С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая заменила бумажные аналоги. Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, все сведения о трудовой деятельности граждан формируются и хранятся в электронном виде в Пенсионном фонде Российской Федерации (ПФР).

Однако переход на электронный формат не означает полного отказа от бумажных трудовых книжек. Работники имели право до 30 июня 2020 года выбрать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. Теперь все новые записи о трудовой деятельности вносятся только в электронную трудовую книжку, за исключением случаев, когда сотрудник сохранил бумажный вариант.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как вносить изменения в электронную трудовую книжку, какие правила действуют при исправлении ошибок и как избежать нарушений трудового законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который формируется и хранится в ПФР. В ней отражаются:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводы на другую должность;
• Увольнения;
• Приостановление и возобновление трудового договора;
• Изменение типа трудового договора;
• Сведения о полученных образовании, профессии, специальности;
• Изменения персональных данных (Ф.И.О., дата рождения).

Все эти данные вносятся в подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1, которая направляется в ПФР. Работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о кадровом мероприятии.

Правовые основы внесения изменений в ЭТК

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения электронных трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66.1);
2. Федеральный закон от № 439-ФЗ;
3. Постановление Правительства РФ от № 549 (об утверждении формы ЕФС-1);
4. Письмо Минтруда России от № 14-2/В-150;
5. Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225).

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются в ПФР. Работодатель несет ответственность за достоверность и своевременность предоставляемой информации.

Какие изменения можно вносить в электронную трудовую книжку?

В электронную трудовую книжку можно вносить следующие изменения:

Изменение персональных данных работника

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения;
• СНИЛС;
• ИНН (при наличии).

Изменения вносятся на основании документов, подтверждающих эти данные (например, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке).

Исправление ошибок в записях о трудовой деятельности

• Ошибки в датах приема, увольнения, перевода;
• Неверное наименование должности или структурного подразделения;
• Отсутствие записи о кадровом мероприятии;
• Неверное указание основания увольнения (например, неправильный номер приказа).

Внесение дополнительных сведений

• Получение образования, профессии, специальности;
• Присвоение квалификационного разряда;
• Награды и поощрения;
• Изменение типа трудового договора (например, срочный на бессрочный).

Пошаговая инструкция: как внести изменения в электронную трудовую книжку

Шаг 1. Подготовка документов

Прежде чем вносить изменения, необходимо:

1. Убедиться, что у работника есть подтверждающие документы (например, паспорт при смене фамилии);
2. Подготовить приказ (распоряжение) работодателя о внесении изменений;
3. Проверить, что изменения не противоречат действующему трудовому законодательству;
4. Убедиться, что изменения не нарушают права работника.

Шаг 2. Внесение изменений в форму ЕФС-1

Все изменения вносятся в подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Для этого:

1. Откройте программу, через которую формируется отчетность в ПФР (например, 1С, СБиС, Контур.Экстерн);
2. Выберите раздел «Сведения о трудовой деятельности»;
3. Укажите тип изменения:
   • Исправление ошибки;
   • Изменение персональных данных;
   • Дополнительная запись.
4. Заполните необходимые поля:
   • Дата и номер приказа;
   • Основание для изменения (например, «Изменение фамилии по свидетельству о браке № 123 от «);
   • Новые данные (например, новая фамилия, должность);
   • Дата, с которой изменения вступают в силу.
5. Проверьте корректность заполнения;
6. Отправьте форму в ПФР.

Шаг 3. Уведомление работника

После внесения изменений работодатель обязан:

• Уведомить работника об изменениях в его трудовой книжке (в письменной или электронной форме);
• Предоставить работнику выписку из его электронной трудовой книжки (по запросу);
• В случае исправления ошибок — объяснить причину и предоставить подтверждающие документы.

Работник имеет право:

• Получить выписку из ЭТК в любое время;
• Оспорить внесенные изменения, если они не соответствуют действительности;
• Получить дубликат ЭТК при утере или порче.

Шаг 4. Контроль и хранение

После отправки формы ЕФС-1:

• Сохраните копию формы и подтверждение отправки;
• Храните документы, подтверждающие изменения, не менее 5 лет;
• Регулярно проверяйте актуальность данных в ЭТК;
• В случае увольнения работника — предоставьте ему выписку из ЭТК.

Типичные ошибки при внесении изменений и как их избежать

При работе с электронной трудовой книжкой часто допускаються следующие ошибки:

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Работник может запросить выписку из своей электронной трудовой книжки:

1. Через портал Госуслуг:
   • Авторизуйтесь на www.gosuslugi.ru;
   • Выберите услугу «Получение сведений о трудовой деятельности»;
   • Укажите период, за который нужна выписка;
   • Получите выписку в электронном виде.
2. Через работодателя:
   • Напишите заявление на имя работодателя с просьбой предоставить выписку;
   • Работодатель обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней;
   • Выписка предоставляется бесплатно.
3. Через ПФР:
   • Обратитесь в отделение ПФР по месту жительства;
   • Предъявите паспорт и СНИЛС;
   • Получите выписку на бумажном носителе.

Выписка содержит:

• Сведения о приеме на работу;
• Переводы;
• Увольнения;
• Сведения о стаже;
• Изменения персональных данных;
• Сведения о полученных образованиях.

Что делать, если работник не согласен с внесенными изменениями?

Если работник считает, что изменения внесены неправильно, он может:

1. Обратиться к работодателю с письменной претензией;
2. Потребовать предоставить документы, подтверждающие изменения;
3. Если спор не урегулирован, обратиться в:
   • Государственную инспекцию труда;
   • Прокуратуру;
   • Суд.

Работодатель обязан:

• Рассмотреть претензию в течение 10 рабочих дней;
• Принять меры по устранению ошибки;
• Уведомить работника о результатах рассмотрения.

Внесение изменений в электронную трудовую книжку — это ответственный процесс, который требует соблюдения трудового законодательства и внимательности при работе с документами. Основные правила:

• Все изменения должны быть подтверждены приказами и документами;
• Изменения вносятся своевременно и не задним числом;
• Работник должен быть уведомлен об изменениях;
• Ошибки исправляются работодателем;
• Выписка из ЭТК предоставляется по запросу работника.

Соблюдение этих правил позволит избежать споров с работниками и проверяющими органами, а также обеспечит корректное ведение электронных трудовых книжек.

Для более подробной информации обращайтесь на официальный сайт ПФР: https://sfr.gov.ru/ в раздел «Электронная трудовая книжка».

Дата публикации: 23 мая 2026 года