Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника‚ но она также служит архивом его профессиональных достижений. Раздел «Сведения о награждении» предназначен для фиксации государственных‚ ведомственных и корпоративных наград за успехи в труде. Однако многие работодатели и сотрудники сталкиваются с вопросом: как правильно вносить эти записи и что значит «закрыть» их при увольнении или переходе на электронный формат?
Где и как вносятся записи о награждениях?
Важно помнить‚ что сведения о наградах вносятся не в общую таблицу с записями о приеме и переводе‚ а в специальный раздел трудовой книжки, «Сведения о награждении». Это позволяет избежать путаницы в хронологии трудовой деятельности.
Правила заполнения раздела:
- В графе 3 раздела «Сведения о награждении» сначала указывается полное наименование организации (нанимателя).
- Нумерация: В графе 1 ставится порядковый номер записи. Обратите внимание‚ что нумерация в этом разделе может идти отдельно или быть нарастающей‚ в зависимости от внутренних правил учета‚ но должна быть последовательной.
- Содержание: В графе 3 указывается наименование награды (например‚ «Почетная грамота Министерства…» или «Звание Почетный работник…»)‚ дата приказа и номер приказа о награждении.
Что значит «закрыть» награды в трудовой книжке?
Термин «закрыть записи» чаще всего используется в контексте завершения работы сотрудника в организации. В отличие от основного раздела‚ где ставится запись об увольнении‚ раздел с наградами не «закрывается» какой-то специальной фразой. Однако есть критически важный нюанс — заверение записей.
Заверение записей при увольнении
Если сотрудник увольняется‚ все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время его работы (включая сведения о награждениях)‚ должны быть надлежащим образом заверены. Это делается для того‚ чтобы записи имели юридическую силу на новом месте работы.
Порядок действий:
- Проверить‚ все ли заслуженные награды внесены в соответствующий раздел.
- Поставить печать организации.
- Подписать запись подписью уполномоченного лица (руководителя или кадровика).
Особенности при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С переходом на электронный документооборот возник вопрос: куда деваются сведения о наградах‚ если бумажная книжка больше не ведется?
Важные моменты:
- Если работодатель ведет только ЭТК‚ записи о наградах в традиционном бумажном виде не вносятся.
- Однако‚ если работнику требуются подтверждения его достижений (например‚ для получения льгот или при приеме на государственную службу)‚ работодатель обязан выдать справку или копии приказов о премиях и награждениях.
- Премии и награды рассматриваются как вид поощрения‚ и право сотрудника на получение подтверждающих документов сохраняется независимо от формата трудовой книжки.
Частые ошибки и способы их исправления
Иногда кадровики ошибочно вносят сведения о наградах в основной раздел трудовой книжки (вместе с записями о приеме на работу и переводах).
Как исправить ошибку:
Запись‚ внесенная ошибочно в основной раздел‚ должна быть признана недействительной (обычно путем зачеркивания одной тонкой линией с пометкой «Исправлено» и подписью ответственного лица).
Правильная запись о награждении должна быть перенесена в специальный раздел «Сведения о награждении».
Резюме для работодателя и работника
Чтобы избежать проблем при проверках или при увольнении сотрудника‚ придерживайтесь следующего алгоритма:
| Ситуация | Действие |
|---|---|
| Награждение сотрудника | Внести запись в раздел «Сведения о награждении» ( организации $ ightarrow$ Номер $ ightarrow$ Суть награды $ ightarrow$ Реквизиты приказа). |
| Увольнение сотрудника | Заверить печатью и подписью все записи в разделе наград‚ сделанные за период работы. |
| Электронная книжка (ЭТК) | Выдавать справки или копии приказов по запросу работника. |