Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. Она требуется для оформления пенсий, социальных выплат, получения кредитов и виз. Однако оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя, поэтому для внешних инстанций используется заверенная копия. В этой статье мы подробно разберем, как правильно запросить и выдать копию трудовой книжки в 2026 году, как оформить документ по актуальным стандартам и что делать с электронной трудовой книжкой (ЭТК).
Правовая основа: кто и когда имеет право на копию
Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копия трудовой книжки — одно из таких документов.
Работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче копии, а также не вправе требовать объяснения причин, для чего она нужна. Выдача копии производится абсолютно бесплатно.
Как запросить копию: заявление
Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Устной просьбы недостаточно. В заявлении необходимо указать:
- На имя кого составлено (обычно — директор организации).
- От кого (ФИО, должность сотрудника).
- Просьбу выдать копию трудовой книжки (или выписку из нее, если нужна информация только по текущему месту работы).
- Дату и подпись сотрудника.
Отдел кадров или бухгалтерия обязан рассмотреть заявление и выдать готовый документ в течение трех рабочих дней.
Правила заверения копии трудовой книжки по ГОСТу 2026 года
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, в 2026 году оформляется по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо строго соблюдать следующие правила:
Копирование страниц
Необходимо снять копии со всех страниц трудовой книжки: начиная с титульного листа и заканчивая последней страницей с записями. Если страницы пустые, их копировать не нужно.
Заверение каждой страницы
На копии каждой страницы проставляется заверительная надпись. Сделать это можно двумя способами: вручную чернилами или с помощью готового штампа. Заверительная надпись должна содержать:
- Слово «Верно» или штамп «Копия верна».
- Должность лица, заверившего документ.
- Подпись заверившего лица.
- Расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
- Дату заверения.
Отметка о месте хранения оригинала
Это самое важное требование ГОСТа для документов, которые предоставляются в сторонние организации. На последней странице копии (на первой пустой строке после последней имеющейся записи о стаже) должна быть отметка о том, где хранится подлинник трудовой книжки.
Например: «Подлинник документа находится в ООО “Ромашка” в деле № 12-ЛС».
Прошивка (если документ сдается в организацию)
Если копия предназначена для предоставления в банк, МФЦ, соцзащиту или налоговую, ее необходимо прошить:
- Все листы прошиваются ниткой.
- На оборотной стороне последнего листа концы нити заклеиваются листом бумаги (наклейкой).
- На наклейке ставится печать (при наличии) и подпись кадровика с указанием количества прошитых листов (например: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 5 листов»).
Сколько действует копия трудовой книжки?
Законодательство не устанавливает жесткого срока действия для заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике инстанции устанавливают свои лимиты:
- Для банков: копия обычно действительна 30 дней.
- Для органов соцзащиты и пенсионного фонда: срок может варьироваться от 14 до 30 дней.
Если в период действия копии в оригинал трудовой книжки были внесены новые записи (например, перевод на другую должность), ранее выданная копия автоматически становится недействительной, и ее нужно получать заново.
Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Если у сотрудника ЭТК, работодатель все равно обязан выдать сведения о его стаже по запросу. Как это сделать?
Через работодателя
Работник пишет заявление, и кадровик распечатывает выписку из системы электронного документооборота (СФР/ПФР), заверяет ее печатью и подписью по тем же правилам ГОСТа.
Через Госуслуги
Сотрудник может самостоятельно получить копию электронной трудовой книжки через портал Госуслуг. Для этого достаточно авторизоваться на портале, заказать выписку о стаже, которая придет в формате PDF с электронной подписью уполномоченного органа. Такая выписка имеет ту же юридическую силу, что и бумажная копия, заверенная работодателем.
Можно ли заверить копию трудовой книжки, которую ранее отдали работнику?
Часто возникает ситуация: сотрудник уволился, забрал оригинал трудовой книжки на руки, а теперь пришел к бывшему работодателю с просьбой заверить ее копию.
Да, это возможно. Поскольку трудовая книжка подтверждает стаж, приобретенный у данного работодателя, он имеет полное право заверить копию. Для этого работник предоставляет оригинал трудовой книжки вместе с письменным заявлением, а работодатель снимает с него копии и заверяет их по всем правилам, указывая, что оригинал находится на руках у владельца.
Ответственность работодателя
Если работодатель нарушает сроки выдачи (более 3 рабочих дней) или отказывает в предоставлении копии, это является нарушением трудового законодательства. В таком случае сотрудник имеет право:
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в прокуратуру.
- Обратиться в суд.
За нарушение трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.
Краткая инструкция для сотрудника
- Напишите заявление на имя руководителя с просьбой выдать копию трудовой книжки.
- Передайте заявление в отдел кадров или бухгалтерию.
- Дождитесь выдачи документа (не более 3 рабочих дней).
- Проверьте правильность заверения: наличие надписи «Верно», даты, подписи, расшифровки подписи и отметки о месте хранения оригинала.
Соблюдение этих простых правил и знание своих прав позволит вам без проблем получить правильно оформленный документ, который потребуется для любых жизненных ситуаций.