В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) уже не новость. С 2021 года работодатели обязаны вести только электронный формат, а с 1 января 2026 года переходный период завершится, и бумажная версия станет недоступной. Если вы хотите получить или обновить свою ЭТК, самое удобное место – портал Госуслуги. Ниже подробно описаны все шаги, необходимые документы и полезные советы.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, подтверждающий трудовой стаж, места работы, должности и начисления. Она хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) и доступна в любое время через портал Госуслуги или мобильное приложение.
- Позволяет быстро проверить стаж и наличие записей.
- Обеспечивает защиту от потери или повреждения.
- Ускоряет процесс оформления пенсии, соцпособий и других выплат.
Переход на электронный формат
Согласно данным Соцфонда, в России уже около 24 млн сотрудников переведены на ЭТК. Переход начался в 2021 г, но только в 2026 г станет обязательным для всех.
Важные даты:
- 2021 г – обязательность заполнения только ЭТК при приеме на работу.
- 1 января 2026 г – завершение переходного периода.
Как заказать ЭТК через Госуслуги
Подготовка к оформлению
- Убедитесь, что у вас есть электронная подпись (ЭП) или электронный идентификатор (ЭИ). Если нет – можно получить ЭП в любом пункте Госуслуг или через удостоверяющие центры.
- Соберите необходимые документы: копию паспорта, справку о предыдущем месте работы (если требуется), подтверждение о приеме на работу.
- Подготовьте данные о работодателе: название, ИНН, адрес.
Вход в портал Госуслуги
Перейдите на gosuslugi.ru и выполните вход:
- Через личный кабинет – используя логин и пароль.
- Через электронную подпись – выберите пункт «Войти через ЭП».
- Через мобильное приложение – скачайте приложение Госуслуги и войдите.
Оформление заявки на ЭТК
После входа выполните следующие действия:
- Найдите раздел «Трудовая книжка» в меню «Работа».
- Выберите пункт «Получить электронную трудовую книжку».
- Заполните форму:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Информация о работодателе (название, ИНН, адрес).
- Сведения о предыдущем стаже (если применимо).
- Прикрепите сканы необходимых документов.
- Подтвердите данные и отправьте заявку.
Ожидание утверждения
После отправки заявки вы получите уведомление о её принятии. Ожидайте:
- Если все данные корректны – заявка будет одобрена в течение 1–3 рабочих дней.
- Если возникнут вопросы – вам будет предложено дополнить информацию.
Проверка статуса и доступ к ЭТК
Для проверки статуса:
- Перейдите в раздел «Мои услуги» → «Трудовая книжка».
- Нажмите «Статус заявки».
- Если заявка одобрена – вы увидите ссылку на вашу электронную трудовую книжку;
Вы можете открыть ЭТК прямо в браузере, а также скачать PDF‑копию для личного архива.
Требования и документы
Для оформления ЭТК через Госуслуги необходимо:
- Электронная подпись или электронный идентификатор.
- Копия паспорта (свидетельства о рождении, если паспорт отсутствует).
- Справка о предыдущем месте работы (если вы переходите с бумажной книжки).
- Согласие работодателя (если вы уже работаете).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли получить ЭТК, если у меня нет ЭП?
Да, можно воспользоваться электронным удостоверением личности (ЭИ), которое можно получить в любом пункте Госуслуг. Это более простой вариант для тех, кто не хочет оформлять ЭП.
Что делать, если моя заявка отклонена?
В письме от Роструда будет указана причина отклонения. Обычно это:
- Неполные данные.
- Несоответствие информации в документах.
- Отсутствие подписки ЭП/ЭИ.
Исправьте ошибки, отправьте заявку повторно.
Можно ли обновлять ЭТК после получения?
Да, при каждом новом месте работы работодатель обязан обновлять данные в системе. Вы можете проверить актуальность записи в разделе «Моя трудовая книжка».
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
Плюсы
- Доступность 24/7.
- Отсутствие риска потери или порчи.
- Ускоренный процесс получения пенсионных и соцпособий.
Минусы
- Необходимость наличия ЭП/ЭИ.
- Проблемы с доступом при отсутствии интернета.
- Требуется регулярная проверка на наличие ошибок.
Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Заказ через портал Госуслуги – самый быстрый и удобный способ получить и обновлять ЭТК. Следуйте описанным шагам, подготовьте необходимые документы, и в течение нескольких дней вы сможете пользоваться своим цифровым документом. Не забывайте проверять статус заявки и обновлять данные при смене места работы. Удачи!