Процесс увольнения сотрудника всегда сопровождается оформлением кадровых документов. С переходом на цифровой формат учета стажа многие работодатели и работники задаются вопросом: как именно «выдать» электронную трудовую книжку (ЭТК) при расторжении трудового договора?
Прежде всего‚ важно прояснить главный юридический нюанс: электронной трудовой книжки как физического документа (бланка) не существует. Это цифровая запись в базе данных Социального фонда России (СФР)‚ которая хранится в государственном реестре‚ а не в офисе компании.
Что такое ЭТК на самом деле?
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника‚ которые работодатель передает в СФР в электронном виде. В отличие от бумажной книжки‚ которую работодатель хранит в сейфе и выдает на руки в последний рабочий день‚ ЭТК находится в «облаке» государственного органа.
Порядок действий при увольнении сотрудника с ЭТК
Если сотрудник ведет трудовой стаж в электронном виде‚ процедура «выдачи» документа заменяется процедурой информирования и передачи данных. Вот пошаговый алгоритм:
Оформление приказа об увольнении
Как и в обычном случае‚ издается приказ о прекращении трудового договора. В приказе фиксируеться основание увольнения и дата последнего рабочего дня.
Передача сведений в СФР (бывший ПФР)
Это самый важный этап. Вместо записи ручкой в бумажную книжку‚ кадровик или бухгалтер должен отправить электронную форму сведений о трудовой деятельности.
- Форма: Сведения подаются по форме СЗВ-ТД (или её актуальному аналогу в рамках единой формы ЕФС-1).
- Срок: Сведения о прекращении трудового договора должны быть направлены в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
Информирование работника
Поскольку физически передать файл или «книжку» нельзя‚ работодатель должен сообщить сотруднику‚ что все данные о его увольнении переданы в СФР.
Выдача выписки из ЭТК (по желанию)
Хотя работодатель не «выдает» ЭТК‚ он может помочь сотруднику получить подтверждение стажа. Работник может самостоятельно получить выписку из ЭТК следующими способами:
- Через портал «Госуслуги»: Самый быстрый способ. Запрос формируется онлайн‚ и выписка приходит в личный кабинет в формате PDF.
- В клиентской службе СФР: Личное посещение отделения с паспортом.
- Через МФЦ: Подача заявления на получение выписки.
Сравнительная таблица: Бумажная ЭТК vs Электронная ЭТК
| Признак | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка (ЭТК) |
|---|---|---|
| Где хранится? | У работодателя (в отделе кадров) | В базе данных СФР |
| Как выдается? | Физически передается в руки под подпись | Не выдается (передаются данные в СФР) |
| Срок оформления записи | В день увольнения | До следующего рабочего дня после приказа |
| Как подтвердить стаж? | Предъявить оригинал документа | Заказать выписку через Госуслуги или СФР |
Частые вопросы (FAQ)
Что делать‚ если у сотрудника была и бумажная‚ и электронная книжка?
Если работник перешел на ЭТК‚ его бумажная трудовая книжка была закрыта записью: «Трудовая книжка закрыта. Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде». В этом случае при увольнении вы выдаете ему на руки бумажную книжку‚ а сведения об увольнении отправляете в СФР в электронном виде.
Нужно ли подписывать акт приема-передачи ЭТК?
Нет. Поскольку ЭТК не является материальным объектом‚ акт приема-передачи не составляется. Доказательством исполнения обязательств работодателя является квитанция о принятии сведений в СФР.
Что будет‚ если не отправить сведения в СФР вовремя?
За несвоевременную или недостоверную подачу сведений о трудовой деятельности работодателю грозит административный штраф в соответствии с КоАП РФ.
Таким образом‚ «выдать электронную трудовую книжку» — значит своевременно отправить отчетность в СФР и уведомить сотрудника о том‚ что он может получить выписку о своем стаже через государственные цифровые сервисы.