Вопрос о приёме сотрудника, у которого потерялась трудовая книжка, встречается довольно часто.
Начиная с 1 января 2020 года, в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет бумажный документ. Тем не менее, многие работники всё ещё пользуются бумажной формой, и иногда она утеряна. Ниже приведён подробный пошаговый план, как действовать работодателю в такой ситуации.

Что такое трудовая книжка и почему она важна

• Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, заработную плату и социальные выплаты.
• Согласно ст. 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ, каждый работник обязан иметь трудовую книжку.
• С 2020 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящая сведения в базе Социального фонда России (СФР).

Как определить, нужна ли бумажная книга

1. Проверьте, имеет ли сотрудник электронную трудовую книжку. Это можно сделать через портал «Мой СФР» или в отделе кадров.
2. Если сотрудник не работал ранее по трудовому договору, то его книга открывается в электронной форме автоматически.
3. Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, но она утеряна, необходимо оформить её замену.

Как получить замену утерянной бумажной трудовой книжки

Для замены требуется подать заявление в местный отдел Федеральной службы по труду и социальному обеспечению (ФСБ) или в отдел кадров организации (если у компании есть собственный отдел кадров).

• Шаг 1. Составьте заявление «О восстановлении трудовой книжки» (форма 1‑1).
• Шаг 2. Приложите копию паспорта, справку о месте жительства и, при необходимости, справку о предыдущем месте работы.
• Шаг 3. Подайте заявление в отдел кадров или в ФСБ.
• Шаг 4. После проверки данных сотрудник получает новую бумажную трудовую книжку.

Если сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку, то замена бумажной книги не требуется – все сведения уже находятся в базе СФР.

Регистрация сотрудника в системе Социального фонда России

После получения (или подтверждения наличия) трудовой книжки необходимо выполнить следующие действия:

1. Подготовьте трудовой договор и подпишите его обеими сторонами.
2. Заполните форму Сведения о трудовой деятельности (EF‑1) и отправьте её в СФР.
3. Внесите данные о сотруднике в электронную трудовую книжку (если она ещё не открыта).
4. Убедитесь, что в системе СФР отражены все сведения о стаже, заработной плате и социальных выплатах.

Что делать, если сотрудник не имеет бумажной или электронной книги

В таком случае необходимо:

• Открыть электронную трудовую книжку сотрудника в системе СФР.
• Подтвердить, что это первый приём на работу, и внести сведения о работе в ЭТК.
• Выдать сотруднику письмо о приёме на работу, которое будет подтверждать дату начала трудовой деятельности.

Документы, которые нужно собрать

• Паспорт сотрудника
• Копия справки о месте жительства
• Трудовой договор
• Форма EF‑1 (Сведения о трудовой деятельности)
• Заявление о восстановлении трудовой книжки (если требуется)
• Письмо о приёме на работу (если необходимо)

Часто задаваемые вопросы

Можно ли нанять сотрудника без трудовой книжки?

Да, при наличии электронного журнала. Если книга потеряна, необходимо оформить замену.

Сколько времени занимает восстановление бумажной трудовой книжки?

Обычно 10–15 рабочих дней, но сроки могут варьироваться в зависимости от региона.

Как проверить, что у сотрудника есть электронная трудовая книжка?

Через портал «Мой СФР» или в отделе кадров организации.

Что делать, если сотрудник не может предоставить документы?

Обратитесь в отдел кадров организации или в ФСБ за консультацией.

При приёме на работу сотрудника, у которого утеряна трудовая книжка, важно:

• Проверить наличие электронной трудовой книжки.
• Если книга потеряна, оформить её замену в ФСБ.
• Подписать трудовой договор и зарегистрировать сотрудника в СФР.
• Внести все сведения в электронную трудовую книжку.
• Соблюдать сроки и требования законодательства, чтобы избежать штрафов и проблем с налоговыми органами.

Таким образом, даже при отсутствии бумажной трудовой книжки вы сможете законно принять сотрудника на работу, подтвердить его стаж и обеспечить правильное ведение кадровой документации.