С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Сегодня, в 2026 году, этот процесс завершён, и большинство работодателей ведут учёт трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде. Однако многие граждане до сих пор не знают, как заказать трудовую книжку — особенно если они впервые устраиваются на работу или переходят на электронный формат. В этой статье мы подробно разберём все способы получения и заказа трудовой книжки — как бумажной, так и электронной — с учётом актуальных законодательных норм 2026 года.

Что такое трудовая книжка: бумажная и электронная

Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж человека. До 2020 года она была исключительно бумажной, и её вела каждая организация, где человек работал. С 2020 года появилась альтернатива — электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в защищённой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР).

• Бумажная трудовая книжка — физический документ с печатями, записями и подписями.
• Электронная трудовая книжка, цифровой аналог, содержащий ту же информацию, но в зашифрованном виде, доступный через личные кабинеты на Госуслугах, сайте ПФР и других официальных порталах.

Важно: вы не можете «купить» трудовую книжку в магазине или онлайн. Её выдаёт работодатель при трудоустройстве, а электронная версия формируется автоматически при передаче данных в ПФР.

Как заказать бумажную трудовую книжку

Если вы впервые устраиваетесь на работу и у вас ещё нет трудовой книжки, то её вам должны выдать работодатель в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора. Это обязательство прописано в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Пошаговая инструкция:

1. При устройстве на работу подайте работодателю следующие документы:
   • Паспорт
   • СНИЛС
   • Документ об образовании (если требуется)
   • Фото 3×4 (если требуется)
2. Работодатель оформляет трудовой договор и заполняет заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной или электронной).
3. Если вы выбрали бумажную трудовую книжку, работодатель выдаёт её вам в течение 5 дней.
4. Все последующие изменения (увольнения, переведения, награды) вносятся работодателем вручную в бумажную книжку.

Важно! Если вы уже имели бумажную трудовую книжку ранее, её нужно передать новому работодателю. Новая книжка выдаётся только в случае утраты, порчи или если вы официально отказались от электронной формы.

Как заказать электронную трудовую книжку (ЭТК)

Электронная трудовая книжка — это не документ, который вы «заказываете» как товар. Это автоматически формируемый профиль, который создаётся на основе данных, передаваемых вашим работодателем в ПФР. Однако вы можете заказать выписку из ЭТК — то есть получить официальный документ с вашей трудовой историей.

Шаг 1: Подтвердите свой выбор

Если вы ещё не выбрали форму ведения трудовой книжки, вы должны подать заявление работодателю. Для этого:

• Получите бланк заявления от кадрового отдела или скачайте его с сайта ПФР.
• Заполните его и подпишите.
• Передайте работодателю, он передаст данные в ПФР.

Если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 года — ваша трудовая книжка была автоматически переведена в электронный формат.

Шаг 2: Зарегистрируйтесь на Госуслугах

Для доступа к ЭТК вам нужна подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги. Если её нет — зарегистрируйтесь:

1. Перейдите на сайт https://www.gosuslugi.ru
2. Нажмите «Зарегистрироваться» и введите данные паспорта и СНИЛС.
3. Подтвердите личность одним из способов:
   • Через банк (Сбер, ВТБ и др.)
   • Через МФЦ
   • Через почту России (с получением кода)

Шаг 3: Закажите выписку из ЭТК

После регистрации на Госуслугах выполните следующие действия:

1. Войдите в личный кабинет.
2. Перейдите в раздел: «Каталог услуг» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите на ссылку: «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
4. Укажите e-mail, на который придёт выписка.
5. Нажмите «Запросить».

Выписка приходит на почту в течение 1–24 часов в формате PDF с электронной подписью ПФР. Документ имеет юридическую силу и может использоваться при трудоустройстве, оформлении льгот или кредита.

Альтернативные способы заказать выписку из ЭТК

Если вы не хотите использовать Госуслуги, вы можете получить выписку и другими способами:

• Через сайт Пенсионного фонда РФ:
  • Зайдите на https://es.pfrf.ru
  • Войдите в личный кабинет (требуется подтверждённая учётная запись)
  • Перейдите: «Электронная трудовая книжка» → «Заказать выписку»
• Через Сбербанк Онлайн (если вы клиент Сбербанка):
  • Перейдите в раздел «Пенсии и соцвыплаты» → «Электронная трудовая книжка»
  • Запросите выписку, она придет на вашу почту или в личные сообщения.
• В МФЦ:
  • Придите с паспортом и СНИЛС.
  • Подайте заявление на получение выписки из ЭТК.
  • Выписку выдадут в бумажном виде в течение 3–5 рабочих дней.
• У работодателя:
  • Подайте письменный запрос на имя руководителя.
  • Работодатель обязан предоставить выписку в течение 3 рабочих дней.

