Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЭТК), бумажные книжки по-прежнему играют важную роль. Кадровикам и работодателям необходимо строго соблюдать правила их ведения, а сотрудникам важно знать, как правильно получить и заверить копию этого документа. В этой статье мы подробно разберем, как заполнять трудовую книжку и как её заверять с учетом актуальных требований 2026 года.
Часть 1. Правила заполнения трудовой книжки
Ведение трудовых книжек требует высокой внимательности. Ошибки в этом документе могут привести к проблемам при назначении пенсии или трудоустройстве. Заполнение и заверение записей внутри книжки поручается только уполномоченному сотруднику, который назначен приказом работодателя.
Общие требования к оформлению
- Документы-основания: Все сведения вносят строго на основании паспорта, аттестата, диплома и других документов, представленных сотрудником.
- Подтверждение записей: Внесенные сведения на титульном листе обязательно заверяются подписью самого работника.
- Чернила: Записи должны быть сделаны аккуратно, без сокращений (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ»).
- Исправления на титульном листе: Если у сотрудника меняются ФИО или дата рождения, прежние данные зачеркиваются одной чертой, а новые записываются рядом. Старые данные при этом должны оставаться читаемыми.
Записи о приеме на работу и увольнении
При заполнении сведений о работе важно учитывать следующие нюансы:
- Прием на работу: На этапе внесения записи о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. Печать ставится только при увольнении.
- Запись о работе по совместительству: Чтобы внести такую запись по основному месту работы, необходима копия приказа или справка о приеме на работу по совместительству, заверенная подписью и печатью работодателя-совместителя.
- Увольнение: При увольнении все записи, которые были внесены в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, должны быть заверены подписью и печатью работодателя в графе 3. Также там ставится подпись увольняемого сотрудника.
Часть 2. Как заверить копию трудовой книжки
Часто сотрудникам требуется копия трудовой книжки — для получения кредита, визы, оформления субсидий и т.д. В 2026 году существуют строгие правила заверения такого документа;
Пошаговая инструкция для бумажной трудовой книжки
Работодатель обязан заверить копию в следующем порядке:
- Снятие копий: Копируются все заполненные страницы, начиная с внутренней стороны обложки (титульного листа) и до последнего листа.
- Заверение каждого листа: На каждой странице копии делается заверительная надпись. Указывается подпись работодателя или сотрудника, который отвечает за ведение трудовых книжек, и печать организации.
- Отметка о текущей работе: На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза: «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью и печатью.
Заверение электронной трудовой книжки (ЭТК)
С переходом на ЭТК процедура получения выписки немного изменилась:
- Через Госуслуги: Работник может самостоятельно получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг.
- Через работодателя: Заверить сведения от ЭТК можно так же, как и при выдаче бумажной трудовой книжки при увольнении (согласно письму Минтруда от № 14-2/В-260). Чтобы заверить запись, необходимо указать подпись работодателя или ответственного сотрудника.
- Справка о переходе на ЭТК: В некоторых случаях требуется подтвердить, что работник перешел на электронный формат. В справке указывается, что заявление о переходе на ведение электронной трудовой книжки подавалось, и желательно приложить копию самого заявления.
Срок действия и особенности предоставления
Многих интересует, сколько действует заверенная копия трудовой книжки. По закону строгого срока давности у этой копии нет, однако различные организации (банки, посольства) могут устанавливать свои лимиты — чаще всего копия считается действительной в течение 30 дней с момента заверения.
Правильное заполнение и заверение трудовой книжки, это зона ответственности работодателя. Помните главные правила: записи делаются без сокращений, при увольнении обязательно ставится печать и подпись, а на копии для работника обязательно пишется фраза «Работает по настоящее время»; В 2026 году актуальны как правила работы с бумажными носителями, так и алгоритмы взаимодействия с электронной трудовой книжкой, которые позволяют получать заверенные выписки как через работодателя, так и удаленно.