Вопрос оформления трудовых отношений с председателем правления (будь то ТСЖ, СНТ, ЖСК или производственный кооператив) остается одним из самых дискуссионных в кадровом делопроизводстве. С одной стороны, председатель — это выборное должностное лицо, с другой — он выполняет функции единоличного исполнительного органа, что часто подразумевает наличие трудового договора. В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку председателя правления, учитывая актуальные нормы законодательства и судебную практику по состоянию на май 2026 года.

Нужно ли заводить трудовую книжку председателю правления?

Прежде чем приступать к заполнению, необходимо определить правовой статус отношений. Согласно сложившейся судебной практике (в т.ч. определению СК по гражданским делам Нижегородского областного суда), наличие записи в трудовой книжке само по себе не являеться безусловным доказательством трудовых отношений, если отсутствует реальный трудовой договор и фактическое выполнение трудовой функции.

Однако, если с председателем правления заключен трудовой договор, ведение трудовой книжки обязательно. Это касается ситуаций, когда:

• Председатель работает по основному месту работы.
• Председатель работает по совместительству (по его желанию вносится соответствующая запись).
• Организация (ТСЖ, СНТ) выступает полноценным работодателем, выплачивает зарплату, налоги и обеспечивает социальные гарантии.

Важно: Если председатель работает безвозмездно или получает лишь вознаграждение за счет членских взносов без оформления трудового договора, запись в трудовую книжку вноситься не должна. В этом случае отношения регулируются гражданско-правовыми нормами и уставом организации.

Кто имеет право подписывать трудовую книжку?

Один из самых частых вопросов: кто ставит подпись в графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек», если сам председатель является единственным исполнительным органом?

Здесь возможны два варианта:

1. Наличие уполномоченного лица. Если в штате есть сотрудник отдела кадров или бухгалтер, на которого приказом возложены обязанности по ведению трудовых книжек, подписывает именно он.
2. Отсутствие других сотрудников. Если председатель — единственный работник организации (или единственный, кто уполномочен на эти действия), он имеет право подписывать трудовую книжку самостоятельно. В этом случае в графе должности указывается его должность (Председатель правления), ставится подпись и печать организации (при наличии).

Судебная практика подтверждает: если в организации нет иного лица, уполномоченного на ведение кадрового делопроизводства, руководитель вправе самостоятельно вносить записи и заверять их своей подписью.

Пошаговая инструкция по заполнению ьного листа

Заполнение производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается.

Основные поля ьного листа:

• Фамилия, Имя, Отчество: Пишутся полностью, без сокращений, в соответствии с паспортом.
• Дата рождения: Формат ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Образование: Указывается уровень образования (высшее, среднее профессиональное и т.д.) на основании диплома или аттестата.
• Профессия, специальность: Записывается точно так, как указано в документе об образовании.
• Дата заполнения: Текущая дата внесения записи.
• Подпись владельца: Председатель правления собственноручно ставит подпись.
• Подпись лица, ответственного за ведение: Как упоминалось выше, это может быть сам председатель или уполномоченное лицо.
• Печать организации: Ставится при наличии (организации могут работать без печати, но для трудовой книжки ее наличие желательно во избежание вопросов).

Внесение записи о приеме на работу

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Нумерация записей ведется сквозная по всей книжке.

Пример заполнения граф:

Обратите внимание: Основанием для записи служит не только трудовой договор, но и протокол общего собрания (или совета директоров), которым председатель был избран. В графе «Документ-основание» желательно указать оба документа.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2026 года электронная трудовая книжка является основным форматом хранения сведений о стаже. Фактическим оператором данных выступает Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР).

Алгоритм действий работодателя при приеме председателя:

1. Заключить трудовой договор и издать приказ о приеме.
2. Сформировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Прием») в программе 1С:ЗУП или ином кадровом ПО;
3. Передать данные в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
4. Убедиться, что данные успешно приняты фондом.

Если председатель правления ведет бумажную трудовую (так как работал до 2021 года и не отказался от нее), запись вносится и в бумажный бланк, и в электронную систему. Если бумажной нет — только в электронную.

Увольнение председателя правления

Процедура увольнения также требует внимательного заполнения. Основанием может быть истечение срока полномочий, решение общего собрания или собственное желание.

Порядок действий:

• Издать приказ об увольнении (основание: протокол общего собрания об освобождении от должности).
• Внести запись в трудовую книжку со ссылкой на статью ТК РФ (часто п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, по соглашению сторон, или п. 3 ч. 1 ст. 77 — по истечении срока договора).
• Заверить запись подписью ответственного лица и печатью.
• Выдать трудовую книжку на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.
• Сформировать и отправить в СФР отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Увольнение»).

В случае споров (как в деле Илларионова С;Л. против ТСЖ «Пономарева-2»), суд может обязать организацию издать приказ об увольнении и внести запись в трудовую книжку, если факт трудовых отношений будет доказан.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие протокола избрания. Без протокола общего собрания запись о приеме председателя будет считаться незаконной.
• Неверное основание в графе «Документ». Необходимо указывать именно тот документ, на основании которого человек принят (протокол + договор).
• Игнорирование ЭТК. Несвоевременная подача формы ЕФС-1 грозит штрафами для организации.
• Подпись «самому себе» без оснований. Если в организации есть приказ о назначении ответственного за кадры (даже если это сам председатель), в подписи лучше указать: «Председатель правления, уполномоченный приказом №__ от __», чтобы избежать вопросов о легитимности записи.

Заполнение трудовой книжки председателя правления — процесс, требующий строгого соблюдения баланса между корпоративным законодательством (избрание собранием) и трудовым правом (оформление договора). Главное правило: если есть трудовой договор и выплата зарплаты, должна быть и запись в трудовой книжке (бумажной или электронной). Правильное оформление документов защитит как самого председателя, так и организацию от претензий контролирующих органов и судебных исков.

Помните: актуальность данных в трудовой книжке — это гарантия правильного исчисления пенсии и подтверждения стажа в будущем.