Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную квалификацию работника. При получении ученой степени кандидат наук необходимо внести соответствующую запись в раздел «Образование» (или «Профессия, специальность») титульного листа трудовой книжки. Ниже подробно описан порядок оформления, нормативная база и типичные ошибки, которых следует избегать.
Нормативная база
- Постановление Минтруда России от № 69 – Инструкция по ведению трудовых книжек и учётных карточек.
- Федеральный закон от № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» – определяет порядок присвоения ученых степеней и требования к документам, подтверждающим их получение.
- Приказ Минобрнауки России от № 836 – образцы дипломов и справок о присвоении ученой степени кандидат наук.
Согласно пункту 2.4 Инструкции (Постановление № 69) изменение уровня образования в трудовой книжке производится дополнением уже имеющейся записи без её перечёркивания. После существующей записи ставится запятая, а затем указывается новое образование.
Кто может претендовать на запись «Кандидат наук»?
Запись делается только на основании надлежаще заверенных документов:
- Диплом кандидат наук (выдаётся высшим учебным заведением или научной организацией).
- Справка о присвоении ученой степени, заверенная печатью организации‑выдавшего документ.
- Приложение к диплому (если требуется уточнение специальности).
Если у сотрудника уже есть запись о высшем образовании (бакалавр, магистр, специалист), то новая запись о кандидат наук добавляется после неё через запятую.
Как правильно оформить запись
Подготовка документов
- Проверьте, что диплом и справка содержат:
- Полное название ученой степени – «Кандидат наук»;
- Направление (отрасль науки) и специальность (например, «Физико‑математические науки. Математика»);
- Дата присвоения степени;
- Наименование организации, выдавшей документ, её реквизиты и печать.
- Сделайте копии документов для личного дела сотрудника.
Внесение записи в трудовую книжку
- Откройте титульный лист трудовой книжки.
- Найдите строку «Образование» (или «Профессия, специальность»).
- Если запись об образовании уже присутствует, поставьте запятую после последнего символа существующей записи.
- После запяты укажите новое образование в следующем формате:
Кандидат наук, <направление>. <специальность>, <год присвоения>
Пример записи:
Высшее образование, магистр физико‑математических наук, 2020 г., Кандидат наук, физико‑математические науки. Математика, 2025 г.
Требования к оформлению
- Запись производится черными, синими или фиолетовыми чернилами (пастой, краской, гелем) – световодостойкими.
- Буквы должны быть четкими, без smudges.
- Не допускается использование карандаша, корректирующей жидкости или стирательной резинки.
- После внесения записи рекомендуется поставить подпись уполномоченного сотрудника отдела кадров и печать организации.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Перечёркивание старой записи | Нарушение пункта 2.4 Инструкции; возможные споры при подтверждении стажа. | Не перечёркивать, а дополнять через запятую. | Отсутствие запятой между записями | Запись выглядит как одна сплошная строка, что затрудняет чтение. | Поставить запятую после существующей записи перед новым образованием. |
| Использование неподходящих чернил (красный, зелёный) | Несоответствие требованиям к стойкости; возможное признание записи недействительной. | Переписать запись черными, синими или фиолетовыми чернилами. |
| Отсутствие подтверждающего документа | Запись считается неподтверждённой; может привести к отказам в начислении стажа. | Предоставить заверенный диплом или справку перед внесением записи. |
| Неправильное указание направления/специальности | Несоответствие документам, сложности при подтверждении квалификации. | Сверять запись с текстом диплома и справки; при необходимости исправить. |
Примеры записей в разных ситуациях
Ситуация 1: Первое высшее образование – бакалавр, позже кандидат наук
Бакалавр экономики, 2018 г., Кандидат наук, экономические науки. Финансы, 2025 г.
Ситуация 2: Два высших образования (магистр и кандидат наук)
Магистр педагогики, 2020 г., Кандидат наук, педагогические науки. Теория и методика обучения, 2025 г.
Ситуация 3: У сотрудника нет записи об образовании (например, работал без высшего)
Кандидат наук, технические науки. Информатика и вычислительная техника, 2025 г.
В последнем случае запись начинается непосредственно с указания ученой степени, так как предыдущих сведений об образовании нет.
Проверка перед сдачей в архив
- Сверьте запись с оригиналом диплома и справкой.
- Убедитесь, что после каждой существующей записи стоит запятая.
- Проверьте читаемость и отсутствие помарок.
- Подпишите запись уполномоченным сотрудником отдела кадров и поставьте печать организации.
- Сделайте копию трудовой книжки (или скан) для личного дела сотрудника.
Запись о присвоении ученой степени кандидат наук в трудовую книжку – обязательное действие при изменении уровня образования сотрудника. Соблюдение требований Инструкции Минтруда № 69, Федерального закона № 273‑ФЗ и использование надлежаще заверенных документов гарантируют корректность оформления и защищают права работника при расчёте пенсии и подтверждении профессионального стажа. Следуя приведённым рекомендациям и избегая типичных ошибок, отдел кадров сможет вести трудовые книжки без замечаний и обеспечить прозрачность кадрового документооборота.