Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2021 года порядок её ведения и заполнения был существенно обновлён в соответствии с Приказом Минтруда России от № 320н. В 2026 году правила остаются актуальными, но многие работодатели сталкиваются с вопросом: как правильно заполнить трудовую книжку вновь, особенно если она потеряна, испорчена или работник впервые поступает на работу?

В этой статье мы подробно разберём все этапы заполнения трудовой книжки впервые и вновь — включая случаи выдачи дубликата, исправления ошибок и перехода на электронный формат. Всё, строго в соответствии с действующим законодательством РФ.

Когда требуется заполнить трудовую книжку вновь?

Заполнение трудовой книжки вновь происходит в следующих случаях:

• Работник впервые поступает на работу и не имеет трудовой книжки (в т.ч. утерянной, повреждённой или не выданной ранее);
• Трудовая книжка утеряна, повреждена или признана непригодной к использованию (например, порвана, выцвела, испорчена);
• Обнаружены грубые ошибки в ранее заполненной книжке, которые невозможно исправить;
• Работник получает дубликат трудовой книжки по запросу;
• Работник переходит на электронную трудовую книжку (ЭТК), но ранее не имел бумажной, тогда бумажная книжка не заполняется (см. п. 2.3 ниже).

Важно! С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно ФЗ-439 от , для лиц, впервые поступающих на работу после 1 января 2020 года, бумажная трудовая книжка не заполняется — вместо неё формируется ЭТК в Пенсионном фонде РФ. Исключение, если работник лично подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

Ответственность за правильное заполнение, хранение и выдачу трудовой книжки несёт работодатель — то есть организация или индивидуальный предприниматель, заключивший трудовой договор с работником.

Внутри организации ответственность обычно возлагается на:

• Сотрудника кадровой службы (кадровика);
• Бухгалтера (если в малом бизнесе нет отдельного кадровика);
• Руководителя организации (в случае отсутствия кадрового отдела).

Все записи вносятся только на основании официальных документов: приказа о приёме, приказа об увольнении, справки об армейской службе, свидетельства о смене фамилии и т.д.

Какие документы нужны для заполнения трудовой книжки вновь?

Для заполнения трудовой книжки впервые работодатель должен получить от работника следующие документы:

1. Паспорт (для заполнения ФИО, даты рождения, адреса);
2. Документ об образовании (диплом, аттестат — для указания квалификации, если требуется);
3. СНИЛС (для формирования ЭТК, если работник не подал заявление о бумажной книжке);
4. Документы, подтверждающие предыдущий трудовой стаж (если работник ранее работал, но книжка утеряна — справки с предыдущих мест работы);
5. Свидетельство о заключении/расторжении брака (если менялась фамилия);
6. Справка из военкомата (если работник проходил военную службу);
7. Заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) — если работник впервые устраивается на работу после .

Порядок заполнения трудовой книжки вновь: пошаговая инструкция

Заполнение производится в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора (согласно ст. 66 ТК РФ и п. 2.2 Инструкции № 320н).

Заполнение ьного листа

ьный лист — это первая страница трудовой книжки. Здесь указываются персональные данные работника. Заполняется ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета — никаких карандашей, шариковых ручек с красными чернилами!

Обязательные поля:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте;
• Дата рождения, в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Образование — указывается по паспорту или диплому (например: «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее»);
• Профессия, специальность — по документам об образовании (если есть);
• Дата заполнения книжки — дата, когда вносятся данные (обычно день приёма на работу);
• Подпись работника — работник расписывается в графе «Подпись работника»;
• Подпись ответственного лица, кадровик или руководитель;
• Печать организации — ставится, если у организации есть печать (обязательно для юрлиц, необязательно для ИП).

Важно! Исправления на ьном листе строго запрещены. Если допущена ошибка — бланк уничтожается и заполняется новый.

Заполнение записей о трудовой деятельности

Записи вносятся в порядке хронологии, начиная с первого места работы. Каждая запись должна содержать:

1. Номер записи — по порядку (1, 2, 3…);
2. Дата приёма на работу, в формате ДД.ММ.ГГГГ;
3. Основание приёма, указывается номер и дата приказа (например: «Принят на работу по приказу № 5 от »);
4. Должность, профессия, специальность, полностью, как в приказе (без сокращений!);
5. Наименование организации — полное наименование, как в учредительных документах.

Пример записи:

1., принят на работу в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера по приказу № 5 от .

Записи вносятся только на основании приказа. Никаких «по устной договорённости»!

