Дата актуализации:

Содержание

• Законодательная база
• Что необходимо подготовить
• Пошаговая инструкция в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) - ред․ 3
• Отчётность в ПФР и формирование ЭТК
• Полезные советы и типичные ошибки
• FAQ

С 2021 года в России введён порядок ведения электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Это позволяет упростить процесс оформления, сократить бумажный документооборот и ускорить передачу сведений в Пенсионный фонд России (ПФР)․ В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) реализован штатный механизм формирования и подачи заявления сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие электронную трудовую книжку:

• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (частично)․
• Трудовой кодекс РФ, статья 65‑1 «Электронная трудовая книжка»․
• Приказ Минтруда России от  №  м‑1н «Об утверждении формы электронного документа о трудовой деятельности»․
• Постановление ПФР от  №  П‑17‑2021 «Об организации и ведении электронных трудовых книжек»․

Что необходимо подготовить

1. Обновлённую конфигурацию 1С:ЗУП 8 ред․ 3 (или более новую) с включённым модулем «Электронные трудовые книжки»․
2. Доступ к облачной подсистеме 1С:Фреш (если используется облачное хранение ЭТК)․
3. Согласие сотрудника (в виде заявления) о выборе формы ведения трудовой книжки․
4. Настроенный обмен с ПФР (веб‑сервис «СЗВ‑ТД»)․
5. Права доступа: пользователь должен иметь роль «Кадровый специалист» или аналогичную, позволяющую создавать и редактировать документы «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․

Пошаговая инструкция в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) - ред․ 3

Шаг 1․ Открываем справочник «Сотрудники»

В главном меню выбираем «Кадры → Сотрудники»․ Находим нужного работника и открываем его карточку двойным щелчком․

Шаг 2․ Переходим к документу «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

В карточке сотрудника нажимаем кнопку «Создать заявление» (или через «Документы → Заявления → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»)․

Шаг 3․ Заполняем заявление

1. Дата заявления – автоматически подставляется текущая дата․
2. Сотрудник – выбирается из списка (по умолчанию уже выбран)․
3. Вид заявления – раскрывающий список․ Нужно выбрать один из вариантов:
   • «Бумажная трудовая книжка»
   • «Сведения в электронной форме (ЭТК)»
   • «Ведение одновременно в бумажном и электронном виде» (по желанию)․
4. Основание – обычно «Согласие работника»; при необходимости указываем ссылку на приказ организации․
5. Подпись сотрудника – ставится электронная подпись (если используется электронный документооборот) или оставляется поле для печатной подписи․

Шаг 4․ Сохраняем и печатаем заявление

Нажимаем «Записать и закрыть»․ После сохранения в шапке документа появляется кнопка «Печать»․ Выбираем форму «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» и печатаем (или сохраняем в PDF)․

Шаг 5․ Регистрация заявления в системе

Для того чтобы заявление стало «активным», необходимо выполнить команду «Регистрация заявления»․ После регистрации система автоматически создаст запись в справочнике «Электронные трудовые книжки» и привяжет её к выбранному сотруднику․

Шаг 6․ Формирование электронной трудовой книжки

1. Перейдите в «Кадры → Электронные трудовые книжки»․
2. Найдите только что созданную запись (по ФИО сотрудника)․
3. Нажмите кнопку «Создать ЭТК»․ Система сформирует электронный документ в формате XML, совместимый с ПФР․
4. При необходимости добавьте «Сведения о предыдущих местах работы», если они есть в системе․

Шаг 7․ Передача сведений в ПФР

Для отправки данных в ПФР используем механизм «СЗВ‑ТД»:

1. Откройте «Отчёты → СЗВ‑ТД → Формировать и отправить»․
2. Выберите период (обычно текущий месяц) и отметьте нужного сотрудника․
3. Нажмите «Сформировать файл», затем «Отправить в ПФР»․ При успешной передаче появится подтверждающее сообщение․

Шаг 8․ Информирование сотрудника

После регистрации заявления и формирования ЭТК рекомендуется:

• Отправить сотруднику скан‑копию заявления (PDF) по электронной почте․
• Сообщить, что сведения о трудовой деятельности теперь находятся в электронном виде и доступны в личном кабинете ПФР․

Отчётность в ПФР и формирование ЭТК

Электронная трудовая книжка обязана быть синхронизирована с ПФР каждый месяц․ В 1С это делается через механизм СЗВ‑ТД․ При корректной настройке система автоматически:

• Создаёт файл XML с данными о трудовой деятельности․
• Отправляет файл в ПФР через защищённый канал (HTTPS)․
• Получает подтверждение о приёме (квитанцию)․

Все операции фиксируются в журнале «Обмен с ПФР», где можно просмотреть статус отправки и при необходимости повторить передачу․

Полезные советы и типичные ошибки

• Обновляйте конфигурацию хотя бы раз в квартал – новые версии могут менять структуру заявления․
• Убедитесь, что у сотрудника есть электронная подпись, если планируется полностью безбумажный процесс․
• Проверьте правильность настроек веб‑сервиса ПФР (URL, сертификаты)․ Ошибки в сертификате – частая причина отказа в передаче․
• Не забывайте заполнять поле «Основание»․ ПФР отклонит документ без указания юридической причины․
• Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, перед переводом в ЭТК необходимо оформить акт согласования (внутренний документ организации)․
• Для компаний, использующих 1С:Фреш, включите опцию «Автосинхронизация с облаком» – это избавит от ручного экспорта‑импорта файлов․

FAQ

Вопрос: Можно ли вести трудовую книжку одновременно в бумажном и электронном виде?

Да․ В документе заявления выбирается вариант «Ведение одновременно в бумажном и электронном виде»․ При этом обе формы обновляются автоматически․

Вопрос: Что делать, если сотрудник отказывается от ЭТК?

Тогда в заявлении указывается вариант «Бумажная трудовая книжка»․ Электронный документ не создаётся, но в системе сохраняется факт отказа․

Вопрос: Как восстановить утерянную электронную трудовую книжку?

ЭТК хранится в базе 1С и в облачном хранилище (если используется 1С:Фреш)․ Для восстановления достаточно открыть справочник «Электронные трудовые книжки», найти запись сотрудника и выполнить команду «Восстановить из резервной копии»․

Вопрос: Нужно ли подписывать заявление в бумажном виде, если используется электронный документооборот?

Нет․ Достаточно поставить электронную подпись (КЭП) в документе 1С․ При этом система автоматически генерирует PDF‑версию с подписью․

Вопрос: Как проверить, что сведения о сотруднике действительно попали в ПФР?

После отправки в ПФР в журнале «Обмен с ПФР» появляется статус «Принято»; Кроме того, в личном кабинете сотрудника в ПФР можно увидеть актуальную запись ЭТК․

Подача заявления на ведение электронной трудовой книжки в 1С – процесс, который занимает несколько минут, но требует внимательности к деталям: правильный выбор вида заявления, корректная настройка обмена с ПФР и своевременная информированность сотрудника․ При соблюдении описанных шагов организация получает полностью автоматизированный кадровый учёт, сокращает бумажный документооборот и гарантирует соответствие требованиям российского трудового законодательства․

Если у вас возникли вопросы, обратитесь к службе технической поддержки 1С или к вашему внутреннему кадровому специалисту․