В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный документ по-прежнему сохраняет свою юридическую силу для тех, кто не перешел полностью на цифровой формат или ведет его параллельно. Оформление записи об увольнении, это финальный и критически важный этап трудовых отношений. Ошибка в формулировке или дате может создать серьезные проблемы для работника при получении пенсии или нового места работы.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнить графы, какие формулировки использовать согласно Трудовому кодексу РФ и на что обратить особое внимание в текущем году.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем вносить конкретную запись об увольнении, необходимо помнить о фундаментальных требованиях, установленных Порядком ведения и хранения трудовых книжек:

• Чернила: Записи вносятся шариковой или перьевой ручкой, а также линером. Цвет чернил должен быть синим, фиолетовым или черным.
• Аккуратность: Не допускается использование сокращений (кроме общепринятых), зачеркиваний и исправлений. Если ошибка допущена, она исправляется по специальной процедуре, а не замазывается корректором.
• Язык: Записи ведутся на русском языке. В республиках РФ допускается дублирование на национальном языке.
• Нумерация: Все записи нумеруются в графе 1 в порядке возрастания.

Пошаговая инструкция: как заполнить 4 графы при увольнении

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы. При увольнении заполняются все они. Рассмотрим алгоритм действий кадровика или работодателя:

Графа 1: Порядковый номер

Здесь указывается номер записи по порядку внутри раздела. Он должен следовать за последней сделанной записью (например, о приеме на работу или переводе). Если страница закончилась, номер продолжается на вкладыше.

Графа 2: Дата увольнения

В эту графу вносится дата прекращения трудового договора.

Важно: Даты пишутся арабскими цифрами: день и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, ).

Датой увольнения считается последний день работы сотрудника, если иное не предусмотрено законом или договором.

Графа 3: Причина и основание увольнения

Это самая важная часть записи. Здесь указывается причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ. Формулировка должна дословно соответствовать законодательству.

Примеры правильных формулировок:

1. По собственному желанию:
   
   «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
   
   Также допускается вариант: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Оба варианта равнозначны.
2. По сокращению штата:
   
   «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
3. По соглашению сторон:
   
   «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Обратите внимание: Ссылаться нужно именно на статью 77 (основания прекращения трудового договора) или статью 81 (расторжение по инициативе работодателя), но не на статью 80 (которая регулирует только процедуру подачи заявления по собственному желанию).

Графа 4: Документ-основание

Здесь указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя об увольнении. Записывается название документа, его номер и дата издания.

Пример: «Приказ от № 45-к».

Особенности увольнения в 2026 году: Электронная и бумажная книжки

В 2026 году процесс увольнения имеет двойную природу из-за параллельного существования бумажных и электронных форм.

Если у работника бумажная трудовая книжка

Работодатель обязан:

• Внести запись в бумажную трудовую книжку в день увольнения.
• Заверить запись подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если печать используется).
• Внести запись в раздел «Сведения о работе» личной карточки работника (форма Т-2), где работник ставит свою подпись.
• Выдать трудовую книжку на руки работнику в день увольнения под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Если работник ведет электронную трудовую книжку (ЭТК)

Для сотрудников, выбравших ЭТК, бумажный документ не ведется (или выдаётся на руки с записью о переходе на ЭТК). В этом случае работодатель:

1. Не вносит записи в бумажную книжку (она хранится у работника как исторический документ).
2. Формирует и отправляет в Социальный фонд России (СФР) отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) с сведениями об увольнении.
3. Срок подачи отчета ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Согласно актуальным данным, полный отказ от бумажных трудовых книжек ожидается в ближайшие годы, однако до выхода соответствующих федеральных законов обе версии имеют равную юридическую силу, и правила их заполнения остаются строгими.

Частые ошибки при заполнении

Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией и пенсионным фондом, избегайте следующих ошибок:

• Неверная ссылка на статью: Ссылка на ст. 80 ТК РФ вместо ст. 77 ТК РФ при увольнении по собственному желанию.
• Сокращения: Написание «ст.» вместо «статья», «п.» вместо «пункт» (в некоторых случаях допускается, но лучше писать полностью во избежание разночтений), «РФ» вместо «Российской Федерации» внутри основной формулировки.
• Несоответствие дат: Дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа и датой фактического прекращения работы.
• Отсутствие подписи: Запись об увольнении обязательно должна быть заверена подписью работодателя.

Правильно оформленная запись об увольнении в трудовой книжке — это гарантия прав работника и соблюдение закона работодателем. Независимо от того, идет речь о бумажном документе или электронном реестре, ключевыми остаются точность формулировок, соответствие статьям Трудового кодекса РФ и своевременность передачи данных в СФР. Помните: в графе 3 мы пишем причину со ссылкой на закон, а в графе 4, основание (приказ).

Соблюдение этих простых, но важных правил поможет избежать трудовых споров и обеспечит беспроблемный переход сотрудника к новому этапу карьеры.