Перемена имени, фамилии или отчества работником — это частая кадровическая ситуация, которая требует от специалиста отдела кадров внимательности и строгого соблюдения законодательства. Несмотря на то что в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЕФС-1), бумажные бланки продолжают действовать, и работодателю необходимо знать, как правильно вносить в них изменения.

Нормативная база

Основным документом, регламентирующим порядок внесения изменений, является Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от № 69. Согласно пункту 2.3 данной Инструкции, изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании:

• Паспорта;
• Свидетельства о рождении;
• Свидетельства о регистрации брака;
• Свидетельства о расторжении брака;
• Свидетельства о перемене имени (включающего изменение имени и/или отчества);
• Иных документов, подтверждающих факт изменения персональных данных.

При этом крайне важно вносить изменения со ссылкой на номер, дату выдачи документа и наименование органа, его выдавшего. Фамилия, имя и отчество работника должны указываться полностью, без сокращений и замены имени и отчества инициалами.

Пошаговый алгоритм действий кадровика

Если работник поменял имя или отчество (а не только фамилию при вступлении в брак), кадровику необходимо выполнить следующие шаги:

Шаг 1. Получение документов от работника

Работник обязан предоставить в отдел кадров:

1. Новый паспорт (с уже измененными данными).
2. Свидетельство о перемене имени (выдается органами ЗАГС).
3. Заявление о внесении изменений в трудовую книжку и учетные документы (при необходимости).

Шаг 2. Внесение изменений на титульный лист трудовой книжки

Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Порядок следующий:

• Прежняя запись (старые имя и отчество) аккуратно зачеркивается одной чертой (так, чтобы старый текст оставался читаемым).
• Рядом (в тех же полях или на свободном месте) вписываются новые имя и отчество.

Шаг 3. Запись на внутренней стороне обложки

На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо прописать ссылку на документ-основание. Текст должен содержать полные реквизиты:

Пример формулировки:

«Имя и отчество Иванова Мария Петровна изменены на Викторовна на основании свидетельства о перемене имени от серия I-МЮ № 654321, выданным Кировским отделом ЗАГС г. Москвы»

Или в случае смены фамилии:

«Фамилия Кузнецова изменена на фамилию Артамонова на основании свидетельства о заключении брака от IV-МЮ N 123456, выданного Кутузовским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы»

Шаг 4. Заверение записи

Внесенная информация на внутренней стороне обложки должна быть заверена:

• Подписью ответственного лица (обычно специалиста отдела кадров или руководителя);
• Печатью работодателя (при наличии печати в организации);
• Указанием даты внесения изменения.

Шаг 5. Вкладыш в трудовую книжку

Если к трудовой книжке был выдан вкладыш, изменения вносятся не только в основную трудовую книжку, но и точно таким же образом в титульный лист вкладыша.

Шаг 6. Отметка в журнале учета движения трудовых книжек

Соответствующая пометка обязательно делается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» вносится краткая запись с указанием документа-основания (аналогично записи в трудовой книжке). Если трудовая книжка выдавалась работнику на руки для предоставления в другие инстанции, текст может иметь следующий вид:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ)».

Важные нюансы и частые ошибки

• Недостаточно только свидетельства: Для внесения изменений обязательно нужен новый паспорт. Свидетельство о перемене имени подтверждает сам факт изменения, а паспорт, актуальные данные работника на текущий момент.
• Не допускаются исправления путем замазывания: Старые данные зачеркиваются, а не закрашиваются корректором. Это грубое нарушение, которое может привести к недействительности трудовой книжки.
• Нет места на обложке: Если на внутренней стороне обложки закончилось свободное место для внесения новых записей об изменении данных, в этом случае оформляется вкладыш, и изменения вносятся уже в него.
• Смена имени/отчества без смены фамилии: Алгоритм действий остается точно таким же, как и при смене фамилии после брака. Главное — четко указать, какие именно данные изменились, и перечислить реквизиты свидетельства о перемене имени.

Внесение записи о перемене имени и отчества в трудовую книжку — процесс, не терпящий спешки и самодеятельности. Кадровику необходимо строго следовать пункту 2.3 Инструкции № 69: получить документы-основания, зачеркнуть старые данные, на обложке указать полные реквизиты нового паспорта и свидетельства из ЗАГСа, а затем заверить запись подписью и печатью. Только при таком порядке изменения будут иметь юридическую силу, а документ не будет признан испорченным.