Вопрос: Что делать, если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки не осталось свободных строк для полной записи о приёме, переводе или увольнении?

Ответ: в таком случае запись делится между основной книгой и вкладышем. Ниже – подробная инструкция, нормативные ссылки и примеры оформления.

Когда нужен вкладыш?

• Все строки раздела «Сведения о работе» заполнены, а требуется добавить новую запись.
• При необходимости продлить срок действия трудовой книжки (например, при её замене).
• При ошибках в записях, которые невозможно исправить штампом «Исправлено».

Правовой фундамент

Оформление вкладыша регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 67) и приказом Минтруда России от № 3н «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней». В законодательстве не прописана точная последовательность прошивания, однако практикующие кадровики следуют следующим рекомендациям:

1. На ьном листе основной трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
2. Нумерация записей продолжается без пропусков – первая запись во вкладыше получает номер, следующий за последним в основной книжке.
3. Вкладыш вшивается между последним листом основной книги и её правой обложкой.

Как правильно начинать запись во вкладыше

Подготовка ьного листа вкладыша

ьный лист вкладыша заполняется в следующем порядке:

• Серия и номер вкладыша (указывается в штампе «Выдан вкладыш»).
• ФИО работника, дата рождения, пол.
• Дата выдачи вкладыша (обычно совпадает с датой первой записи во вкладыше).

Нумерация записей

Если последняя запись в основной книжке имела номер 29, то первая запись во вкладыше будет под номером 30. Нумерацию следует вести сквозной, без пропусков.

Формат записи

Запись начинается с указания даты и номера записи, далее – полная информация о событии (приём, перевод, увольнение). Пример:

01.2026 г. № 30
Приём на работу:
ООО «Ромашка», г. Москва,
должность – бухгалтер,
трудовой договор № 123/2026 от ,
оклад – 80 000 руб.

Штампы и подписи

• Штамп работодателя с надписью «Выдан вкладыш», указанием серии и номера.
• Подпись руководителя (директора, главного бухгалтера) и печать организации.
• Подпись работника (приём в работу) – необязательно, но часто делается.

Вшивание вкладыша

В законодательстве нет строгих требований к способу вшивания, однако рекомендуется:

1. Сначала полностью заполнить ьный лист и все страницы вкладыша.
2. Поставить штамп «Выдан вкладыш» на ьный лист основной книжки.
3. Вшить вкладыш между последним листом раздела «Сведения о работе» и правой обложкой книги (можно использовать скрепки, клей или прошивку).
4. Убедиться, что все страницы плотно прилегают и не выпадают.

Пример полного оформления вкладыша

Записи (продолжение нумерации):

01.2026 г. № 30
Приём на работу:
ООО «Ромашка», г. Москва,
должность – бухгалтер,
трудовой договор № 123/2026 от ,
оклад – 80 000 руб.
Подпись работодателя: __________ Печать

06.2027 г. № 31
Перевод на другую должность:
ООО «Ромашка», г. Москва,
должность – главный бухгалтер,
трудовой договор № 456/2027 от ,
оклад – 120 000 руб.
Подпись работодателя: __________ Печать

г. № 32
Увольнение:
ООО «Ромашка», г. Москва,
по собственному желанию,
трудовой договор № 789/2029 от ,
выплата компенсации – 200 000 руб.
Подпись работодателя: __________ Печать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли записать часть события в книгу, а часть – во вкладыш?

Да. Если в основной книге осталось хотя бы одна строка, запись начинается там, а продолжение (если места не хватает) – во вкладыше. Главное – сохранить сквозную нумерацию.

Нужно ли ставить штамп «Выдан вкладыш» каждый раз при добавлении новой записи?

Штамп ставится один раз – в момент выдачи вкладыша. При последующих записях достаточно подписи и печати работодателя.

Что делать, если вкладыш был утерян?

Требуется оформить дубликат вкладыша, оформить новый вкладыш и занести в него все записи, которые были в утерянном, а также поставить штамп «Выдан дубликат вкладыша».

Можно ли использовать электронный вариант вкладыша?

На данный момент Трудовой кодекс РФ допускает только бумажный вариант. Электронные трудовые книжки находятся в стадии пилотных проектов и пока не являются обязательными.

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск нумерации. Всегда проверяйте, какой номер последней записи в основной книге, и начинайте со следующего.
• Отсутствие штампа «Выдан вкладыш». Без него вкладыш считается недействительным.
• Неправильное место вшивания. Вкладыш должен находиться между последним листом раздела «Сведения о работе» и правой обложкой, иначе запись может быть потеряна.
• Не полные данные. Запись должна включать все обязательные реквизиты: дата, номер, наименование организации, должность, основание (приём, перевод, увольнение), номер и дату трудового договора, размер оплаты.

Вкладыш в трудовую книжку – это удобный инструмент, позволяющий сохранять полную историю трудовой деятельности сотрудника, когда в основной книге заканчивается место. Главное правило – сквозная нумерация и правильное оформление ьного листа и штампа. При соблюдении этих простых рекомендаций запись во вкладыше будет юридически корректной и легко проверяемой.

Дата публикации статьи: