Поощрения сотрудников – один из важнейших инструментов мотивации, который фиксируется в трудовой книжке. Правильное оформление записей о награждениях, премиях и благодарностях не только соблюдает требования Трудового кодекса РФ, но и служит подтверждением официальных достижений работника. В этой статье мы разберём все аспекты внесения сведений о поощрениях в трудовые книжки.
Что именно вносится в трудовую книжку
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225), в раздел «Сведения о награждении» вносятся только те сведения, которые регламентированы законодательством:
- Награждения по государственным наградам (например, орден «За заслуги перед Отечеством»);
- Поощрения по уставу организации (премии, благодарности, денежные выплаты, связанные с успехами фирмы);
- Поощрения, предусмотренные системой оплаты труда (если они включены в заработную плату).
Важно помнить, что материальные премии, не включённые в заработную плату, в трудовую книжку не вносятся (см. раздел «ЭЛКОД: Какие виды поощрений вносятся в трудовую книжку»).
Примеры записей
- «Награждён благодарностью руководства за успешное выполнение плана продаж за 2025 год»;
- «Постановлением Совета директоров от присвоена денежная премия в размере 15 000 рублей»;
- «Получено государственное отличие «Почётная грамота» за вклад в развитие отрасли».
Как оформить документ‑основание
Для того чтобы запись была юридически значимой, необходимо подготовить соответствующий приказ. Наиболее часто используются формы:
- Приказ Т‑11 – приказ о премировании;
- Приказ Т‑11А – приказ о поощрении (в т.ч. благодарностях).
В приказе должны быть указаны:
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Основание поощрения (например, «за выдающиеся результаты в реализации проекта X»);
- Тип поощрения (премия, благодарность, денежное вознаграждение);
- Размер (если применимо) и дату выплаты;
- Подпись руководителя и печать организации.
После издания приказа его копия передаётся в отдел кадров, где происходит внесение сведений в трудовую книжку.
Пошаговая инструкция по внесению записи
Ниже представлен алгоритм, который поможет избежать ошибок:
- Получить приказ о поощрении (Т‑11 или Т‑11А).
- Подготовить заявление сотрудника (по желанию) о внесении записи в трудовую книжку.
- Сформировать пакет документов:
- Копия приказа;
- Копия благодарности/грамоты;
- Квитанция об оплате премии (если требуется).
- Заполнить форму записи в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек.
- Внести сведения вручную или в электронную форму (если используется электронный вариант).
- Подписать запись руководителем отдела кадров.
- Сохранить оригиналы всех документов в личном деле сотрудника.
Электронные трудовые книжки: особенности
С 2026 года многие организации переходят на электронные формы. Основные отличия:
- В электронный трудовой книжный реестр вносятся только сведения об образовании и поощрениях.
- Для бумажных записей (например, благодарности) требуется отдельный документ‑подтверждение, который хранится в бумажном виде.
- Электронные записи не требуют передачи в налоговые органы, но сохраняются в системе организации.
Таким образом, структура записи остаётся прежней, меняется лишь способ её хранения.
Что НЕ вносится в трудовую книжку
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс, в трудовую книжку не включаются:
- Записи о материальных премиях, не включённых в заработную плату;
- Сведения о социальных выплатах, не относящихся к поощрениям;
- Информацию о поощрениях, не подтверждённых официальным документом.
Эти данные сохраняются в личном деле сотрудника и в бухгалтерии, но не попадают в официальный раздел «Сведения о награждении».
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Как оформить запись о благодарности, если она не сопровождается денежным вознаграждением?
Ответ: Достаточно приказа о благодарности (форма Т‑11А) и копии благодарности. В записи указывается тип поощрения – «благодарочная запись», без указания суммы.
Вопрос: Можно ли вносить в трудовую книжку сведения о премировании, если премия была выплачена в виде акций компании?
Ответ: Да, если такие выплаты официально закреплены в уставе и оформлены как материальное поощрение, их можно отразить в разделе «Сведения о награждении», но только после подписания приказа.
Вопрос: Как правильно оформить запись о государственной награде?
Ответ: В записи указываются: название награды, номер и дата постановления, основание (постановление Президента РФ и т.д.), а также дата присвоения. Пример: «Награждён орденом «Знак Почёта» указом Президента РФ от № 123».
Внедрение правильного подхода к поощрению сотрудников в трудовой книжке обеспечивает:
- Прозрачность и законность выплачиваемых вознаграждений;
- Удобство контроля со стороны внутренних и внешних инстанций;
- Мотивацию персонала через публичное признание достижений.
Соблюдая перечисленные выше требования, работодатель сможет без проблем оформлять записи о поощрениях, а сотрудники получат официальное подтверждение своих заслуг.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.