Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному формату, бумажные трудовые книжки всё ещё востребованы, особенно в небольших организациях и у работников, предпочитающих традиционный вид. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить первую (ьную) страницу трудовой книжки и привести её в соответствие с действующим законодательством.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности.
• Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. «Об утверждении образцов трудовой книжки и вкладыша к ней» – определяет внешний вид и порядок заполнения.
• Приказ Минтруда России от 31 октября 2020 г. № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – актуальный бланк (действует с 1 сентября 2021 г.).
• Федеральный закон от № 44‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части обеспечения доступа к информации о трудовой деятельности» – регулирует переход на электронные трудовые книжки.

С 1 января 2021 г. работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде через ПФР, однако бумажный вариант сохраняется для тех сотрудников, которые подают заявление о ведении бумажной книжки (или для организаций, не подключённых к ЕГИСЗ).

Что нужно подготовить перед заполнением

1. Получить бланк трудовой книжки установленного образца (можно скачать с сайта Минтруда или приобрести в канцелярии).
2. Подготовить данные сотрудника:
   • ФИО полностью;
   • Дата, месяц и год рождения;
   • Место рождения (город, область/край, страна);
   • Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания);
   • Профессия, специальность или должность, которую сотрудник будет занимать при приёме;
   • Серия и номер паспорта (или другого документа, удостоверяющего личность);
   • ИНН и СНИЛС (при наличии).
3. Иметь под рукой печать организации (печать кадровой службы) и подпись ответственного за выдачу трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров или руководитель).
4. Подготовить черную или синюю пасту (для заполнения бланка ручкой).

Образец заполнения ьного листа трудовой книжки

Ниже представлен пример заполнения первой страницы (ьного листа) трудовой книжки. Все поля выделены жирным шрифтом для наглядности.

ьный лист (образец)

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Образец установленного образца

Фамилия: Иванов
Имя: Иван
Отчество: Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва, Россия
Образование: высшее, специальность «Экономист», МГУ им. Ломоносова, 2012 г.
Профессия, специальность: экономист
Документ, удостоверяющий личность: паспорт РФ серия 45 № 123456
ИНН: 770123456789
СНИЛС: 123-456-789 00

Дата выдачи трудовой книжки: 
Подпись ответственного за выдачу: _____________________ /Петрова С.В./
Печать организации: [ place for stamp ]

После заполнения всех полей ставится подпись ответственного лица и печать организации (при наличии). Далее следует перейти к заполнению раздела «Сведения о работе» (внутренние страницы).

Пошаговая инструкция по началу ведения трудовой книжки

1. Проверка актуальности бланка. Убедитесь, что используете форму, утверждённую приказом Минтруда № 697н от (действует с ).
2. Заполнение ьного листа. Внесите данные сотрудника согласно образцу выше. Поля заполняются печатными буквами, без сокращений, кроме общепринятых (г., ул., д.).
3. Подпись и печать. После внесения всех данных ответственный сотрудник отдела кадров ставит свою подпись и ставит печать организации. Если у организации нет печати, подпись достаточно, но рекомендуется иметь штамп «Кадровая служба».
4. Вручение трудовой книжки сотруднику. Книжка выдается сотруднику под роспись в журнале учета трудовых книжек (или в электронном журнале, если ведётся электронно).
5. Запись о приёме на работу. На следующей странице (раздел «Сведения о работе») делается первая запись:
   • Дата приёма;
   • Наименование организации;
   • Должность, отдел, структурное подразделение;
   • Трудовой договор (номер и дата);
   • Подпись руководителя и печать.
6. Хранение. Трудовая книжка хранится у сотрудника. Работодатель обязан вести журнал учета issued трудовых книжек и обеспечивать их конфиденциальность.

Особенности электронных трудовых книжек (ЕТК)

С 2021 г. основной формат ведения трудовых книжек – электронный, доступный через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе ПФР. Работодатель обязан:

• Ежемесячно передавать сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой деятельности сотрудника в ПФР;
• Информировать сотрудника о возможности получения выписки из ЕТК по его требованию;
• При запросе сотрудника о выдаче бумажной трудовой книжки – предоставить её в течение трёх рабочих дней (если сотрудник ранее выбрал бумажный вариант).

Если сотрудник изначально выбрал электронный формат, но позже захотел бумажную книжку, работодатель обязан изготовить её на основе данных из ЕТК и оформить согласно образцу, описанному выше.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли начать трудовую книжку с чистого листа без предыдущих записей?

Да, если у сотрудника ранее не было трудовой книжки (например, первый job или восстановление после утери). В этом случае ьный лист заполняется с нуля, а последующие записи начинаются с первой записи о приёме на работу;

Нужно ли заверять каждую запись печатью?

Согласно действующим правилам, только первая запись о приёме на работу и запись об увольнении заверяются печатью организации и подписью руководителя. Промежуточные записи (переводы, награждения) могут быть заверены только подписью ответственного отдела кадров, печать не обязательна.

Что делать, если у организации нет печати?

Отсутствие печати не является основанием для отказа в выдаче трудовой книжки. Достаточно подписи ответственного лица; Однако для официальности рекомендуется заказать простую круглую печать с наименованием организации.

Можно ли использовать шаблон из интернета?

Можно, но только если шаблон полностью соответствует утверждённому приказом Минтруда образцу. Любые отклонения (изменение порядка полей, добавление лишних строк) могут привести к признанию книжки недействительной.

Начало ведения трудовой книжки – важный этап в оформлении трудовых отношений. Соблюдение установленного образца и порядка заполнения гарантирует юридическую значимость документа и защищает права как работника, так и работодателя. Несмотря на развитие электронных форм, знание правил заполнения бумажной трудовой книжки остаётся актуальным, особенно для небольших компаний и ситуаций, когда сотрудник предпочитает традиционный вид документа.

Следуйте представленной инструкции, используйте актуальный бланк, и ваша трудовая книжка будет оформлена корректно и без замечаний со стороны контролирующих органов.