Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. В современном мире она может быть как бумажной, так и электронной. В этой статье мы разберём, как правильно заполнить трудовую книжку в режиме «временно» (для временно занятых сотрудников, временных контрактов, а также в случае перехода на временный режим работы). Мы также покажем, как заполнить ЕФС‑1 в программе 1С:ЗУП и какие поправки к отчетности вступили в силу в 2025 году.
Что такое «временная» трудовая книжка?
Трудовая книжка, оформленная «временно», предназначена для сотрудников, которые находятся в периоде испытательного срока, временного трудоустройства, работы по контракту или временного перехода в другую организацию. В таком случае в книжке фиксируються только факты, относящиеся к конкретному периоду, а не полный стаж.
- Временный контракт – договор на определённый срок (до 3 лет).
- Испытательный срок – период, в течение которого работодатель проверяет квалификацию сотрудника.
- Трудоустройство в другой организации – при переводе сотрудника в другую компанию.
Правовые основы заполнения
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ № 1330 (от ) о порядке оформления временных трудовых книжек, необходимо соблюдать следующие требования:
- Запись должна содержать дату начала и окончания периода.
- Вместе с записью указывается должность, место работы и сведения о работодателе.
- При переходе на постоянную работу запись обновляется, а прежняя временная запись сохраняется в архиве.
- В случае электронного оформления – данные передаются в ЕФС‑1.
Как заполнить бумажную трудовую книжку «временно»
Ниже приведён пошаговый алгоритм:
- Подготовка: убедитесь, что у вас есть оригинал трудовой книжки и копия договора.
- Запись в книжке: в строку № 1 (или следующую свободную) пишем:
- Дата начала работы (день, месяц, год).
- ФИО сотрудника.
- Должность и место работы.
- Сведения о работодателе (название, ИНН, КПП).
- Срок работы (если известен).
- Подпись руководителя: руководитель подписывает запись и ставит печать.
- Сохранение: копия записи сохраняется в личном деле сотрудника.
Как заполнить ЕФС‑1 в 1С:ЗУП
В 2025 году в программу 1С:ЗУП были внесены поправки, которые упрощают оформление временных трудовых книжек. Ниже – пошаговый процесс:
- Откройте модуль «Трудовые книжки»: в главном меню выберите «Трудовые книжки» → «Новая запись».
- Выберите тип записи: «Временный контракт» или «Испытательный срок».
- Заполните поля:
- Дата начала и окончания периода.
- Должность, место работы.
- Сведения о работодателе (ИНН, КПП).
- Срок работы (если известен).
- Сформируйте ЕФС‑1: нажмите кнопку «Сформировать ЕФС‑1». Программа автоматически сгенерирует XML‑файл.
- Проверьте корректность: откройте файл в редакторе XML и убедитесь, что все поля заполнены.
- Передайте данные в ЕФС: нажмите «Отправить в ЕФС». Данные будут автоматически загружены в Федеральную электронную систему.
Важно помнить, что в 2025 году в ЕФС‑1 добавлены новые обязательные поля: «Дата окончания контракта» и «Срок испытательного срока». Неполные данные могут привести к отклонению отчёта.
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной, доступный через портал «Электронный персональный кабинет». Для оформления временной записи выполните следующие шаги:
- Войдите в портал: используйте электронную подпись.
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка»: выберите «Добавить запись».
- Заполните форму: укажите дату начала, окончания, должность, место работы и сведения о работодателе.
- Прикрепите скан договора: это подтверждает факт временного трудоустройства.
- Подтвердите запись: подпишите электронно и отправьте.
После подтверждения запись автоматически попадает в ЕФС‑1 и становится доступной для работодателя и сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить дату окончания временного контракта? Да, но только до момента подписания окончательного договора. После этого изменения возможны только через ЕФС‑1.
- Что делать, если работодатель не подписал запись? В таком случае запись считается недействительной. Нужно запросить подпись у руководителя.
- Как быстро получить электронную запись? После отправки в ЕФС‑1 обычно требуется 1–2 рабочих дня для проверки и утверждения.
- Можно ли объединить временную запись с постоянной? Да, при переходе на постоянную работу новая запись будет добавлена, а старая сохранится в архиве.
Заполнение трудовой книжки «временно» – это не просто формальность, а важный юридический акт, подтверждающий права и обязанности сторон. Соблюдение всех требований законодательства и правильное оформление в 1С:ЗУП и ЕФС‑1 поможет избежать ошибок и конфликтов в будущем. Не забывайте, что электронная трудовая книжка – это удобный и надёжный способ вести учёт трудового стажа, особенно в условиях гибкой и временной занятости.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадровому учёту или в службу поддержки 1С.