Заверенная копия трудовой книжки — это важный документ, который часто требуется для оформления кредитов, получения виз, обращения в суд или социальные службы. Если вы трудоустроены, всё просто: обращаетесь в отдел кадров, и через три дня забираете готовый документ. Но что делать, если вы временно безработный, трудовая книжка находится у вас на руках, и заверить её некому? В этой статье мы подробно разберем, где и как заверить копию трудовой книжки не работающему человеку в 2026 году.
Почему работодатель не сможет помочь?
Согласно трудовному законодательству, работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки только своему действующему сотруднику в течение трех дней с момента подачи заявления. Если вы уже уволены, оригинал трудовой книжки выдается вам на руки, и предприятие больше не несет ответственности за ее хранение и заверение.
Кроме того, заверение копии трудовой книжки, которая уже выдана работнику на руки, бывшим работодателем фактически является указанием ложной даты изготовления копии. Поэтому кадровики правомерно отказывают в такой услуге, оригинала у них больше нет, и они не могут подтвердить актуальность записей на текущий момент.
Единственный верный вариант: обращение к нотариусу
Если гражданин безработный и трудовая книжка находится у него на руках, единственным законным и надежным способом заверить ее копию является обращение к нотариусу.
Как происходит заверение у нотариуса?
Процедура достаточно проста и состоит из нескольких шагов:
- Сбор документов. Вам потребуется только оригинал трудовой книжки и ваш паспорт гражданина РФ.
- Посещение нотариальной конторы. Вы можете обратиться к любому нотариусу, территориальные ограничения отсутствуют.
- Изготовление копии. Нотариус самостоятельно снимает копии со всех страниц трудовой книжки (или только нужных вам разворотов).
- Заверение документа. Нотариус проставляет на каждой странице свою подпись, печать, а также удостоверительную надпись, подтверждающую, что копия верна и соответствует оригиналу.
Важные нюансы при обращении к нотариусу
- Целостность документа. Трудовая книжка не должна быть порвана, залита жидкостью или иметь размытые, нечитаемые записи. Если документ в плачевном состоянии, нотариус вправе отказать в заверении.
- Исправления. Все исправления в трудовой книжке должны быть оформлены по правилам (имеется подпись уполномоченного лица и печать организации, сделавшей исправление). Незаверенные зачеркивания станут причиной отказа.
А что если трудовая книжка электронная (ЭТК)?
С 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки. Если вы перешли на ЭТК или впервые устроились на работу после 2020 года, бумажного оригинала у вас может не быть. В таком случае заверять нечего, вам нужно просто получить выписку из электронной трудовой книжки;
Как получить выписку из ЭТК безработному?
Для этого даже не нужно никуда идти, достаточно иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуг:
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг.
- В поиске введите «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Отправьте запрос в Пенсионный фонд (СФР).
- Дождитесь результата (обычно формируеться в течение нескольких минут).
- Скачайте документ в формате PDF и распечатайте его.
Важно: Выписка, полученная через Госуслуги, уже имеет юридическую силу и не требует дополнительного заверения ни работодателем, ни нотариусом, так как подписана усиленной квалифицированной электронной подписью Социального фонда России.
Требования ГОСТа к заверенной копии в 2026 году
Если вы заверяете бумажную копию у нотариуса, можете не переживать о правилах оформления — нотариус знает их назубок. Но для общего понимания стоит помнить, что в 2026 году заверение производится с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Согласно этому стандарту, на каждой странице копии или в конце многостраничного документа (с прошивкой) должна содержаться следующая информация:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Подпись заверителя с расшифровкой (Ф.И.О.);
- Дата заверения;
- Печать (если заверяет нотариус — нотариальная печать);
- Для внешних пользователей: указание места, где хранится оригинал документа (нотариус укажет, что оригинал предъявлен лично гражданином).
Сколько действует заверенная копия?
Законодательством не установлен строгий срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:
- Банки обычно требуют копию, заверенную не позднее 1 месяца назад (иногда срок сокращается до 14 дней).
- Органы соцзащиты и ПФР могут принимать копии давностью до 3-6 месяцев, если в этот период не было новых записей.
Если вы заверили копию у нотариуса, а через неделю устроились на новую работу, копия автоматически становится неактуальной, так как в оригинал внесена новая запись. В этом случае придется делать и заверять копию заново.
Подведение итогов
Не работающему гражданину заверить бумажную копию трудовой книжки можно только у нотариуса. Бывший работодатель не имеет права заверять документ, который уже находится на руках у уволенного сотрудника. Если же вы являетесь обладателем электронной трудовой книжки, проблема решается еще проще, достаточно заказать бесплатную выписку через портал Госуслуг, которая не требует дополнительного нотариального заверения.