С 2021 года в России действует переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК)․ До 10 июня 2026 года необходимо загрузить скан‑копии бумажных трудовых книжек в Государственный реестр через веб‑портал Пенсионного фонда РФ (ПФУ)․ Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальных рекомендациях ПФУ, юридических источниках и практических советах специалистов․

Подготовка трудовой книжки к сканированию

1. Проверка содержания – убедитесь, что все записи корректны, нет помарок, исправлений, неразборчивых надписей․ Если обнаружены ошибки, их следует оформить согласно правилам ЕИСОТ (см․ ниже)․
2. Оценка состояния страниц – страницы должны быть целыми, без разрывов, пятен, следов воды․ При необходимости аккуратно протрите сухой мягкой тканью․
3. Выравнивание – разложите книжку на ровной поверхности, чтобы избежать искривления при сканировании․

Требования к скан‑копиям (по данным ПФУ и БУХГАЛТЕР․UA)

• Цветность – скан должен быть цветным (не чёрно‑белым), чтобы сохранить все печати, подписи и цветовые маркировки․
• Чёткость – разрешение не менее 300 dpi (точек на дюйм)․ Текст должен быть читабельным без увеличения․
• Формат файла – предпочтительно PDF (с возможностью поиска по тексту) или TIFF без сжатия․ JPEG допустим только при высоком качестве (≥ 90 %)․
• Размер файла – не более 10 МБ на одну страницу; общий размер документа не должен превышать 25 МБ (иначе портал может отказать в загрузке)․
• Ориентация – страницы должны быть расположены вертикально (портрет) и в правильном порядке (с первой по последнюю)․
• Полнота – сканировать все заполненные страницы․ Пустые листы можно опускать, если они полностью чистые и не содержат никаких реквизитов (но многие эксперты рекомендуют сканировать их тоже, чтобы сохранить последовательность нумерации)․
• Отсутствие обрезки – не обрезайте поля; скан должен захватывать весь лист трудовой книжки, включая поля с номером страницы и датой выдачи․

Как сканировать трудовую книжку: пошаговая инструкция

1. Выбор оборудования – используйте планшетный сканер с прозрачной крышкой или multifunctional устройство (МФУ) с функцией сканирования․ Если сканер отсутствует, можно воспользоваться высококачественной камерой смартфона при хорошем освещении и использовании специального держателя․
2. Настройка сканера –
   • Режим: Цветный (Color)․
   • Разрешение: 300 dpi (или выше)․
   • Формат вывода: PDF (multi‑page) или TIFF․
   • Яркость/контраст: установите автоматически или вручную так, чтобы текст был чётким, а фон – чисто белым без серого оттенка․
3. Сканирование –
   1. Откройте первую страницу трудовой книжки․
   2. Поместите её ровно на стекло сканера, выровняв по краям․
   3. Запустите сканирование․
   4. Повторите для каждой последующей страницы, следя за порядком․
4. Проверка полученных файлов –
   • Откройте каждый скан и убедитесь, что текст читабелен, печати видны, нет размытия․
   • При необходимости выполните лёгкую корректировку яркости/контраста в графическом редакторе (например, в GIMP или Photoshop), но избегайте сильных фильтров, которые могут исказить данные․
   • Убедитесь, что все страницы находятся в правильном порядке и нет дубликатов․
5. Сохранение и именование файла –
   • Имя файла должно содержать ФИО владельца и дату сканирования, например: Иванов_Иван_Иванович_ТК_20260523․pdf․
   • Сохраните файл в отдельной папке, резервную копию разместите на внешнем носителе или в облачном хранилище․

Загрузка скан‑копий в ПФУ

Согласно информации от ПФУ (см․ источники от 2021‑06‑10 и 2025‑11‑07), загрузка производится через веб‑портал Пенсионного фонда с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП)․ Основные шаги:

1. Авторизуйтесь на портале ПФУ с помощью КЭП․
2. Выберите раздел «Электронные трудовые книжки» → «Загрузка скан‑копий»․
3. Укажите тип документа (бумажная трудовая книжка)․
4. Загрузите подготовленный PDF/TIFF файл․
5. Подтвердите отправку и дождитесь уведомления о принятии․
6. Сохраните подтверждение загрузки (можно распечатать или сохранить в электронном виде)․

Особенности исправления записей перед сканированием

Если в трудовой книжке обнаружены ошибки (например, перепутаны порядковые номера записей, неверные даты), их необходимо оформить согласно правилам ЕИСОТ:

• Неправильная запись может быть признана недействительной и либо объединена с новой правильной записью, либо внесена как отдельная запись с индивидуальным номером․
• При исправлении следует сделать пометку «Исправлено» с указанием даты и подписи ответственного лица (обычно кадрового специалиста или бухгалтера)․
• После внесения исправлений повторно проверьте документ перед сканированием․

Что делать, если срок пропущен?

Согласно материалам от 2025‑10‑20 и 2026‑04‑19, несвоевременная подача скан‑копий может привести к:

• Отказу в приёме данных о стаже (особенно важно для периодов до 2004 года)․
• Необходимости повторной подачи с возможным штрафом или административным взысканием․
• Задержке в начислении пенсии и других социальных выплат․

Если срок уже истёк, рекомендуется:

1. Связаться с местным отделением ПФУ и уточнить возможность подачи документов в рамках «льготного периода» или через индивидуальное заявление․
2. Подготовить сопроводительное письмо с объяснением причин задержки․
3. При наличии уважительных причин (болезнь, форс‑мажор) приложить подтверждающие документы․

Полезные советы и лайфхаки

• Сканируйте по две страницы за один проход, если ваш сканер поддерживает автоматическую подачу (ADF) – это ускорит процесс и обеспечит одинаковое качество․
• После сканирования выполните OCR‑распознавание (например, в ABBYY FineReader) – это позволит проверить, что текст распознался корректно, и при необходимости внести правки в электронный вариант․
• Храните оригинал трудовой книжки в безопасном месте (например, в огнеупорном сейфе) до получения подтверждения о successful загрузке в ПФУ․
• Если у вас несколько трудовых книжек (например, из разных мест работы), сканируйте каждую отдельно и подписывайте файлы соответствующим образом․

Правильное сканирование трудовой книжки – это не просто техническая процедура, а важный шаг к обеспечению ваших пенсионных прав․ Соблюдая требования к цветности, чёткости, полноте и формату файлов, а также следуя рекомендациям ПФУ и юридическим нормам, вы минимизируете риск отказа в обработке и ускорите переход на электронный формат трудовых книжек․ Не откладывайте процесс на последний момент – начните подготовку уже сегодня, чтобы успеть до 10 июня 2026 года․

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников (ПФУ, БУХГАЛТЕР․UA, ЕИСОТ, юридических консультаций и практических рекомендаций) актуальной на 23 мая 2026 года․