Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Любое изменение персональных данных, включая смену фамилии, должно быть отражено в ней. Однако часто возникает ситуация, когда все страницы уже заполнены, а свободного места для новой записи нет. Как действовать в таком случае? В этой статье подробно разберем пошаговый алгоритм.
Общее правило: запись об изменении ФИО обязательна
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 67) и Положению о трудовых книжках, работодатель обязан внести в ТК запись об изменении фамилии, имени или отчества сотрудника на основании документа, подтверждающего это изменение (например, паспорта с новой фамилией).
Важно: Отсутствие свободной страницы НЕ освобождает работодателя от этой обязанности. Запись должна быть сделана в любом случае.
Пошаговый алгоритм действий для бумажной трудовой книжки
Шаг 1: Подготовка документов
Сотрудник должен предоставить работодателю:
- Паспорт РФ с новой фамилией (страница с фотографией и регистрацией).
- Заявление о внесении изменения в трудовую книжку (форма не утверждена, составляется в произвольной форме).
Шаг 2: Обращение в отдел кадров (ОК)
Сотрудник передает документы в ОК. Специалист по кадрам проверяет их и приступает к оформлению.
Шаг 3: Оформление записи при отсутствии места
Это ключевой момент. Если все страницы ТК заполнены, действуют следующие правила:
- Новая запись делается на последней (последней по порядку) заполненной странице. Запись об изменении фамилии ставится под последней записью о работе (например, об увольнении или переводе).
- Запись оформляется в следующем виде (пример):
«Фамилия, имя, отчество изменены на [НОВАЯ ФАМИЛИЯ] [НОВОЕ ИМЯ] [НОВОЕ ОТЧЕСТВО] на основании паспорта серии [XXXX] № [YYYYYY] выданного [ДАТА ВЫДАЧИ].»
Дата записи — дата фактического внесения изменения (день обращения сотрудника).
Подпись — должность и подпись руководителя (или уполномоченного лица) организации, а также подпись самого сотрудника.
Штамп организации (если используется).
Шаг 4: Переоформление трудовой книжки (если необходимо)
Если после внесения записи об изменении фамилии в старой книжке места для дальнейших записей (например, при приеме на новую работу) не останется, работодатель (новый) вправе потребовать переоформления ТК.
Процедура:
- Старая (заполненная) ТК с новой записью об изменении ФИО передаеться в архив предыдущего работодателя (или хранится у сотрудника, если он уже не работает).
- На основании архивной выписки из старой ТК и документа об изменении ФИО новый работодатель оформляет новую (пустую) трудовую книжку.
- В новую ТК вносится первичная запись о приеме на работу с указанием новой фамилии. Старая ТК остается как документ, подтверждающий стаж до переоформления.
Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года при приеме на работу кадровики обязаны вести ЭТК. Однако если у работника на руках осталась бумажная ТК (выданная до 2021 года или по заявлению), она продолжает действовать параллельно.
В случае с ЭТК:
- Изменение ФИО вносится в электронную базу данных СЗВ-ТД через сервис «Трудовая книжка» на портале Госуслуг или напрямую в системе работодателя.
- Запись об изменении фамилии делаеться в разделе «Сведения о работнике». Проблемы с «отсутствием места» в электронном формате не существует — данные обновляются в существующих записях.
- Если у работника есть и бумажная, и электронная ТК, то изменение вносится в обе. Бумажная ТК (при ее наличии) оформляется по правилам, описанным выше.
Частые вопросы и ошибки
Вопрос: Может ли работодатель отказать в внесении записи из-за отсутствия места?
Нет, не может. Это прямое нарушение ТК РФ. Отказ является неправомерным. Сотрудник может написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
Ошибка 1: Запись об изменении фамилии делается как новая запись о приеме на работу.
Неправильно. Это не новый прием, а изменение данных в рамках уже существующих трудовых отношений. Запись должна быть именно об изменении ФИО.
Ошибка 2: Запись ставят на новую страницу, не заполняя предыдущие «недостающие» записи.
Неправильно. Все страницы должны быть заполнены последовательно. Если есть пропуски (например, не внесена запись о предыдущем увольнении), их сначала нужно оформить, а затем уже ставить запись об изменении ФИО.
Ошибка 3: В записи указывают только новую фамилию, без ссылки на документ.
Неправильно. Обязательно нужно указать реквизиты документа (паспорта), на основании которого вносится изменение.
Отсутствие свободного места в трудовой книжке, не препятствие для оформления записи об изменении фамилии. Алгоритм действий четко регламентирован:
- Предоставить паспорт и заявление.
- Требовать внесения записи об изменении ФИО на последней заполненной странице.
- При необходимости — инициировать переоформление ТК при приеме на новую работу.
Помните: ваша трудовая книжка, это документ, от которого зависит расчет стажа и, как следствие, пенсионные выплаты. Следите за ее правильным ведением и не позволяйте кадровикам нарушать закон.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 225). Дата актуальности информации: .