Оформление кадровой документации требует особой внимательности, особенно когда речь идет о персональных данных сотрудника. Один из самых частых вопросов, возникающих у специалистов по кадрам и бухгалтеров, касается заполнения графы «Образование» на ьном листе трудовой книжки, если работник имеет несколько дипломов (например, среднее профессиональное и высшее, или два высших образования). В данной статье мы подробно разберем актуальные правила 2026 года, основываясь на действующем законодательстве и сложившейся практике.

Основные правила заполнения ьного листа

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, ьный лист является основным идентификатором документа. В него вносятся следующие сведения о работнике:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений);
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия, специальность;
• Дата заполнения;
• Подпись работника и подпись ответственного лица с печатью организации.

Важно помнить, что записи в ьный лист вносятся только при первичном заведении книжки или при выдаче дубликата взамен утраченной или испорченной. В случае выдачи дубликата в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».

Ситуация: у сотрудника несколько образований

Часто случается так, что к моменту трудоустройства человек уже имеет базовое образование (например, среднее специальное), а затем получил высшее, или же сменил квалификацию, получив вторую специальность. Как отразить это в трудовой книжке, если место в графе ограничено?

Правило дополнения, а не замены

Ключевой принцип, который нужно запомнить: новые сведения об образовании дополняют уже имеющиеся, но не заменяют их полностью с зачеркиванием старого текста. Зачеркивания в ьном листе допускаются только при изменении фамилии, имени или отчества (с указанием документа-основания на обратной стороне обложки).

Если работник предъявляет документ о более высоком уровне образования или о получении новой специальности, запись вносится следующим образом:

1. В графе «Образование» указывается текущий наивысший уровень (например, «Высшее»). Однако, чтобы не терять информацию о предыдущих ступенях, часто допускается указание через запятую или с использованием сокращений, если это не противоречит внутренним инструкциям, но классический подход — указание высшего достигнутого уровня.
2. В графе «Профессия, специальность» вписываются данные из последнего предъявленного диплома, так как именно эта квалификация обычно требуется для текущей работы.

Что делать, если места на ьном листе не хватает?

Это самый важный нюанс для случаев с множественным образованием. Если при первичном заполнении было указано одно образование, а теперь сотрудник принес диплом о переподготовке или втором высшем, и вы заводите новую книжку (или дубликат), либо если вы хотите отразить полную картину:

Согласно разъяснениям экспертов и сложившейся практике (включая рекомендации «Бухгалтерской энциклопедии»), если на второй странице обложки (внутренняя сторона) не хватает места для всех записей или пояснений, следует переходить на третью страницу обложки (правую половину последнего разворота трудовой книжки). Эта страница также является внутренней стороной обложки и предназначена для таких случаев.

Алгоритм действий при наличии нескольких дипломов:

• На ьном листе в графе «Образование» указывается высший достигнутый уровень (например, «Высшее»). В графе «Профессия, специальность» — специальность по последнему диплому.
• Если необходимо зафиксировать наличие предыдущего образования или второй специальности для полноты картины (хотя строгой обязанности указывать все образования нет, указывается то, которое актуально для работы), можно сделать об этом отметку.
• Если же речь идет о внесении изменений в уже существующую запись (сотрудник получил диплом уже в процессе работы), то на ьном листе ничего не зачеркивается. Новая запись о более высоком образовании вносится после старой через запятую или с новой строки, если позволяет место.
• Если места на ьном листе физически нет, запись о новом образовании вносится на свободное место рядом или (при необходимости пояснений) на внутренней стороне обложки, где также можно перечислить все имеющиеся квалификации.

Особенности заполнения в 2026 году

В современных условиях (2024–2026 гг.) важно учитывать следующие изменения и тенденции:

• Отсутствие графы «Неоконченное высшее»: В новых формах и по новым правилам сведения о незаконченном высшем или среднем образовании на ьном листе не указываются. Пишется только уровень завершенного образования.
• Бакалавриат и магистратура: Если работник окончил бакалавриат или магистратуру, в графе «Профессия, специальность» указывается направление подготовки, как оно записано в дипломе.
• Электронные трудовые: Не забывайте, что с 2020 года для большинства работников основным документом стала электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения о образовании в ЭТК вносятся в соответствующие разделы информационного системы, и там технически возможно указать несколько уровней образования без проблем с местом.

Типичные ошибки при заполнении

Анализируя практику и статьи экспертов (например, материалы журналов «Кадровик-практик»), можно выделить ошибки, которые часто допускают при оформлении ьного листа, особенно когда речь идет о сложных случаях с образованием:

1. Зачеркивание старой записи об образовании. Это грубая ошибка. Если образование повысилось, новая запись дописывается рядом. Зачеркивания допускаются только для ФИО.
2. Использование сокращений. Названия учебных заведений, уровни образования и специальности должны писаться полностью, как в документах об образовании.
3. Отсутствие подписи работника. После внесения любых данных (особенно при выдаче дубликата или первой записи) работник обязан заверить правильность сведений своей подписью.
4. Неверное указание профессии. Если у человека общее образование (школа), графа «Профессия, специальность» не заполняется. Если есть диплом, пишется строго по диплому.

Заверение записей

После внесения всех сведений о ФИО, дате рождения, образовании и профессии:

1. Указывается дата заполнения ьного листа.
2. Свою подпись ставит работник (владелец трудовой книжки).
3. Свою подпись (разборчиво) ставит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.
4. Ставится печать работодателя (организации или кадровой службы), если она используется в организации.

Помните: аккуратность и соответствие записей документам об образовании — залог отсутствия проблем при проверках и при оформлении пенсии сотруднику в будущем. Если у работника несколько образований, приоритет отдается тому, которое соответствует текущей должности, но при желании и наличии места можно указать и предыдущие уровни через запятую, не прибегая к зачеркиваниям.