С 2020 года в Российской Федерации вступили в силу изменения в трудовое законодательство, связанные с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот шаг направлен на повышение прозрачности, снижение рисков потери документов и упрощение администрирования кадровых процессов. Одной из ключевых операций при увольнении сотрудника является корректное внесение записи об увольнении в электронную трудовую книжку. Ниже — подробная пошаговая инструкция для работодателей и кадровых служб.

Основные принципы ведения электронной трудовой книжки

• Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
• Все записи о трудовой деятельности (прием на работу, переводы, увольнения и т.д.) вносятся работодателем в ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через специализированные кадровые программы, интегрированные с системой ПФР.
• Работник имеет право выбрать: продолжать вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если он не подал заявление о переходе на ЭТК до — бумажная книжка сохраняется, но новые записи в неё не вносятся, а все последующие сведения фиксируются только в ЭТК.

Когда и зачем вносить запись об увольнении

Запись об увольнении вносится в электронную трудовую книжку в день увольнения — то есть в последний рабочий день сотрудника. Это обязательное требование, установленное статьей 66 Трудового кодекса РФ и Постановлением Правительства РФ № 1175 от .

Запись должна содержать:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения (с указанием пункта и части статьи ТК РФ);
• Номер и дата приказа об увольнении;
• Наименование организации-работодателя;
• ФИО и подпись ответственного лица (например, руководителя или кадровика).

Пошаговая инструкция: как внести запись об увольнении в ЭТК

Шаг 1: Подготовьте документы

Перед внесением записи в ЭТК необходимо:

• Оформить приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а);
• Ознакомить сотрудника с приказом под роспись;
• Выдать сотруднику справку о трудовой деятельности (если он запросил её в письменной форме);
• Убедиться, что сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (если он ранее вел бумажную книжку).

Шаг 2: Войдите в личный кабинет работодателя на сайте ПФР

1. Перейдите на официальный сайт Пенсионного фонда России: https://www.pfrf.ru/
2. Нажмите «Личный кабинет работодателя» → «Войти».
3. Авторизуйтесь с помощью учетной записи Госуслуг или ЭЦП (электронной цифровой подписи).

Шаг 3: Выберите сотрудника и внесите запись

• В личном кабинете перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки» → «Работники».
• Найдите нужного сотрудника по ФИО или СНИЛС.
• Нажмите «Добавить запись» → выберите тип события: «Увольнение».
• Заполните поля:
• Дата увольнения — в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Основание увольнения — укажите пункт и часть статьи ТК РФ (например, «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» — по собственному желанию);
• Номер и дата приказа, как в документе;
• Наименование организации — полное наименование, как в учредительных документах.
• Проверьте все данные — они не подлежат редактированию после отправки!
• Нажмите «Отправить в ПФР».

Шаг 4: Подтверждение и уведомление сотрудника

После отправки записи система ПФР автоматически обновляет электронную трудовую книжку сотрудника. В течение 1–3 рабочих дней сотрудник получит уведомление через:

• Личный кабинет на портале Госуслуги;
• СМС-уведомление (если указан номер телефона);
• Почтовое уведомление (если сотрудник выбрал бумажную форму).

Важно! Работодатель обязан сообщить сотруднику о внесении записи — это можно сделать письмом, электронной почтой или в личной беседе. Рекомендуется сохранить подтверждение уведомления.

Что делать, если сотрудник не согласен с основанием увольнения?

Если работник считает, что основание увольнения указано неверно (например, вместо «по собственному желанию» указано «за нарушение трудовой дисциплины»), он имеет право:

• Обратиться в комиссию по трудовым спорам;
• Подать иск в суд с требованием изменить основание увольнения в ЭТК;
• После вынесения судебного решения суд направляет копию в ПФР — и ПФР вносит соответствующие изменения в ЭТК.

Работодатель обязан исполнить решение суда в течение 3 рабочих дней.

Ошибки, которых следует избегать

• Не вносить запись в день увольнения — это нарушение, влекущее штрафы от Роструда (до 50 000 руб. для организации).
• Использовать неофициальные формулировки — например, «уволен по соглашению сторон» вместо «по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
• Не сохранять копии приказов — даже при ведении ЭТК бумажные копии приказов должны храниться в архиве не менее 75 лет.
• Игнорировать запросы сотрудника о выдаче справки, при письменном запросе справка о трудовой деятельности выдается в течение 3 дней.

Альтернатива: использование кадровых программ

Многие компании используют специализированные программы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «СБИС», «МойСклад», «Контур.Экстерн»), которые автоматически формируют и отправляют данные в ПФР. В этом случае:

• В программе создается приказ об увольнении;
• Система сама формирует XML-файл с данными;
• Файл отправляется через API в систему ПФР;
• Работодатель получает уведомление об успешной отправке.

Такой подход снижает риск ошибок и экономит время кадровых служб.

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровой документ, а ключевой элемент социальной защиты работника. От корректности записей в ЭТК зависит:

• Начисление пенсии;
• Получение пособий по безработице;
• Прием на новую работу (новый работодатель может запросить данные из ЭТК через Госуслуги);
• Юридическая защита работника в случае спора.

Точность и своевременность внесения записей — не просто формальность, а проявление уважения к труду и правам сотрудника. Работодатель, соблюдающий требования закона, снижает риски судебных разбирательств, штрафов и репутационных потерь.

Полезные ссылки:

• Официальный сайт ПФР: Электронная трудовая книжка
• Портал Госуслуг — личный кабинет работника
• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 77)
• Постановление Правительства РФ № 1175 от

Если вы, работодатель, не уверены в правильности внесения записи, обратитесь за консультацией к кадровому юристу или в территориальное управление ПФР. Лучше перепроверить, чем потом исправлять ошибку через суд.