С 2020 года в России введены новые правила ведения трудовых книжек, предусматривающие возможность ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек. При этом работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР) по форме СЗВ-ТД.

Если сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, то работодатель должен правильно заполнить форму СЗВ-ТД, отражающую все изменения в трудовой деятельности работника. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс заполнения СЗВ-ТД при ведении бумажной трудовой книжки.

Что такое СЗВ-ТД и когда она подается

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — это форма отчетности, которую работодатели обязаны предоставлять в ПФР. Она содержит информацию о:

• Приеме на работу
• Переводах на другую работу
• Увольнении
• Изменениях в трудовом договоре
• Смене фамилии, имени, отчества
• Других изменениях, влияющих на трудовую деятельность

СЗВ-ТД подается ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как заполнить СЗВ-ТД при бумажной трудовой книжке

Подготовка данных

Перед заполнением формы необходимо:

1. Получить от сотрудника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (если это первое место работы или сотрудник меняет способ ведения)
2. Собрать информацию обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудника за отчетный период
3. Проверить правильность заполнения бумажной трудовой книжки

Заполнение формы СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД состоит из нескольких разделов. Рассмотрим основные из них:

Раздел 1. Общие сведения

• Отчетный период — месяц, за который подаются сведения
• Код формы — «СЗВ-ТД»
• Код причины представления — «01» (если сведения представляются впервые) или «02» (если корректирующие)
• Наименование организации — полное наименование работодателя
• ИНН — ИНН работодателя
• КПП, КПП работодателя

Раздел 2. Сведения о работнике

• СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счета
• ФИО — полностью фамилия, имя, отчество работника
• Дата рождения
• Пол
• Гражданство

Раздел 3. Сведения о трудовой деятельности

Этот раздел заполняется на основании данных бумажной трудовой книжки. Включает в себя:

1. Прием на работу
   • Дата приема
   • Должность
   • Структурное подразделение
   • Условия трудового договора (полный/неполный рабочий день, срочный/бессрочный)
2. Переводы на другую работу
   • Дата перевода
   • Новая должность
   • Основание перевода (приказ)
3. Увольнение
   • Дата увольнения
   • Основание увольнения
   • Последний день работы
4. Изменения в трудовом договоре (например, изменение условий труда)
5. Смена ФИО (если было)

Особенности заполнения при выборе бумажной трудовой книжки

Если сотрудник выбрал ведение бумажной трудовой книжки, то в СЗВ-ТД необходимо:

• Указать дату подачи заявления о выборе бумажной трудовой книжки
• Включить сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на года (если сотрудник работал до этой даты)
• Указывать все изменения, которые вносятся в бумажную трудовую книжку

Пример заполнения СЗВ-ТД

Рассмотрим пример заполнения СЗВ-ТД для сотрудника, который выбрал бумажную трудовую книжку:

Как сдать СЗВ-ТД на бумажном носителе

СЗВ-ТД можно сдать:

• В электронном виде через личный кабинет на сайте ПФР
• На бумажном носителе в территориальный орган ПФР
• Через уполномоченного представителя (например, бухгалтера)

Если вы сдаете СЗВ-ТД на бумажном носителе, то:

1. Распечатайте форму СЗВ-ТД
2. Подпишите ее у руководителя организации
3. Проставьте печать (если есть)
4. Предоставьте в ПФР в установленные сроки

Ответственность за непредставление или несвоевременное представление СЗВ-ТД

За нарушение сроков представления или непредставление СЗВ-ТД предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц — от 300 до 500 рублей
• Для юридических лиц — от 10 000 до 20 000 рублей

Как заполнить СЗВ-ТД в программе 1С:ЗУП

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) - можно автоматически заполнить и сформировать СЗВ-ТД:

1. Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по кадрам» → «СЗВ-ТД»
2. Выберите отчетный период
3. Укажите сотрудников, по которым необходимо предоставить сведения
4. Программа автоматически заполнит данные на основании кадровых документов
5. Проверьте правильность заполнения и сформируйте отчет
6. Экспортируйте отчет в формат PDF или распечатайте

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, то в 1С:ЗУП необходимо:

• Указать дату подачи заявления о выборе бумажной трудовой книжки
• Включить сведения о трудовой деятельности по состоянию на года
• Убедиться, что все изменения в трудовой книжке отражены в программе

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли предоставлять СЗВ-ТД, если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку?

Да, нужно. Даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан предоставлять сведения о его трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Как заполнить СЗВ-ТД, если сотрудник работал до 2020 года?

В этом случае необходимо включить в СЗВ-ТД сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на года.

Можно ли сдавать СЗВ-ТД на бумажном носителе?

Да, можно. СЗВ-ТД можно сдавать как в электронном, так и на бумажном носителе.

Что делать, если в бумажной трудовой книжке допущена ошибка?

Если в бумажной трудовой книжке допущена ошибка, то необходимо:

1. Исправить ошибку в бумажной трудовой книжке (с указанием причины исправления)
2. Внести соответствующие изменения в СЗВ-ТД
3. Представить корректирующую СЗВ-ТД в ПФР

Ведение бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР по форме СЗВ-ТД. Правильное заполнение этой формы — залог отсутствия штрафов и соблюдения законодательства.

Если у вас остались вопросы по заполнению СЗВ-ТД или ведению бумажной трудовой книжки, обратитесь к специалистам или изучите дополнительные материалы на сайте ПФР или в программе 1С:ЗУП.