Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где, когда и кем работал человек, а также о его поощрениях. Однако в современных реалиях, с переходом на электронные форматы кадрового учета (ЕФС-1), вопрос о том, как правильно закрыть трудовую книжку, становится все более актуальным.
В данной статье мы подробно разберем, что означает процедура закрытия трудовой книжки, в каких случаях она необходима и как оформить все документы в строгом соответствии с законодательством.
Что значит «закрыть трудовую книжку»?
В кадровом делопроизводстве понятие «закрыть трудовую книжку» может означать два совершенно разных процесса:
- Юридическое закрытие (прекращение действия документа): переход работника полностью на электронную трудовую книжку (ЭТК), в результате чего бумажный бланк перестает вестись и становится лишь историческим архивом.
- Физическое закрытие (заполнение последней страницы): ситуация, когда в бумажном бланке заканчиваются свободные графы для внесения записей, и документ требует оформления вкладыша.
Закрытие бумажной трудовой книжки в пользу электронной
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если сотрудник до конца 2020 года подал работодателю заявление о переходе на ЭТК, его бумажная трудовая книжка была закрыта.
Как происходит процесс закрытия при переходе на ЭТК?
- Подача заявления: Работник пишет заявление с просьбой вести его трудовую деятельность только в электронном виде.
- Внесение записи: Кадровик делает в бумажной трудовой книжке специальную запись о том, что работник подал заявление о переходе на электронный формат. Формулировка может быть такой: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде».
- Выдача на руки: После внесения этой записи и увольнения (или по просьбе работника в период работы) бумажная трудовая книжка выдается сотруднику на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
- Снятие с учета: С этого момента работодатель прекращает несение ответственности за бумажный документ и больше не вносит в него никакие записи.
Что делать с закрытой бумажной книжкой работнику?
Закрытая бумажная трудовая книжка не сдается в архив или утилизируется. Она остается на руках у работника. В ней сохраняется весь стаж, накопленный до момента перехода на ЭТК. Этот документ нужно бережно хранить, так как при оформлении пенсии или в других спорных ситуациях он послужит важнейшим доказательством стажа.
Физическое закрытие трудовой книжки (закончилось место)
Другая частая ситуация, в разделе «Сведения о работе» не осталось пустых строк для новых записей. В этом случае трудовая книжка также считается «закрытой», так как продолжать записи в разделе «Сведения о награждениях» категорически запрещено.
Алгоритм действий при окончании свободных граф:
- Оформление вкладыша: Работодатель обязан выдать и вшить в трудовую книжку новый вкладыш. Вкладыш имеет серию и номер и является прямым продолжением трудовой книжки.
- Простановка штампа: На ьном листе бумажной трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», где указываются серия и номер нового вкладыша.
- Вшивание: Вкладыш вшивается в самом конце трудовой книжки (между последней страницей и обложкой). Просто вкладывать его внутрь нельзя — он может потеряться.
Ошибки при закрытии трудовой книжки
Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом и Социальным фондом России (СФР), кадровикам и работникам следует избегать типичных ошибок:
- Отсутствие записи о переходе на ЭТК: Если работник перешел на электронный формат, но в бумажной книжке не сделана соответствующая отметка, возникает путаница в стаже.
- Невыдача документа на руки: Если бумажная трудовая закрыта, работодатель не имеет права хранить ее у себя против воли сотрудника.
Важные нюансы и рекомендации
- Хранение: Если вы забрали закрытую бумажную трудовую книжку, храните ее в надежном месте. Восстановить утерянный бумажный документ, особенно старого образца, бывает крайне сложно.
- Сверка данных: Периодически проверяйте данные своей электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР. Вся ли информация из бумажной книжки перенеслась в цифровой формат?
- Дубликаты: Если закрытая бумажная книжка была утеряна, вы имеете право обратиться к последнему работодателю с просьбой выдать дубликат (или справку о стаже).
Процедура закрытия трудовой книжки — это несложный, но очень ответственный процесс. Будь то переход на современные электронные форматы учета или банальное отсутствие свободного места на страницах документа, важно соблюдать все правила оформления. Правильно закрытая бумажная трудовая книжка гарантирует сохранность вашего стажа и избавит от бюрократических проблем в будущем.