Оформление сотрудника — это не только подписание трудового договора, но и корректное ведение документации, подтверждающей трудовой стаж. В 2026 году процесс заполнения трудовой книжки имеет свои особенности, связанные с параллельным существованием бумажного и электронного форматов. Ошибки в записях могут привести к проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа, поэтому работодателю необходимо строго следовать установленным правилам.
Электронная или бумажная: с чего начать?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При приеме на работу в 2026 году алгоритм действий зависит от того, какой формат ведения стажа выбрал сотрудник:
- Сотрудник выбрал электронную форму: Работодатель не вносит записи в бумажную книжку (если она есть на руках), а передает сведения в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
- Сотрудник сохранил бумажную форму: Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и параллельно передавать данные в СФР.
- Сотрудник впервые трудоустраивается: Бумажная трудовая книжка таким работникам больше не заводится. Весь стаж ведется исключительно в электронном виде.
Важно: Если сотрудник при трудоустройстве предоставил бумажную трудовую книжку и одновременно подал заявление о переходе на электронную форму, работодатель должен сначала внести запись о приеме в бумажный документ, затем сделать запись о подаче заявления на переход на ЭТК, и только после этого (в течение трех рабочих дней) вернуть книжку сотруднику.
Сроки внесения записей
Законодательство устанавливает четкие временные рамки для оформления документов:
- Бумажная трудовая книжка: Запись о приеме на работу вносится не позднее 5 рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудника (если работа является для него основной). Если сотрудник принят по совместительству, запись вносится по его желанию.
- Электронная трудовая книжка (отчетность в СФР): Сведения о приеме на работу необходимо передать в Социальный фонд России не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.
Пошаговая инструкция: как заполнить раздел «Сведения о работе»
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Приказом Минтруда. Каждая запись должна быть внесена аккуратно, без сокращений (кроме общепринятых), чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Шаг 1. Наименование организации
В графе 3, перед записью о приеме, должно быть указано полное и сокращенное наименование организации (если оно есть). Это делается в виде заголовка. Без указания названия компании запись о приеме будет считатся недействительной.
Шаг 2. Внесение записи о приеме (Графы 1–4)
Запись вносится в соответствующие графы таблицы:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в пределах раздела).
- Графа 2: Дата приема на работу (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3: Текст записи. Пример: «Принят в отдел продаж менеджером по продажам». Здесь же указывается структурное подразделение, если это предусмотрено штатным расписанием.
- Графа 4: Основание записи. Указываются реквизиты приказа (распоряжения) о приеме: номер и дата. Пример: «Приказ от № 45-к».
Шаг 3. Заверение записи
Запись заверяется подписью ответственного лица (работодателя или уполномоченного сотрудника) и печатью организации (при ее наличии). Также свою подпись ставит сам работник, подтверждая ознакомление с записью.
Особенности работы по совместительству
Если сотрудник устраивается по совместительству, запись в его трудовую книжку вносится только по его желанию. Для этого он должен предоставить:
- Паспорт;
- Документ, подтверждающий работу по основному месту (справка, копия трудовой или выписка);
- Заявление о внесении записи о совместительстве.
Запись вносится на основании документов, подтверждающих факт работы у другого работодателя, и приказа о приеме по совместительству.
Типичные ошибки и как их избежать
Анализ практики показывает, что чаще всего встречаются следующие ошибки:
- Отсутствие наименования организации
- Сокращения
- Несоответствие дат
- Использование неправильных чернил
- Запись без основания
Совет: Перед тем как внести запись в трудовую книжку нового образца, внимательно проверьте ьный лист. В новых бланках указано, что печать ставится «при ее наличии». Если у организации нет печати, запись заверяется только подписью.
Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу, обязанность каждого работодателя. В 2026 году важно помнить о двойной ответственности: корректно заполнить бумажный документ (если он ведется) и своевременно отправить данные в электронном виде в СФР. Соблюдение этих правил гарантирует сотруднику сохранение его пенсионных прав, а организации — отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов.