С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК); К 2026 году этот формат стал основным способом фиксации трудового стажа. Однако у работодателей до сих пор возникают вопросы о процедуре выдачи сведений, особенно при увольнении сотрудников или переходе на цифровой формат.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить и выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности, в чем разница между формами СТД-Р и СТД-СФР, и какие ошибки нельзя допускать.

Что такое электронная трудовая книжка и кто ее выдает?

Важно сразу внести ясность в терминологию. Работодатель не выдает саму «электронную трудовую книжку» как физический объект или файл. Электронная трудовая книжка — это запись в информационной системе Социального фонда России (СФР).

Официальное название документа, который содержит эти сведения,, СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ).

• СТД-СФР, работник получает самостоятельно через портал Госуслуг, в МФЦ или в клиентской службе СФР. Также эту форму может сформировать работодатель, но только если он выдает сведения по запросу работника за весь период работы (включая время до 2020 года), однако чаще работодатель формирует свою часть.
• СТД-Р, это форма, которую обязан выдать работодатель при увольнении сотрудника или по его письменному заявлению в период работы. В ней содержатся сведения только о работе у данного конкретного работодателя.

Когда работодатель обязан выдать форму СТД-Р?

Согласно законодательству, у работодателя есть два основных случая, когда он должен сформировать и выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р:

При увольнении сотрудника. Это обязательная процедура. В последний рабочий день вы должны вручить работнику заполненную форму СТД-Р.
По письменному заявлению работника. Сотрудник может в любой момент работы попросить выдать ему копию сведений о своей трудовой деятельности у вас. Работодатель обязан предоставить форму СТД-Р в течение 3 рабочих дней.

> Важно: Электронные сведения о трудовой деятельности формируются по каждому работнику, независимо от того, есть у него бумажная трудовая книжка или нет.

Пошаговая инструкция: как выдать СТД-Р при увольнении

Процесс выдачи сведений строго регламентирован. Нарушение сроков или формы может привести к штрафам.

Шаг 1. Подготовка данных

Убедитесь, что все сведения о работнике переданы в СФР. Перед увольнением проверьте, отправлены ли отчеты ЕФС-1 (раздел 1.1) за все отработанные месяцы, включая месяц увольнения. Данные в СТД-Р должны полностью соответствовать данным, отправленным в фонд.

Шаг 2. Формирование документа

Сформируйте форму СТД-Р. Это можно сделать:

• Через специализированные бухгалтерские программы (1С, Контур и др.).
• Через личный кабинет страхователя на сайте СФР.

Документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.

Шаг 3. Выбор формата выдачи

Сотрудник может получить сведения двумя способами (п. 11, 12 Порядка заполнения СТД-Р):
В бумажном виде. Вы распечатываете сформированный файл на бумаге. На документе должна стоять подпись уполномоченного лица и печать организации (если она используеться).
В электронном виде. Файл передается работнику (например, по электронной почте или через систему электронного документооборота). В этом случае документ должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.

Шаг 4. Фиксация выдачи

Факт выдачи работнику формы СТД-Р необязательно фиксировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Однако для внутреннего контроля рекомендуется завести отдельный журнал учета выдачи форм СТД-Р, где сотрудник будет ставить подпись о получении документа.

Особый случай: переход сотрудника на электронную трудовую

Если сотрудник впервые трудоустроился после 1 января 2020 года, бумажная трудовая ему не ведется вообще. Все сведения формируются только в электронном виде.
Если же сотрудник работал ранее и имел бумажную трудовую книжку, но подал заявление о переходе на электронный формат ведения:
Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о подаче сотрудником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Бумажную трудовую книжку выдают сотруднику на руки.
Сотрудник обязан расписаться в Книге учета движения трудовых книжек о получении своего документа.
С этого момента работодатель больше не делает записей в бумажный бланк, а передает все данные только в СФР.

> Предупредите сотрудника: После того как он выбрал электронный формат, вернуться к ведению бумажной трудовой книжки у текущего работодателя уже не получится. При выдаче бумажного бланка на руки обязательно напомните работнику, что его лучше не терять. Восстановить данные из бумажной книжки будет сложно: придется обращаться к бывшим работодателям, в архивы и запрашивать пенсионные документы.

Где сотрудник может посмотреть свою электронную трудовую?

Работодателю полезно знать, где сотрудник может самостоятельно получить полные сведения о стаже (форма СТД-СФР), чтобы грамотно консультировать персонал:

• На портале Госуслуги (раздел «Пенсионное обеспечение» -> «Выписка из электронной трудовой книжки»).
• В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР);
• Через МФЦ.
• У последнего работодателя (форма СТД-Р содержит данные только от этого работодателя).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заверять бумажную копию СТД-Р нотариально?
Нет, достаточно подписи руководителя (или уполномоченного лица) и печати организации (при наличии). Если документ передается в электронном виде, необходима УКЭП работодателя.

Можно ли выдать СТД-Р только в электронном виде без согласия работника?
Да, если у работодателя и работника налажен электронный документооборот, или если работник согласен получить файл по email. Однако по умолчанию при увольнении безопаснее предложить бумажный вариант или убедиться, что у сотрудника есть техническая возможность принять и открыть файл с электронной подписью.
Что делать, если в данных ошибка?
Если ошибка обнаружена до выдачи документа — исправьте отчетность в СФР и сформируйте новый СТД-Р. Если ошибка всплыла позже, необходимо подать корректирующий отчет в фонд, после чего сформировать новую справку для работника.

Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, обеспечивающий прозрачность стажа и минимизацию ошибок. Главная задача работодателя в 2026 году, своевременно передавать данные в СФР и корректно выдавать форму СТД-Р при увольнении или по запросу.

Помните: бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК мы выдаем на руки один раз и навсегда, а вот электронные сведения (СТД-Р) формируем и выдаем по требованию или при расставании с сотрудником. Актуальную информацию всегда можно проверить на официальном сайте [sfr.gov.ru](https://sfr.gov.ru/) в разделе «Электронная трудовая книжка».