В этой статье мы подробно рассмотрим, как выдать трудовую книжку сотруднику в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Мы рассмотрим как бумажный, так и электронный способы ведения трудовой книжки, а также необходимые шаги и документы.

Выбор способа ведения трудовой книжки

Первым шагом является определение способа ведения трудовой книжки для конкретного сотрудника. В 1С:ЗУП можно выбрать один из двух вариантов:

• Бумажный способ: Традиционный вариант, когда трудовая книжка ведется в бумажном виде.
• Электронный способ: Ведение трудовой книжки в электронном виде, что является более современным и удобным решением.

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки

Для выбора способа ведения трудовой книжки сотруднику необходимо подать заявление. В 1С:ЗУП можно сформировать такое заявление с помощью документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Шаги по формированию заявления:

Перейдите в раздел «Кадры» -> «Документы» -> «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Нажмите кнопку «Создать».
В поле «Сотрудник» выберите сотрудника, для которого формируется заявление.
В поле «Способ ведения трудовой книжки» выберите один из вариантов:

• «Бумажный»
• «Электронный»

Укажите дату заполнения заявления. Важно: Дата в документе должна совпадать с датой подачи заявления сотрудником.
Сохраните документ.

Ведение трудовой книжки в 1С:ЗУП

После того, как заявление о выборе способа ведения трудовой книжки зарегистрировано, необходимо настроить ведение трудовой книжки в 1С:ЗУП.

Ведение трудовой книжки в бумажном виде

Если сотрудник выбрал бумажный способ ведения трудовой книжки, то в 1С:ЗУП необходимо указать это в личном кабинете сотрудника.

Шаги:

Перейдите в раздел «Кадры» -> «Личные данные» -> «Трудовая книжка».
В поле «Способ ведения трудовой книжки» выберите «Бумажный».
Сохраните изменения.

Ведение трудовой книжки в электронном виде

Если сотрудник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, то в 1С:ЗУП необходимо настроить электронную трудовую книжку для сотрудника.

Шаги:

Перейдите в раздел «Кадры» -> «Личные данные» -> «Трудовая книжка».
В поле «Способ ведения трудовой книжки» выберите «Электронный».
Сохраните изменения.

Подготовка к выдаче трудовой книжки

После того, как способ ведения трудовой книжки выбран и настроен, необходимо подготовить документы для выдачи.

Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

Для ведения электронных трудовых книжек необходимо формировать отчет «Сведения о периодах работы у одного работника (СЗВ-ТД)». Этот отчет содержит информацию о периодах работы сотрудника на разных местах.

Шаги по формированию СЗВ-ТД:

Перейдите в раздел «Кадры» -> «Отчеты» -> «Сведения о периодах работы у одного работника (СЗВ-ТД)».
Укажите сотрудника, для которого формируется отчет.
Укажите период, за который формируется отчет.
Нажмите кнопку «Вывести».
Сохраните отчет.

Выписка из трудовой книжки (СТД-Р)

Для выдачи трудовой книжки сотруднику необходимо сформировать выписку из трудовой книжки.

Шаги по формированию СТД-Р:

Перейдите в раздел «Кадры» -> «Документы» -> «Выписка из трудовой книжки».
Нажмите кнопку «Создать».
В поле «Сотрудник» выберите сотрудника, для которого формируется выписка.
Укажите период, за который формируется выписка.
Нажмите кнопку «Вывести».
Сохраните выписку.

Выдача трудовой книжки сотруднику

После формирования всех необходимых документов необходимо выдать трудовую книжку сотруднику.

Бумажная трудовая книжка

Бумажную трудовую книжку необходимо выдать сотруднику лично под роспись в журнале учета выдачи трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка

Электронную трудовую книжку можно предоставить сотруднику в электронном виде, например, через личный кабинет на портале Госуслуг или через электронную почту. Важно убедиться, что сотрудник дал согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Важные моменты

• Запрет на переход обратно на бумажную трудовую книжку: Согласно письму Минтруда России от N 142/ООГ-18054, переход с электронной трудовой книжки на бумажную не допускается.
• Сроки выдачи трудовой книжки: Трудовая книжка должна быть выдана сотруднику в течение 30 календарных дней со дня его увольнения.
• Учет выдачи трудовой книжки: Необходимо вести учет выдачи трудовых книжек в специальном журнале.

Выдача трудовой книжки сотруднику в 1С:ЗУП – это несложный процесс, который требует соблюдения определенных правил и процедур. Следуя инструкциям, представленным в этой статье, вы сможете правильно оформить выдачу трудовой книжки и избежать ошибок. Регулярное обновление информации в 1С:ЗУП и знание законодательства в области трудовых книжек поможет вам избежать проблем с контролирующими органами.