Где посмотреть свою электронную трудовую книжку

Просмотреть полную историю трудовой деятельности можно в следующих местах:

• Госуслуги — самый удобный способ, доступен 24/7.
• Личный кабинет ПФР — содержит полные данные, включая стаж, должности, периоды работы.
• Сбербанк Онлайн — для клиентов банка, интегрирован с ПФР.
• МФЦ — для тех, кто не пользуется интернетом.
• У работодателя — по запросу.

Все эти источники содержат одинаковую информацию, так как данные берутся из единой базы ПФР.

Что содержит электронная трудовая книжка

В ЭТК хранятся следующие сведения:

• ФИО работника
• Дата рождения
• СНИЛС
• Наименование всех работодателей
• Должности и профессии
• Периоды работы (даты приёма и увольнения)
• Причины увольнения
• Награды и поощрения (если указаны в приказах)
• Сведения о переводах и дополнительном обучении

Все данные вносятся работодателем в течение 1 рабочего дня после события (приём, увольнение и т.д;) и передаются в ПФР в электронном виде.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Нет риска потери или порчи — данные хранятся в защищённой базе ПФР.
• Доступ в любое время — вы можете запросить выписку онлайн, не выходя из дома.
• Автоматическая передача данных — работодатель не должен вручную заполнять книжку.
• Ускорение процессов — при трудоустройстве вы можете сразу отправить выписку новому работодателю.
• Снижение бюрократии, меньше ошибок, меньше подделок.

Недостатки и риски

• Требуется доступ к интернету и подтверждённая учётная запись на Госуслугах.
• При технических сбоях в системе ПФР доступ может быть временно ограничен.
• Пожилые люди могут испытывать трудности с использованием цифровых сервисов.
• Если работодатель не передаёт данные вовремя, информация в ЭТК будет неполной.

Как исправить ошибки в ЭТК

Если вы обнаружили неточность в своей электронной трудовой книжке (например, неверная дата увольнения или неправильное название организации), действуйте так:

1. Соберите доказательства: копии приказов, трудовых договоров, выписок из архива.
2. Обратитесь к последнему работодателю с письменным заявлением об исправлении данных.
3. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней направить исправленные данные в ПФР.
4. После этого вы можете запросить новую выписку — ошибки будут устранены.

Если работодатель отказывается исправлять ошибки — обращайтесь в трудовую инспекцию или в ПФР с жалобой.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заказать бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть ЭТК?

Да, можно. Для этого подайте заявление работодателю о желании вернуться к бумажной форме. Работодатель обязан выдать вам бумажную книжку, в которую внесут все данные из ЭТК. После этого электронная версия перестанет вестись.

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку, если у меня есть ЭТК?

Да, обязательно. Даже при наличии ЭТК, бумажная книжка остаётся юридически значимым документом — она подтверждает ваш трудовой стаж до 2020 года. Храните её как важный личный документ.

Можно ли получить ЭТК без СНИЛС?

Нет. СНИЛС — обязательный идентификатор для формирования электронной трудовой книжки. Без него ПФР не сможет сопоставить ваши данные.

Сколько стоит заказать выписку из ЭТК?

Бесплатно. Все услуги по получению выписки из электронной трудовой книжки предоставляются государством бесплатно, независимо от способа запроса.

Сегодня заказать трудовую книжку, это не покупка, а процесс получения официальной выписки из единой государственной базы. Если вы впервые устраиваетесь на работу — работодатель выдаст вам бумажную книжку. Если вы хотите получить цифровую версию, зарегистрируйтесь на Госуслугах и запросите выписку из ЭТК. Это быстро, бесплатно и надёжно.

Главное правило: не игнорируйте выбор формы ведения трудовой книжки. Ваш трудовой стаж — это основа вашей пенсии, льгот и карьеры. Убедитесь, что все ваши трудовые периоды правильно отражены — в бумажной книжке или в электронной.

Помните: ваша трудовая книжка — это ваша история работы. Храните её, проверяйте и обновляйте регулярно.