Раздел «Сведения о работе» является основной частью трудовой книжки (как бумажной, так и электронной). В нём фиксируются все кадровые события: приём на работу, переводы, увольнения, совместительство, изменения квалификации и т.д. Ниже – подробная пошаговая инструкция, основанная на актуальных нормативных актах (Приказ Минтруда РФ № 320н, Инструкция КонсультантПлюс, разъяснения Роструда) и информации из открытых источников на 21 мая 2026 года.
Общие принципы заполнения
- Записи вносяться только на основании приказа (распоряжения) о кадровом мероприятии. Без соответствующего документа запись считается недействительной.
- Каждая запись оформляется отдельной строкой. Номер строки указывается в графе 1, дата события – в графе 2, а само событие – в графе 3.
- Записи не зачёркиваются и не исправляются путем подчистки. При необходимости исправления ошибочной записи делается новая строка с пометкой «Исправлено» и ссылкой на первоначальную запись (см. п. 27 Правил ведения трудовых книжек).
- В бумажной трудовой книжке каждая запись заверяется печатью организации. В электронной трудовой книжке (ЭТК) печать не требуется – подтверждение осуществляется электронной подписью работодателя в форме ЕФС‑1.
Заполнение бумажной трудовой книжки
Структура строки в разделе «Сведения о работе»
| Графа | Что указывается | Пример |
|---|---|---|
| 1 | Номер по порядку (начиная с 1 для первой записи о работе) | 1 |
| 2 | Дата события (ДД.ММ.ГГГГ) | |
| 3 | Содержание события (приём, перевод, увольнение и т.д.) Формулировка должна соответствовать тексту приказа. | Принят на работу инженера‑конструктора 2‑го разряда в отдел проектирования. |
Пошаговая инструкция
- Подготовьте приказ. Убедитесь, что в нём указаны: ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение, дата приёма/увольнения/перевода, основание (например, «Трудовой договор № 123 от »).
- Определите номер строки. Посмотрите последнюю заполненную строку в разделе «Сведения о работе» и присвойте следующую номер.
- Заполните графу 2. Укажите дату, указанную в приказе (день, месяц, год).
- Заполните графу 3. Скопируйте формулировку из приказа, сохранив её точный текст. Пример:
«Переведён на должность старшего инженера‑конструктора в отдел новых технологий с сохранением средней заработной платы.» - Поставьте печать организации. Печать ставится в правой части строки, обычно рядом с графами 2‑3, либо в специальном поле «Подпись и печать».
- Проверьте. Убедитесь, что нет опечаток, дата соответствует приказу, номер строки последователен.
Особенности при совместительстве и переводе
- Совместительство. Если работа выполняется по совместительству, в графе 3 указывается: «Принят на работу по совместительству на должность …». Основное место работы остаётся unchanged.
- Перевод на другую постоянную работу. В графе 3 пишется: «Переведён на должность … в подразделение …». При переводе к другому работодателю делается запись об увольнении от текущего работодателя и отдельная запись о приёме у нового работодателя;
- Изменение квалификации/профессии. Если меняется только профессия или специальность (без изменения места работы), запись делается в графе 3: «Переаттестован, присвоен квалификационный уровень …».
Заполнение электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года для сотрудников, впервые принятых на работу по трудовому договору, ведётся исключительно электронная трудовая книжка. С 1 января 2026 года переходный period завершён – все трудовые книжки находятся в электронном виде.
Где хранятся данные?
Работодатель ежемесячно формирует форму ЕФС‑1 (Отчёт о страховых взносах и индивидуальных сведениях). В этом отчёте находится подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» раздела 1. Именно эти данные constitute электронную трудовую книжку.
Сотрудник может получить выписку из ЭТК двумя способами:
- Форма СТД‑Р – выдаётся работодателем по его запросу.
- Форма СТД‑СФР – получается самостоятельно через Социальный фонд России (СФР) или портал «Госуслуги».
Как заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС‑1?
- В системе бухгалтерии/кадрового учёта создайте запись о кадровом событии. Укажите:
- Тип события (приём, перевод, увольнение, совместительство, изменение профессии и т.д.).
- Дата события (ДД.ММ.ГГГГ).
- Наименование организации, структурное подразделение.
- Должность, профессия, специальность, квалификация.
- Основание (номер и дата приказа, трудового договора).
- Проверьте корректность реквизитов. Все поля должны быть заполнены без сокращений, кроме общепринятых аббревиатур (например, «г.», «ул.»).
- Формируйте ЕФС‑1. В разделе 1, подраздел 1.1 система автоматически перенесёт введённые сведения в таблицу:
| Поле ЕФС‑1 | Соответствует графе бумажной ТК |
|---|---|
| Номер записи | Графа 1 |
| Дата события | Графа 2 |
| Содержание события (должность, подразделение, основание) | Графа 3 |
- Подпишите отчёт электронной подписью руководителя. После отправки в СФР данные считаются подтверждёнными и доступны сотруднику для получения выписки.
- Храните исходные приказы и трудовые договоры. Они необходимы при проверке со стороны СФР или трудовой инспекции.
Выдача выписки сотруднику
- Через работодателя. Запрос на форму СТД‑Р оформляется в кадровой службе; выдаётся в течение 3 рабочих дней.
- Через СФР/Госуслуги. В личном кабинете на портале Госуслуги выберите «Получить выписку из электронной трудовой книжки». После подтверждения личности выписка будет доступна для скачивания в PDF.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на приказ. Запись без указания номера и даты приказа считается недействительной. Всегда указывайте основание в графе 3 (или в примечании к электронной записи).
- Неправильная дата. Дата в трудовой книжке должна совпадать с датой, указанной в приказе, а не с днём фактического начала работы (если они различаются).
- Исправление путём зачёркивания. Зачёркивание запрещено. Исправляйте ошибку новой строкой с пометкой «Исправлено» и ссылкой на ошибочную запись.
- Отсутствие печати в бумажной ТК. Каждая запись о работе должна быть заверена печатью организации. Без печати запись не имеет юридической силы.
- Неучёт совместительства. При работе по совместительству делайте отдельную запись, указывая форму совместительства.
- Смешение разделов.