В 2026 году, несмотря на активный переход к цифровому документообороту и ведению электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат остается важным документом для миллионов россиян․ С 1 января 2023 года работодатели обязаны передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1, однако правильное заполнение бумажного бланка по-прежнему требует строгого соблюдения законодательства․ Ошибки в трудовой книжке могут создать проблемы при подтверждении стажа для пенсии или при трудоустройстве․
В этой статье мы подробно разберем, как вносить записи о приеме на работу, переводах, увольнениях и награждениях, а также как исправлять ошибки согласно актуальным правилам․
Основные принципы ведения трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, существуют фундаментальные требования, которые должен знать каждый кадровик или работодатель:
- Сквозная нумерация․ Нумерация записей в каждом разделе («Сведения о работе», «Сведения о награждении») ведется отдельно, но является сквозной в пределах этого раздела․ Пропускать строки или номера нельзя․
- Запрет на сокращения․ Все записи должны вноситься аккуратно, чернилами черного или синего цвета, без каких-либо сокращений (например, нельзя писать «прик․» вместо «приказ», «распор․» вместо «распоряжение»)․
- Основание записи․ Каждая запись вноситься на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя․ Даты в приказе и в трудовой должны совпадать․
- Отсутствие зачеркиваний․ В разделах о работе и награждениях категорически запрещено зачеркивать неправильные записи․ Исправления вносятся только путем признания записи недействительной․
Пошаговая инструкция: как заполнить раздел «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» является основным․ Именно сюда вносится информация о приеме, переводе и увольнении․ Заполнение происходит по графам:
Графа 1: Порядковый номер записи
Здесь ставится номер записи по порядку внутри раздела․ Если это первая запись в разделе, ставится цифра «1»․
Графа 2: Дата внесения записи
Указывается дата фактического события (приема, перевода, увольнения), а не дата заполнения самой книжки․ Дата пишется арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, )․
Графа 3: Сведения о работе
Это основной текстовый блок․ Здесь указывается:
- Наименование организации (полное и сокращенное, если есть), если запись делается впервые в данном разделе․
- Должность, профессия или специальность с указанием квалификации․
- Структурное подразделение (если это условие указано в трудовом договоре)․
- Сам факт действия: «Принят», «Переведен», «Уволен»․
- Основание: ссылка на статью ТК РФ (для увольнения) или просто констатация факта (для приема)․
Пример записи о приеме на работу:
Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)
Принят в отдел продаж на должность менеджера․
Графа 4: Документ-основание
Здесь указываются реквизиты приказа (распоряжения): его номер и дата․ Например: Приказ от № 45-к․
Особенности заполнения в 2026 году
Хотя электронные трудовые книжки стали стандартом, бумажный вариант сохраняется по желанию работника или если он впервые устроился на работу до 2021 года и не отказался от бумажной формы․ Важно помнить:
- Совместительство; Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника и только по месту основной работы․ Для этого сотрудник должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа или справку)․
- Военная служба․ Записи о прохождении военной службы вносятся по месту службы или после увольнения со службы по основному месту работы на основании документов из военкомата․
- Награждения․ В раздел «Сведения о работе» вносятся только награждения, связанные с трудовой деятельностью (почетные грамоты, дипломы, звания), если они предусмотрены системой оплаты труда или коллективным договором․ Сведения о взысканиях (замечания, выговоры) в трудовую книжку не вносятся, за исключением увольнения как меры дисциплинарного взыскания․
Как исправить ошибку в трудовой книжке
Если при заполнении была допущена ошибка (неверная дата, опечатка в должности, неправильная ссылка на приказ), действовать нужно строго по инструкции:
- Найдите первую свободную строку после ошибочной записи․
- В графе 1 поставьте следующий порядковый номер․
- В графе 2 укажите текущую дату внесения исправления․
- В графе 3 напишите: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»․ Затем внесите правильный вариант записи․
- В графе 4 укажите реквизиты приказа, которым было произведено исправление (или реквизиты оригинального приказа, если ошибка была в дате/тексте, но сам приказ верен)․
Важно! Зачеркивать, замазывать корректором или подклеивать новые листки поверх старых записей в разделе «Сведения о работе» запрещено․ Такие действия делают документ недействительным․
Внесение изменений и дубликаты
Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работнику выдается дубликат․ Работодатель обязан оформить его не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником․ В дубликат вносятся:
- Сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю (на основании документов: справок, копий приказов)․
- Сведения о работе у текущего работодателя․
При смене фамилии, имени или отчества изменения вносятся на титульном листе: старые данные зачеркиваются одной чертой, новые записываются рядом, а на внутренней стороне обложки делается запись со ссылкой на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке), которая заверяется подписью работодателя и печатью․
Правильное ведение трудовой книжки — это гарантия защищенности прав работника․ В 2026 году, когда данные параллельно фиксируются в цифровом контуре СФР, расхождения между бумажным и электронным вариантами могут привести к длительным разбирательствам․ Поэтому работодателям следует проявлять максимальную внимательность, проверять приказы перед внесением записей и строго следовать установленному порядку оформления документов․
Помните: любая запись в трудовой книжке должна иметь под собой документальное основание, а каждая исправленная ошибка — быть официально признана недействительной новой записью․