Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудную деятельность сотрудника. Её выдача оформляется определённым образом, а способ отправки зависит от формы трудовой книжки (бумажной или электронной) и от политики организации.
Бумажная трудовая книжка
Если сотрудникам выдаётся бумажная трудовая книжка, её отправка обычно осуществляется одним из следующих способов:
- Личная передача – вручается сотрудником вручную в отдел кадров или в бухгалтерию.
- Почтовая отправка – в случае увольнения или при необходимости выслать книжку на домашний адрес. В этом случае в Книге движения трудовых книжек вносится отметка о направлении письма.
- Курьерская служба организации – часто используется, когда требуется гарантировать целостность документов.
При отправке по почте важно оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и приложить копию СЗВ-ТД (отчёт о выплатах).
Что требуется при почтовой отправке
- Заполнить форму СЗВ-ТД с указанием способа ведения трудовой книжки.
- Сделать отметку в Книге движения трудовых книжек о направлении документа.
- Сохранить подтверждение отправки (квитанцию, электронный трек‑инг).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года в России действует переход на электронные трудовые книжки. Они хранятся в единой государственной системе и доступны сотрудникам через личный кабинет на портале Трудовой ресурс.
Как оформляется ЭТК
- Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в единый реестр;
- Сотрудник получает уведомление в электронном виде (e‑mail или SMS) о готовности документа.
- Для доступа к ЭТК требуется подтвердить личность через ЭЦИАС или Госуслуги.
Требуется ли регистрация в книге учета
Электронные трудовые книжки не вносятся в обычную книгу учета или кадровый журнал. Они хранятся в электронном виде и могут быть выведены по запросу сотрудника или контролирующих органов.
Каким письмом высылается трудовая книжка?
Ответ зависит от типа книжки и способа её выдачи:
- Для бумажной книжки – обычно отправляется письмо‑уведомление с указанием места и способа получения (офис, почтовый адрес, курьер).
- Для электронной книжки – отправляется электронное письмо (e‑mail) или сообщение в личном кабинете с ссылкой на доступ к документу.
В обоих случаях в письме указываются:
- ФИО сотрудника.
- Номер и дата выдачи (или дата отправки).
- Способ получения (офис, курьер, почта, ссылка на ЭТК).
- Контактные данные для уточнений.
Примеры оформления писем
Пример письма при выдаче бумажной книжки
Тема: Выдача трудовой книжки Уважаемый(ая) Иван Иванович! В соответствии с приказом № 123 от вы получаете свою трудовую книжку. Получить документ можно: - лично в отделе кадров (офис 305); - по почте – отправка запланирована на ; - курьером – в течение 2‑х рабочих дней. При необходимости уточнения информации просим обращаться по тел. +7 (495) -23‑45‑67. С уважением, Отдел кадров
Пример письма при выдаче электронной книжки
Тема: Готова к просмотру электронная трудовая книжка Уважаемый(ая) Мария Петровна! Ваша электронная трудовая книжка доступна в личном кабинете на портале Трудовой ресурс. Для входа используйте ваш логин и пароль, указанные в предыдущем письме. Ссылка для входа: https://trudresource.ru/login При возникновении вопросов обращайтесь в службу поддержки: support@trudresource.ru. С уважением, Отдел кадров
Важные нюансы
- При увольнении бумажная трудовая книжка должна быть отправлена почтой, и в Книге движения трудовых книжек делается соответствующая отметка.
- Электронные книжки не требуют внесения в бумажный учет, но их наличие должно быть подтверждено в кадровой документации.
- Минтруд планирует упростить форму и содержание трудовых книжек, убрав избыточные требования.
Таким образом, способ высылки трудовой книжки определяется её формой (бумажной или электронной) и внутренними процедурами организации. При выдаче бумажного документа часто используется личное вручение, почтовая отправка или курьерская доставка, а электронные книжки передаются через официальные электронные каналы с подтверждением доступа. Правильное оформление сопроводительного письма обеспечивает прозрачность процесса и позволяет избежать недоразумений как с работодателем, так и с сотрудником.