Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Её правильное заполнение при приеме на работу — обязанность работодателя, регламентированная статьей 66 Трудового кодекса РФ и Инструкцией Минтруда России от № 69.

Нормативная база: что нужно знать

Основные документы, регулирующие вопрос:

• ТК РФ, ст. 66, 67, 68 — общие требования к оформлению.
• Инструкция Минтруда № 69 — детальные правила заполнения, хранения, исправлений.
• Форма ЕФС-1 — сведения о кадровых событиях (в т.ч. прием) подаются в СФР в электронном виде не позднее следующего рабочего дня.

Важно! Работодатель (включая ИП) обязан обеспечить работника трудовой книжкой (оформленной или вкладышем) за свой счет, если у него её нет.

Пошаговая инструкция: как заполнить трудовую книжку при приеме

Подготовка

1. Получить у работника оригинал трудовой книжки (или вкладыш, если она заводится впервые).
2. Проверить правильность заполнения предыдущих записей, отсутствие исправлений, перечёркиваний.
3. Убедиться, что в книжке есть серия и номер, дата выдачи, подпись и печать выдавшего органа.

Заполнение записи о приеме

Запись вносится на первую свободную страницу (или в специальный вкладыш) рукописно, разборчиво, без исправлений и сокращений. Используется синяя или черная паста для шариковой ручки.

Особенности заполнения для разных случаев

А) Прием на работу впервые (молодой специалист без трудовой книжки)

• Работодатель обязан завести новую трудовую книжку (или вкладыш) за свой счет.
• В первой записи указывается: «Трудовая книжка заведена [число, месяц, год]».
• Сразу после этой записи делается запись о приеме по образцу выше.
• Важно! С года молодые люди (до 35 лет), устраивающиеся на работу впервые, могут получить электронную трудовую книжку (ЭТК) вместо бумажной. Работодатель обязан информировать об этом.

Б) Прием к индивидуальному предпринимателю (ИП)

• Запись оформляется аналогично.
• В качестве работодателя указывается ФИО ИП и ОГРНИП.
• Подпись ставит сам ИП (как работодатель).
• Печать не требуется (если ИП не использует печать).

В) Прием по срочному трудовому договору (сезонный, на время)

• Указывается точный срок действия договора: «Принят(а) на работу с [дата] по [дата]».
• В форме ЕФС-1 событие «ПРИЕМ» подается в СФР не позднее следующего рабочего дня.

Кто отвечает и сроки

• Ответственность за правильность и своевременность заполнения несет работодатель (его кадровый специалист или уполномоченное лицо).
• Срок: запись вносится в день приема на работу (при подписании трудового договора). Если книжка была у работника, её возвращают ему сразу после внесения записи.
• Если книжка заводится впервые, её передают работнику в день приема или в течение 3 рабочих дней после издания приказа о приеме.

Типичные ошибки и как их избежать

Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку?

1. Работодатель обязан завести новую (уведомив об этом работника письменно).
2. В книжке делается запись: «Трудовая книжка заведена [дата] в связи с отсутствием у работника документа, подтверждающего его трудовую деятельность.».
3. Затем вносится запись о приеме.
4. Расходы на изготовление книжки (вкладыша) — за счет работодателя.

Современный аспект: электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года работники имеют право на ЭТК вместо бумажной. При приеме:

• Работник подает заявление о ведении ЭТК.
• Работодатель вносит сведения о приеме в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) и передает их в СФР.
• Запись в бумажную книжку не делается (если она не ведется параллельно по заявлению работника).

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме — это соблюдение закона и защита интересов обеих сторон. Ключевые правила: своевременность, точность, однозначность, отсутствие исправлений. При наличии сомнений всегда обращайтесь к актуальной редакции Инструкции Минтруда № 69 или консультируйтесь с юристом.

Дата актуализации материала: май 2026 года. Перед применением проверьте возможные изменения в законодательстве.