В этой статье мы подробно рассмотрим, как заполнять трудовые книжки в программе СБИС, учитывая переход на электронный документооборот и актуальные требования законодательства. Мы разберем основные этапы, особенности заполнения и возможные сложности.
С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Это означает, что работодатели обязаны вести трудовые книжки работников в электронном виде. Программа СБИС предоставляет удобный инструмент для автоматизации этого процесса, позволяя эффективно и безошибочно заполнять и вести электронные трудовые книжки.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в электронном виде и доступна как работодателю, так и работнику.
Преимущества использования электронных трудовых книжек:
- Удобство: Легкий доступ к информации о трудовой деятельности.
- Безопасность: Защита от потери и повреждения данных.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги.
- Автоматизация: Упрощение процессов ведения кадрового учета.
- Прозрачность: Возможность для работника контролировать информацию о своей трудовой деятельности.
Заполнение трудовой книжки в СБИС: Пошаговая инструкция
Настройка программы СБИС для работы с электронными трудовыми книжками
Прежде чем приступить к заполнению, необходимо настроить программу СБИС.
- Авторизация: Войдите в СБИС под учетной записью администратора.
- Раздел «Кадры»: Перейдите в раздел «Кадры».
- «Трудовые книжки»: Выберите подраздел «Трудовые книжки».
- Настройка параметров: В настройках укажите необходимые параметры, такие как формат даты, правила оформления и т.д. Вам может потребоваться настроить интеграцию с сервисами ПФР для автоматической передачи данных.
Создание новой электронной трудовой книжки для работника
- Добавление сотрудника: В СБИС добавьте нового сотрудника в базу данных.
- Выбор типа трудовой книжки: При создании сотрудника выберите тип трудовой книжки «Электронная».
- Заполнение данных: Заполните все необходимые поля: ФИО, дата рождения, место работы, должности и т.д.
Заполнение записей о приеме на работу
- Создание записи: В разделе «Трудовые книжки» для выбранного сотрудника нажмите кнопку «Добавить запись».
- Выбор операции: Выберите операцию «Прием на работу».
- Указание даты и должности: Укажите дату приема на работу и должность сотрудника.
- Заполнение информации о работодателе: Укажите наименование организации, ИНН и другие реквизиты.
- Сохранение записи: Сохраните запись.
Заполнение записей об увольнении
- Создание записи: В разделе «Трудовые книжки» для выбранного сотрудника нажмите кнопку «Добавить запись».
- Выбор операции: Выберите операцию «Увольнение».
- Указание даты и основания увольнения: Укажите дату увольнения и основание увольнения (например, по собственному желанию, по сокращению штата).
- Заполнение информации о работодателе: Укажите наименование организации, ИНН и другие реквизиты.
- Сохранение записи: Сохраните запись.
Заполнение других записей
В СБИС можно заполнять записи о различных событиях, связанных с трудовой деятельностью работника:
- Переводы на другую работу.
- Предоставление отпусков.
- Назначение на различные должности.
- Применение дисциплинарных взысканий.
- И другие.
Важные моменты при заполнении трудовых книжек в СБИС
- Соблюдение законодательства: При заполнении трудовых книжек необходимо строго соблюдать требования Трудового кодекса РФ и других нормативных актов.
- Точность данных: Вся информация должна быть указана точно и без ошибок.
- Своевременность: Записи в трудовую книжку должны вносится своевременно, в день совершения соответствующего события.
- Согласование с работником: Перед внесением записей в трудовую книжку необходимо согласовать их с работником.
- Автоматическая передача данных в ПФР: СБИС позволяет автоматически передавать данные об изменениях в трудовые книжки в Пенсионный фонд России (ПФР).
Решение часто возникающих вопросов
- Первое место работы: Если у работника РФ первое место работы, в электронную трудовую книжку указывается информация о работодателе, с которого он принят на работу.
- Первое место работы у иностранца: В случае, если у иностранца первое место работы в России, необходимо указать информацию о работодателе и условиях трудового договора.
- Заполнение формы СЗВ-ТД: СБИС позволяет автоматически формировать отчет СЗВ-ТД на основе данных из электронных трудовых книжек.
- Удаление или исправление записей: В СБИС предусмотрена возможность удаления или исправления ошибочных записей в трудовой книжке. Необходимо соблюдать определенные правила и процедуры при внесении изменений.
Использование программы СБИС для заполнения электронных трудовых книжек – это эффективный и удобный способ автоматизации кадрового учета. Следуя инструкциям, представленным в этой статье, вы сможете легко и безошибочно вести электронные трудовые книжки ваших сотрудников, соблюдая требования законодательства. Регулярное обновление программы и отслеживание изменений в законодательстве помогут вам всегда быть в курсе актуальных требований и избежать ошибок.