Записи о переводе, смене фамилии, армейской службе

Если работник ранее работал, но книжка утеряна — на основании справок с предыдущих мест работы вносятся все предыдущие записи. Если таких документов нет — вносятся только данные о текущем месте работы.

Особые случаи:

• Смена фамилии — вносится запись: «Фамилия изменена с [старая] на [новая] в связи с заключением брака (согласно свидетельству о браке № … от …).»
• Прохождение военной службы — запись: «Проходил военную службу в [название части] с [дата] по [дата] (согласно военному билету № …).»
• Работа по совместительству — запись: «Принят на работу по совместительству на должность …»

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял трудовую книжку, он должен:

1. Подать заявление работодателю о выдаче дубликата;
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов, трудовые договоры и т.д.);
3. Работодатель на основании этих документов составляет дубликат трудовой книжки.

Важно! Дубликат заполняется на новом бланке (не на испорченном). Все записи вносятся в хронологическом порядке, как в оригинале. В начале дубликата делается запись: «Дубликат трудовой книжки выдан взамен утраченной», с указанием даты утраты (если известна) и даты выдачи дубликата.

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

Исправления в трудовой книжке допускаются только в строгом соответствии с правилами.

Ошибки в записях (не на ьном листе)

Если ошибка допущена в записи о приёме, увольнении или переводе:

• Неверная запись зачёркивается одной линией (чтобы можно было прочитать текст);
• Сверху или рядом пишется: «Запись недействительна»;
• Вносится новая, правильная запись с указанием номера по порядку;
• Под новой записью ставится подпись ответственного лица и печать.

Запрещено: использовать корректор, закрашивать, стирать, наклеивать ленты.

Ошибки на ьном листе

Если ошибка допущена на ьном листе — блок уничтожается и заполняется новый. Никаких исправлений! Новый бланк выдаётся взамен испорченного, и в нём вносятся все данные заново.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года работодатели обязаны:

• Вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников (если они не подали заявление о сохранении бумажной);
• Если работник ранее имел бумажную книжку — он может выбрать: оставить её или перейти на ЭТК;
• Если работник впервые устраивается на работу после — бумажная книжка не заполняется, если он не подал заявление на её получение.

При переходе на ЭТК:

• В бумажную книжку вносится запись: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронный вид в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ»;
• Работник получает доступ к ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Бумажная книжка остаётся у работника как исторический документ, но новые записи в неё не вносятся.

Обязательные требования к оформлению

Все записи в трудовой книжке должны соответствовать следующим правилам:

• Записи ведутся ручкой с синими, чёрными или фиолетовыми чернилами;
• Нет сокращений, пишется полностью: «ООО», «должность», «приказ»;
• Дата, только в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• Номера приказов — с указанием даты;
• Подпись и печать обязательны;
• Записи вносятся в хронологическом порядке;
• Последняя запись — всегда о текущем месте работы или об увольнении.

Частые ошибки работодателей и как их избежать

1. Заполнение карандашом или красными чернилами — недопустимо. Используйте только синие/чёрные/фиолетовые ручки.
2. Сокращения — «бухг.», «дир.», «ООО “Ромашка”» — запрещены. Пишите полностью.
3. Нет приказа — запись в книжку без приказа — нарушение. Приказ — основание для любой записи.
4. Исправления на ьном листе — уничтожайте бланк и заполняйте новый.
5. Пропуск записи о смене фамилии — это может повлиять на подтверждение стажа при выходе на пенсию.
6. Не ведётся учёт движения книжек — ведите журнал учёта трудовых книжек (форма по Приложению 2 к Приказу № 320н).

Заполнение трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимый процесс, влияющий на права работника на пенсию, компенсации, отпуска и другие льготы.

Ключевые правила на 2026 год:

• Для новых сотрудников, электронная трудовая книжка по умолчанию, если не подано заявление на бумажную;
• Бумажную книжку заполняют только при наличии заявления работника или при утере предыдущей;
• Все записи — только на основании приказов и документов;
• Исправления, только по строгой процедуре, ьный лист — без исправлений;
• Ответственность за правильность — лежит на работодателе.

Скачать актуальную Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Приложение 2 к Приказу Минтруда № 320н от ) можно на официальном сайте Минтруда РФ или в системе ГАРАНТ/КонсультантПлюс.

Если вы сомневаетесь — лучше перепроверить документы, чем допустить ошибку. Правильно заполненная трудовая книжка — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.

Помните: трудовая книжка — это история жизни человека в труде. Её нужно вести с уважением и точностью.