Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Именно записи в этом документе формируют будущие пенсионные права. Как показывает практика и подтверждают эксперты, любые ошибки в трудовой книжке могут привести к уменьшению размера пенсии, отсрочке ее назначения или проблемам при подтверждении стажа. Поэтому внесение записи об увольнении — процесс, требующий максимальной внимательности и строгого соблюдения инструкций.
Общие правила внесения записей
Прежде чем внести запись об увольнении, кадровику или руководителю необходимо помнить о базовых правилах оформления:
- Записи нумеруются сквозным порядковым номером.
- Даты (увольнения, приказа) записываются арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, ).
- Записи должны быть сделаны без сокращений (нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «ТК РФ» вместо полного названия).
- Запись об увольнении вносится в день увольнения (последний рабочий день сотрудника).
Пошаговая инструкция: как внести запись об увольнении
Чтобы избежать ошибок, следуйте четкому алгоритму:
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование вашей организации. Если запись делается в электронной трудовой книжке (ЕФС-1), этот шаг пропускается, так как работодатель уже идентифицирован.
- Номер записи: В графе 1 ставится очередной порядковый номер записи.
- Основание увольнения: В графе 3 записывается сама причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ (или иного федерального закона). Формулировка должна строго соответствовать формулировке из приказа об увольнении и ТК РФ.
- Документ-основание: В графе 4 указывается наименование документа (приказ или распоряжение), его дата и номер.
Пример правильной записи
Предположим, сотрудник увольняется по собственному желанию 23 мая 2026 года на основании приказа № 45-к. Запись будет выглядеть так:
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Частые случаи и особенности формулировок
Формулировка записи зависит от основания прекращения трудового договора. Рассмотрим самые частые варианты:
Увольнение по собственному желанию
Запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Обратите внимание: писать «по статье 80 ТК РФ» неправильно, хотя именно эта статья регулирует увольнение по желанию работника. Ссылаться нужно на пункт 3 части 1 статьи 77.
Увольнение в связи с выходом на пенсию
Согласно разъяснениям Роструда, при увольнении в связи с выходом на пенсию в трудовую книжку вносится запись следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Указание причины «в связи с выходом на пенсию» в данной записи обязательно, так как это дает работнику право уволиться без отработки.
Увольнение по соглашению сторон
Запись: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Сокращение штата
Запись: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Заверение записей при увольнении
После того как внесена запись об увольнении, трудовую книжку необходимо правильно заверить. Согласно актуальным правилам:
- Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии печати).
- Под записью об увольнении работник ставит свою подпись (с 2021 года слово «ознакомлен» или аналогичные писать не нужно, достаточно личной подписи работника).
Что делать, если допущена ошибка?
Ошибки в трудовой книжке — это серьезно. Неправильное оформление может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии. Если ошибка обнаружена в момент увольнения:
- Нельзя зачеркивать, замазывать корректором или подтирать неверную запись в разделе «Сведения о работе».
- В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу в этой же графе вносится правильная формулировка.
- В графе 4 повторяются реквизиты приказа (или указывается новый приказ, если ошибка была в дате или номере приказа).
Влияет ли формулировка на трудоустройство?
Интересный факт: исследование сервиса SuperJob показывает, что в условиях кадрового голода формулировка записи об увольнении в трудовой книжке перестает играть решающую роль при поиске новой работы. Рекрутеры все реже обращают внимание на то, по какой именно статье уволен кандидат, так как дефицит персонала меняет правила игры. Тем не менее, для самого работника корректность записи критически важна именно с точки зрения будущего пенсионного обеспечения и подтверждения стажа.
Правильное внесение записи об увольнении — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия сохранения трудовых и пенсионных прав работника. Главное правило кадровика — строго следовать формулировкам Трудового кодекса РФ, не допускать сокращений и своевременно вносить исправления в случае ошибок. Бережное отношение к этому документу избавит как работодателя от возможных споров и штрафов, так и сотрудника от проблем в будущем.