрудника, у которого ИП является работодателем на момент изменения фамилии.
4. Если есть вкладыш – повторить запись там же.
5. Сделать отметку в личной карточке сотрудника (форма Т‑2) и в трудовом договоре (при необходимости – внести изменение в дополнительное соглашение).
6. Архивировать копию документа‑основания в личном деле сотрудника (срок хранения – 75 лет).
7. Уведомить контролирующие органы (ФСС, ПФР/СФР) только если изменение фамилии влияет на начисление страховых взносов (например, меняются реквизиты работодателя в отчётах). В большинстве случаев отдельное уведомление не требуется, но рекомендуется проверить актуальность данных в отчёте РСВ и 4‑ФСС.
8. Оформить внутренний приказ о внесении изменений в трудовые книжки (не обязателен по закону, но полезен для внутреннего контроля).

Образец записи в трудовой книжке

Графа 3 (Сведения о работе):

Фамилия работодателя Иванова изменилась на Петрова с

Графа 4 (Основание записи):
Свидетельство о перемене имени № 45‑АБ 123456, серия АБ, выдано отделом ЗАГС г. Москвы

Если изменение произошло в связи с браком:
Графа 3: Фамилия работодателя Сидорова изменилась на Кузнецову с

Графа 4: Свидетельство о заключении брака № 78‑КД 987654, серия КД, выдано отделом ЗАГС г. Санкт‑Петербурга

Запись делается одной строкой (без переноса строки внутри графы). Старые данные не зачёркиваются – в трудовой книжке отражается только факт изменения фамилии работодателя.

Особенности ведения вкладыша
Если у сотрудника есть вкладыш к трудовой книжке, то в нём делается идентичная запись:

в графе «Наименование организации» указывается новая фамилия ИП;
в графе «Основание» – реквизиты документа‑основания;
дата записи – дата внесения изменения (обычно совпадает с датой смены фамилии).

Важно: запись в вкладыше не заменяет запись в основном листе – обе должны присутствовать.

Что не требуется делать?

Не нужно менять фамилию сотрудника в его трудовой книжке (это касается только личных данных работника).
Не требуется подавать отдельное уведомление в СФР о смене фамилии ИП, если это не влияет на начисление взносов (изменение только фамилии работодателя не меняет ИНН/КПП/ОГРНИП).
Не нужно переоформлять трудовой договор полностью – достаточно внести изменение фамилии работодателя в виде дополнительного соглашения или просто отметить в кадровых документах (приказ, личная карточка).


Возможные риски и штрафы
Нарушение порядка ведения трудовых книжек (отсутствие или некорректная запись о смене фамилии работодателя) может повлечь:

административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
проблемы при проведении проверок трудовой инспекции (выявление несоответствия данных в трудовой книжке и в кадровых учётах).

Чтобы избежать штрафов, рекомендуется:

Вести журнал учета изменений фамилии работодателя (дата, документ‑основание, список сотрудников, в чьих книжках внесена запись).
Периодически (не реже одного раза в год) проводить внутренний аудит трудовых книжек на соответствие актуальным данным работодателя.
Хранить копии всех документов‑оснований в личных делах сотрудников не менее 75 лет.


Изменение фамилии индивидуального предпринимателя требует внесения соответствующей записи в трудовые книжки всех его сотрудников (и вкладыши, если они есть). Запись оформляется в разделе «Сведения о работе» в виде одной строки с указанием старой и новой фамилии, даты изменения и реквизитов документа‑основания. Соблюдение порядка, установленного Постановлением № 225 и Приказом № 320н, позволит избежать административных штрафов и обеспечит корректность кадрового документооборота.
Помните: главное – своевременно получить подтверждающий документ, правильно оформить запись и сохранить её в личном деле сотрудника; Тогда трудовая книжка будет отражать актуальные сведения о работодателе, а ваша компания будет защищена от возможных претензий контролирующих органов.