Трудовая книжка — это важнейший документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Однако человеческий фактор никто не отменял, и иногда кадровики или работодатели допускают ошибки, например, неверно указывают дату приема на работу или дату приказа. В таких ситуациях важно действовать строго по закону, чтобы не навредить сотруднику и не создать проблем при оформлении пенсии.

В данной статье мы подробно разберем, как законно исправить неправильную дату в бумажной и электронной трудовой книжке, и приведем образец формулировки.

Нормативная база: как действовать правильно

В 2024-2026 годах правила ведения и исправления записей в трудовых книжках регулируются Порядком, утвержденным приказом Минтруда от № 320н. Именно этот документ содержит исчерпывающую информацию о том, как исправить запись, если сведения внесли неверно. Указанный порядок изменений не претерпел, поэтому старые добрые правила аннулирования записей по-прежнему актуальны.

Главное правило: зачеркивать нельзя!

Самое главное помнить, что в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивать или замазывать неправильные даты категорически запрещено! Единственный законный способ сделать корректное исправление — это признать ошибочную запись недействительной и внести верные данные.

Пошаговая инструкция: исправление даты в бумажной трудовой книжке

Исправления производятся по текущему месту работы или по последнему месту, если человек на момент внесения правок нетрудоустроен. Если работник обнаружил ошибку в дате, ему необходимо сразу обратиться с письменным заявлением к своему работодателю.

Алгоритм действий следующий:

1. Присвоение порядкового номера. На новой строчке сразу после всех имеющихся записей нужно проставить следующий номер по порядку (например, если последняя запись была под номером 15, то исправительная будет под номером 16).
2. Указание даты. Рядом с номером в графе 2 проставляется текущая дата внесения исправления.
3. Формулировка в графе 3. В третьей графе, где обычно указывают информацию о работе, необходимо написать следующую формулировку: «Запись с номером [номер строчки с ошибкой] недействительна». Сразу после этого, в этой же графе, добавляются верные данные (например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера»).
4. Реквизиты приказа в графе 4. В четвертом столбце необходимо поставить дату и номер распоряжения или приказа, на основании которого вносится правильная отметка. Если старый приказ был с ошибкой, указываются реквизиты нового документа или документа, подтверждающего исправление.

Образец исправления неправильной даты

Рассмотрим наглядный пример. Допустим, работница была принята на работу 12 марта 2026 года, но кадровик по ошибке указал дату (12 февраля). Приказ о приеме был издан № 15-к. Ошибка обнаружилась позже.

Как выглядела ошибочная запись (строка № 11):

• Графа 1 (№ записи): 11
• Графа 2 (Дата): 12 02 2026 (ошибка!)
• Графа 3 (Сведения): Принята в бухгалтерию на должность кассира.
• Графа 4 (Документ): Приказ от № 15-к.

Как должна выглядеть исправительная запись (строка № 12):

• Графа 1 (№ записи): 12
• Графа 2 (Дата): 22 05 2026 (текущая дата исправления)
• Графа 3 (Сведения): «Запись за номером 11 недействительна. Принята в бухгалтерию на должность кассира 12 марта 2026 года.»
• Графа 4 (Документ): Приказ от № 15-к (или реквизиты справки/нового приказа, если старый содержал ошибку в дате).

Что делать, если ошибка в дате приказа?

Часто встречается ситуация: дата приема указана верно, а вот дата приказа в 4-й графе написана с опечаткой. В этом случае в графе 3 пишем: «Запись за номером [номер] недействительна. В разделе «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» проставьте дату и номер приказа, на основании которого сделали корректировки». То есть мы дублируем верную информацию о приеме и указываем правильные реквизиты приказа в 4-й графе.

Особенности реорганизации и заверения новой печатью

Частый вопрос: «Может ли новый работодатель заверить исправление своей печатью, если фирма была переименована или реорганизована (например, из ТОО в ООО), а старой печати уже нет?»

Ответ: Да, может. Если организация является правопреемником, она имеет полное право заверить исправляющую запись своей новой печатью. Это абсолютно законно и не вызовет вопросов у Социального фонда или Пенсионного фонда.

Исправление ошибок в электронной трудовой книжке (ЕФС-1)

С цифровой (электронной) трудовой книжкой алгоритм простой, так как там не нужно ничего зачеркивать. Для исправления записей в форме ЕФС-1 необходимо:

1. Подготовить новую форму СЗВ-ТД (или подраздел 1.1 формы ЕФС-1) с корректными сведениями.
2. В графе «Признак отмены» указать, что предыдущая ошибочная запись аннулируется.
3. Одновременно подать исправленную запись на то же самое событие с правильной датой.

Следуя этой пошаговой инструкции, основанной на официальных требованиях Роструда и приказе № 320н, вы гарантированно исправите ошибку правильно, избавив сотрудника от возможных проблем в будущем.

Когда исправить невозможно: выдача дубликата

В большинстве случаев исправление ошибки допустимо описанным выше способом. Но иногда это сделать невозможно (например, если страница порвана, испачкана или записей с ошибками настолько много, что они заполнили все свободное место). В таких перечисленных случаях исправления в трудовой книжке не производятся, необходимо выдавать дубликат документа.