В этой статье мы подробно рассмотрим‚ как заполнить отчет по трудовым книжкам в 2026 году. Важно понимать‚ что с 1 сентября 2021 года правила ведения и хранения трудовых книжек были обновлены‚ а с 30 декабря 2025 года вступила в силу новая форма отчета ЕФС-1. Мы разберем основные этапы заполнения отчета‚ особенности работы с электронной трудовой книжкой и ответим на часто задаваемые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровая версия традиционной трудовой книжки‚ которая хранится в системе Социального фонда России (СФР). Работодатели передают данные о трудовой деятельности работников в СФР посредством формы ЕФС-1. Для сотрудников это‚ по сути‚ выписка из ЭТК.

Основные отчеты по трудовым книжкам в 2026 году

В 2026 году используются два основных отчета:

• ЕФС-1 (Сведения о работниках и работниках‚ прекративших работу): Этот отчет передается работодателем в СФР. Он содержит информацию о всех сотрудниках‚ находящихся на данный момент в штате‚ а также о тех‚ кто прекратил работу.
• СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица): Этот отчет представляет собой сведения о трудовой деятельности конкретного работника. Он может потребоваться для различных целей‚ например‚ при оформлении пенсии или при предоставлении сведений о трудовом стаже.

Как заполнить отчет ЕФС-1?

Заполнение отчета ЕФС-1 – это ответственная задача‚ требующая внимательности и соблюдения установленных правил. Вот пошаговая инструкция:

Получение бланка ЕФС-1

Бланк ЕФС-1 можно скачать с сайта Социального фонда России (СФР) или получить в отделении СФР. Убедитесь‚ что вы используете актуальную версию бланка.

Заполнение раздела «Сведения о работодателе»

В этом разделе необходимо указать информацию о вашей организации:

• Полное наименование организации
• ИНН
• КПП
• Юридический адрес
• Фактический адрес
• Контактные данные (телефон‚ электронная почта)

Заполнение раздела «Сведения о работниках»

Этот раздел содержит информацию о каждом сотруднике. Необходимо указать следующие данные:

• Фамилия‚ имя‚ отчество работника
• Дата рождения
• Номер трудовой книжки (если есть)
• Дата приема на работу
• Должность
• Информация об обучении и повышении квалификации
• Информация о дисциплинарных взысканиях
• Информация о премиях и других материальных поощрениях
• Информация о периодах‚ когда работник не работал (например‚ в отпуске или на больничном)
• Дата увольнения (если работник уволен)

Важно: Записи в трудовую книжку вносятся по правилам‚ изложенным в Порядке ведения и хранения трудовых книжек‚ который утвержден приказом Минтруда России от N 320н. Перед внесением записи о приеме на работу делается запись о работодателе ().

Заполнение раздела «Сведения о работниках‚ прекративших работу»

Этот раздел заполняется для сотрудников‚ которые прекратили работу в течение отчетного периода. Необходимо указать информацию о дате увольнения и причинах увольнения.

Подписание отчета

После заполнения всех разделов отчет ЕФС-1 подписывается руководителем организации.

Как заполнить отчет СЗВ-ТД?

Отчет СЗВ-ТД заполняется для предоставления сведений о трудовой деятельности конкретного работника. Этот отчет может потребоваться для различных целей‚ например‚ при оформлении пенсии или при предоставлении сведений о трудовом стаже.

Получение бланка СЗВ-ТД

Бланк СЗВ-ТД можно скачать с сайта Социального фонда России (СФР) или получить в отделении СФР.

Заполнение раздела «Сведения о работнике»

В этом разделе необходимо указать информацию о работнике:

• Фамилия‚ имя‚ отчество работника
• Дата рождения
• Номер трудовой книжки (если есть)

Заполнение раздела «Сведения о трудовой деятельности»

Этот раздел содержит информацию о периодах работы работника на различных должностях. Необходимо указать следующие данные:

• Дату приема на работу
• Должность
• Период работы
• Причину увольнения (если работник уволен)

Подписание отчета

После заполнения всех разделов отчет СЗВ-ТД подписывается руководителем организации.

Где сдать отчеты?

Отчет ЕФС-1 сдается в СФР в электронном виде через личный кабинет работодателя на сайте СФР. Отчет СЗВ-ТД также сдается в электронном виде через личный кабинет работодателя на сайте СФР;

Сроки сдачи отчетов

• ЕФС-1: Сдается ежегодно в период с 15 марта по 30 апреля года‚ следующего за отчетным.
• СЗВ-ТД: Сдается по запросу СФР.

Штрафы за несвоевременную сдачу отчетов

За несвоевременную сдачу отчетов предусмотрены штрафы. Размер штрафа зависит от типа отчета и размера организации.

Полезные ссылки

• Сайт Социального фонда России (СФР): [https://sfr.gov.ru/](https://sfr.gov.ru/)
• Инструкция по заполнению отчета ЕФС-1: [https://sfr.gov.ru/documents/10000000000000000000](https://sfr.gov.ru/documents/10000000000000000000)

Заполнение отчета по трудовым книжкам – важная задача для любого работодателя. Внимательное соблюдение правил заполнения и своевременная сдача отчетов помогут избежать штрафов и обеспечить правильное ведение трудовых отношений с сотрудниками. Не забывайте регулярно проверять информацию о трудовой деятельности ваших сотрудников и обновлять данные в электронной трудовой книжке.