Прием на работу – важный этап в карьере каждого человека. Одним из ключевых документов, оформляемых при трудоустройстве, является трудовая книжка. Особенно важно правильно заполнить трудовую книжку при первом трудоустройстве, чтобы избежать ошибок и проблем в будущем. В этой статье мы подробно рассмотрим, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу впервые, какие документы необходимы и какие правила нужно соблюдать.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем и содержит сведения о трудовой деятельности работника. Она является официальным подтверждением стажа работы и служит основанием для начисления заработной платы, выплаты пособий и других льгот.

Когда оформляется трудовая книжка?

Трудовая книжка оформляется работодателем при приеме работника на работу, если работа у данного работодателя является для работника основной. В настоящее время, с 1 января 2026 года, переходный период по внедрению электронных трудовых книжек завершен, и бумажные трудовые книжки для новых работников оформляются реже.

Какие документы нужны для оформления трудовой книжки?

Для оформления трудовой книжки при приеме на работу впервые вам понадобятся следующие документы:

• Паспорт работника: Необходимо предоставить копию паспорта.
• СНИЛС работника: Необходим для внесения информации о работнике в базу данных СФР (Социального Фонда России).
• Трудовой договор: Документ, подтверждающий заключение трудового соглашения между работником и работодателем.
• Заявление о приеме на работу: Официальный документ, оформляемый работодателем.

Как заполнить трудовую книжку при приеме на работу впервые: пошаговая инструкция

ьный лист:

• Внимательно заполните все поля ьного листа.
• Наименование организации: Укажите полное наименование организации в соответствии с учредительными документами.
• Юридический адрес: Укажите юридический адрес организации.
• ИНН и КПП: Укажите ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учет) организации.
• Дата открытия: Укажите дату открытия трудовой книжки. Обычно это дата приема работника на работу.
• ФИО работника: Укажите фамилию, имя и отчество работника полностью.
• Дата рождения: Укажите дату рождения работника.
• Место рождения: Укажите место рождения работника.
• Паспортные данные: Укажите паспортные данные работника (серия, номер, кем и когда выдан).
• СНИЛС: Укажите номер СНИЛС работника.
• Дата приема на работу: Укажите дату приема работника на работу.
• Должность: Укажите должность, на которую принят работник.
• Информация о квалификации: Укажите квалификацию работника (например, «электромеханик судового»).
• Условия работы: Укажите условия работы (например, «для выполнения работ вахтовым методом»).

Раздел «Сведения о работе»:

• Этот раздел заполняется работодателем по мере изменения трудовой деятельности работника.
• Графа 3 (Наименование организации): Указывается наименование организации, в которой работает работник.
• Графа 4 (Дата зачисления в должность): Указывается дата приема работника на работу.
• Графа 5 (Должность): Указывается должность работника.
• Графа 6 (Квалификация): Указывается квалификация работника.
• Графа 7 (Условия работы): Указываются условия работы (например, вахтовый метод).
• Графа 8 (Дата увольнения): Указывается дата увольнения работника.
• Графа 9 (Причина увольнения): Указывается причина увольнения работника.
• Графа 10 (Сведения о прекращении трудовых отношений): Указываются сведения о прекращении трудовых отношений (например, «по соглашению сторон»).

Важные моменты при заполнении трудовой книжки

• Заполнение должно быть аккуратным и разборчивым. Используйте чернила темного цвета.
• Записи должны производиться непосредственно после наступления события. Не допускается задержка в заполнении записей.
• Записи должны производиться в присутствии работника. Работник должен подписать записи о приеме на работу, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности.
• В графе «Причина увольнения» необходимо указывать точную причину увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
• При внесении исправлений в трудовую книжку необходимо производить зачеркивание неверной записи и внесение верной записи с указанием даты и подписи работодателя.
• В электронном виде трудовая книжка формируется в личном кабинете работника на портале Госуслуг или через портал СФР.

Электронная трудовая книжка

С 1 января 2026 года в России действует электронная трудовая книжка. Она ведется в электронном виде и доступна работнику и работодателю через портал Госуслуг или портал СФР. При приеме на работу впервые электронная трудовая книжка формируется автоматически. Работодатель обязан направить сведения о приеме на работу в СФР в течение одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

Где можно получить консультацию?

Если у вас возникли вопросы по заполнению трудовой книжки, вы можете обратиться за консультацией в:

• Отдел кадров организации, в которой вы работаете.
• Социальный фонд России (СФР).
• Юридическую консультацию.

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу впервые – это важный шаг для защиты ваших трудовых прав. Соблюдайте правила заполнения, внимательно проверяйте записи и не стесняйтесь обращаться за консультацией, если у вас возникнут вопросы. Электронная трудовая книжка упрощает процесс ведения учета трудовой деятельности и обеспечивает доступ к информации о вашем стаже работы в любое время и в любом месте.

Важно помнить: Информация в данной статье носит справочный характер и не является юридической консультацией. При возникновении сложных ситуаций рекомендуется обратиться к специалистам в области трудового права.