Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. В неё вносятся сведения о приёме, переводах, повышениях, увольнении и иных изменениях трудовых отношений. Одним из ключевых вопросов, возникающих у работодателей и работников, является то, на каком основании вносится запись в трудовую книжку. В большинстве случаев этим основанием является трудовой договор, однако законодательство предусматривает и другие документы‑основания. В статье подробно рассматриваются правовые нормы, порядок оформления, типовые формулировки и типичные ошибки.

Правовая основа

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна точно соответствовать формулировкам ТК РФ. При этом:

• Запись о приёме на работу вносится на основании трудового договора (или приказа, если договор подписан позже).
• Запись о прекращении трудового договора вносится на основании документа‑основания, которым может быть сам договор (в случае его истечения), приказ об увольнении, соглашение сторон и т.д.
• Для временных (срочных) трудовых договоров сведения о приёме в трудовую книжку не вносятся, если иное не предусмотрено коллективным договором или локальными нормативными актами.

Таким образом, трудовой договор является первичным документом‑основанием для внесения записи о приёме и, в ряде случаев, о прекращении трудовых отношений.

Когда запись вносится на основании трудового договора?

1. Приём на работу – запись делается сразу после подписания трудового договора в двух экземплярах (для работника и работодателя). На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается документ‑основание с его наименованием, номером и датой.
2. Перевод внутри организации – если перевод сопровождается заключением нового трудового договора (или его дополнения), запись вносится на основании этого договора.
3. Прекращение трудового договора – если договор истёк, расторгнут по соглашению сторон или в одностороннем порядке, запись делается с указанием даты и основания (например, «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя»).
4. Работа по совместительству – запись в трудовую книжку вносится только по месту основной работы, но основанием служит отдельный трудовой договор о совместительстве.

Какие документы могут выступать в роли основания?

Помимо трудового договора, в трудовую книжку могут вноситься записи на основании следующих документов:

• Приказ о приёме (если договор подписан позже приказа).
• Приказ об увольнении.
• Соглашение сторон о прекращении трудового договора.
• Документ, подтверждающий работу по совместительству.
• Приказ о переводе, повышении квалификации, изменении условий труда.

Однако трудовой договор остаётся главным документом‑основанием, особенно при первичном приёме на работу.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Подготовка документа‑основания

Перед внесением записи необходимо убедиться, что:

• Трудовой договор подписан обеими сторонами в двух экземплярах.
• Указаны полные ФИО работника, дата заключения, срок действия (если договор срочный) и условия труда.
• Документ имеет печать организации (если это предусмотрено локальными актами).

Оформление записи

Запись вносится в следующую форму (пример из ТК РФ):

ФИО работника;
Дата приема (дата начала действия трудового договора);
Наименование и реквизиты документа‑основания (Трудовой договор № ___ от ___ ____ 2026 г.);
Должность, структурное подразделение;
Ставка (оклад) и условия оплаты труда;
Подпись лица, вносящего запись, и печать организации.

Подпись и печать

Запись заверяется подписью лица, уполномоченного вести трудовую книжку (обычно руководитель отдела кадров) и печатью организации. В электронных трудовых книжках (ЭТК) процесс автоматизирован, но требования к документ‑основанию остаются теми же.

Особенности электронных трудовых книжек

С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При её использовании:

• Документ‑основание (трудовой договор) загружается в систему в виде скана или электронного файла.
• Запись вносится автоматически после подтверждения работодателем.
• Все подписи фиксируются электронной подписью, что упрощает проверку подлинности.

Тем не менее, содержание записи и её юридическая сила полностью соответствуют требованиям к бумажной трудовой книжке.

Типичные ошибки при внесении записей

1. Отсутствие указания документа‑основания – запись без ссылки на трудовой договор считается недействительной.
2. Неправильные формулировки – необходимо использовать точные формулировки, предусмотренные ТК РФ (см. ст. 84.1).
3. Запись о срочном договоре – в большинстве случаев такие договоры не вносятся в трудовую книжку, если иное не предусмотрено коллективным договором.
4. Отсутствие подписи и печати – без подписи уполномоченного лица запись считается незаверенной.
5. Несвоевременное внесение – запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с момента начала трудовых отношений.

Примеры типовых записей

Приём на работу (постоянный штат)

Запись:

Иванов Иван Иванович, г., Трудовой договор № 12 от г., инженер‑технолог, отдел разработки, оклад 80 000 руб., подп. Петров П. П., печать ООО «ТехноИнвест».

Приём на работу (совместительство)

Сидорова Мария Петровна, г., Трудовой договор № 34 от г. (совместительство), бухгалтер‑врач, отдел бухгалтерии, оклад 45 000 руб., подп. Кузнецова А. В., печать ЗАО «МедСтрой».

Прекращение трудового договора по инициативе работника

Иванов И. И., г., Трудовой договор № 12 от г., прекращён по инициативе работника, подп. Петров П. П., печать ООО «ТехноИнвест».

Запись в трудовую книжку вносится на основании трудового договора в большинстве типовых ситуаций: приём на работу, перевод, изменение условий труда и прекращение договора. Трудовой договор выступает документом‑основанием, который фиксирует все существенные условия трудовых отношений. При оформлении записи необходимо строго соблюдать форму, указать полные реквизиты документа‑основания, поставить подпись уполномоченного лица и поставить печать организации.

С учётом перехода к электронным трудовым книжкам процесс становится более автоматизированным, однако требования к содержанию записи и к документу‑основанию остаются неизменными. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту трудовых отношений и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Автор статьи: юридический консультант, специализирующийся на трудовом праве.
Дата публикации: