Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — это важный этап в кадровом документообороте, который требует от работодателей строгого соблюдения установленных правил. Одним из ключевых моментов является правильное оформление бумажной трудовой книжки при подаче работником соответствующего заявления. В этой статье мы подробно разберем, как сделать запись в трудовой о переходе на электронную трудовую книжку, опираясь на актуальные разъяснения Минтруда и действующее законодательство в 2026 году.
Правовая основа перехода на ЭТК
Основанием для перехода на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности всегда является письменное заявление работника. Без этого документа работодатель не имеет права вносить изменения и выдавать бумажную трудовую на руки.
Процедура регламентируется:
- Статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации;
- Частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ;
- Приказом Минтруда России от № 320н (утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек);
- Письмом Минтруда РФ от , которое содержит прямые разъяснения по формулировкам записей.
Пошаговая инструкция: как внести запись о переходе на ЭТК
Главное в этом деле для работодателя — соблюсти нужную последовательность действий, корректно внести запись в бумажную книжку и выдать ее работнику. Перед выдачей документа необходимо обязательно предупредить сотрудника о последствиях такого шага.
Шаг 1. Получение заявления
Работник должен составить и подписать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Заявлению присваивается регистрационный номер и дата.
Шаг 2. Внесение записи в бумажную трудовую книжку
В соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда № 320н), запись вносится по следующим правилам:
- Графа 1: ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация продолжается с предыдущей записи).
- Графа 2: указываеться дата выдачи трудовой книжки на руки.
- Графа 3: делается следующая запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: указывается реквизит документа-основания — заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации (например: «Заявление от № 45»).
Шаг 3. Заверение записи
После внесения записи документ необходимо заверить. Работодатель (лицо, ответственное за ведение кадрового учета) ставит свою подпись и печать (при наличии), чтобы у контролирующих органов не возникло вопросов к работодателю.
Шаг 4. Внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек
Не менее важный этап — отражение выдачи документа в журнале учета. В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69) делается следующая запись:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ)».
Шаг 5. Выдача трудовой книжки работнику
Работник забирает бумажную трудовую книжку на руки и расписывается в книге учета.
Что делать, если предыдущий работодатель не внес запись?
На практике встречаются ситуации, когда сотрудник перешел на ЭТК у прошлого работодателя, но тот по каким-то причинам не сделал соответствующую запись в бумажном бланке. Может ли новый работодатель исправить эту ошибку?
Роструд дает однозначный ответ: да, может. Если старый работодатель этого не сделал, новый работодатель имеет право внести запись о переходе на ведение сведений в электронном виде. Для этого текущему работодателю необходимо иметь подтверждение перехода сотрудника на ЭТК (например, выписку из СТД-Р или сведения о трудовой деятельности из ПФР/СФР) и заявление работника.
Важные нюансы и рекомендации
- Соблюдение формулировок: Не допускайте самодеятельности в тексте записи. Формулировка должна строго соответствовать рекомендациям Минтруда (слово «Подано» обязательно).
- Ответственность: Неверное внесение записи или невыдача трудовой книжки после заявления может повлечь за собой административную ответственность для работодателя.
- Хранение: Если работник не подал заявление и оставил бумажную трудовую, работодатель продолжает вести ее параллельно с электронной.
Оформление перехода на электронную трудовую книжку требует внимательности и знания актуальных нормативных актов. Главное — опираться на письменное заявление сотрудника, вносить запись строго по графам, согласно Приказу Минтруда № 320н, и не забывать фиксировать выдачу документа в книге учета движения трудовых книжек. Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов и конфликтов с работниками.