В 2026 году процесс оформления документов, связанных с трудовой деятельностью, претерпел значительные изменения из-за повсеместного внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный документооборот никуда не исчез, и вопросы о том, как заверить копию трудовой книжки для сотрудника, который работает по настоящее время, остаются крайне актуальными.

В этой статье мы подробно разберем порядок действий, требования ГОСТа, особенности работы с электронными данными и типичные ошибки, которых следует избегать.

Почему это важно и когда требуется копия?

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, часто требуется работнику для:

• Оформления визы или загранпаспорта.
• Получения кредита в банке.
• Предоставления в органы социальной защиты.
• Подтверждения стажа при устройстве на совместительство.

Согласно статье 62 ТК РФ, работник имеет право получить копию документа, связанного с работой. Важно помнить: для получения копии сотрудник должен подать письменное заявление на имя работодателя. Устной просьбы недостаточно.

Пошаговая инструкция: как заверить копию правильно

Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть выполнена в строгом соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нарушение этих правил может привести к отказу в принятии документа госорганами или банками.

Шаг 1: Снятие копий

Необходимо отсканировать или отксерокопировать все заполненные страницы трудовой книжки.

• Копируются страницы с ьным листом до последней записи включительно.
• Пустые страницы копировать не нужно.
• Важно для 2026 года: Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка с записями, сделанными после перехода на ЭТК (после ), эти записи также должны быть отсканированы. Согласно разъяснениям ПФУ, сканированию подлежат все заполненные страницы независимо от даты записей.

Шаг 2: Прошивка многостраничного документа

Если копия состоит из нескольких листов, их необходимо:
Сшить нитью или скрепить специальным скоросшивателем.
На месте прошивки (на обороте последнего листа) наклеить бумажную пломбу (или заверительную надпись).
На пломбе ставится подпись заверяющего лица и печать организации (так, чтобы часть печати захватывала бумагу, а часть — пломбу).

Шаг 3: Нанесение заверительной надписи

На каждом листе копии (или на оборотной стороне последнего листа, если листы прошиты) должна стоять заверительная надпись. Она включает в себя следующие элементы:

Фраза: «Копия верна».
Должность лица, заверившего копию (например, Главный бухгалтер, Начальник отдела кадров).
Личная подпись заверяющего лица.
Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
Дата заверения копии (в формате ДД.ММ.ГГГГ).

Шаг 4: Указание места хранения оригинала

Это критически важный пункт для сотрудников, которые работают по настоящее время. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, необходимо добавить фразу:

> «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ____ год».
Эта надпись информирует получателя копии о том, где хранится оригинал, так как на руки работнику бумажная трудовая книжка в данном случае не выдается.

Особенности для работающих сотрудников: фраза «Работает по настоящее время»

Многие ошибочно полагают, что фразу «Работает по настоящее время» нужно писать прямо на копии трудовой книжки. Это не так.

• На самой копии трудовой книжки не делается никаких дополнительных записей о том, что человек работает.
• Статус «работает по настоящее время» подтверждается самим фактом выдачи копии текущим работодателем и отсутствием записи об увольнении на последней странице.
• Если требуется отдельная справка о том, что сотрудник работает, она выдается на бланке организации с исходящим номером и датой. В такой справке указывается: «Дана в том, что ФИО действительно работает в организации с (дата) по настоящее время в должности…».

Внимание: Не путайте копию трудовой книжки и справку с места работы. Это два разных документа.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

В 2026 году большинство работников перешли на электронные трудовые книжки. Как быть в этом случае?

Если бумажная книжка велась до 2020 года: Работодатель делает копии всех заполненных страниц бумажной версии (как описано выше) и заверяет их. Записи, внесенные в ЭТК после 2020 года, в бумажную копию не вносятся, если только работодатель не ведет бумажную версию параллельно (что возможно по заявлению работника).
Получение выписки из ЭТК: Сотрудник может самостоятельно получить выписку из электронной трудовой через портал «Госуслуги» или в клиентской службе Социального фонда России (СФР/ПФР). Такая выписка, полученная в электронном виде с цифровой подписью, равнозначна бумажному документу и не требует дополнительного заверения работодателем.
Проверка данных: Работодатель может проверить сведения об ЭТК сотрудника через систему СФР при приеме на работу, но для выдачи копий работнику используются внутренние базы данных и бумажные архивы.

Частые ошибки при заверении

Чтобы документ не был признан недействительным, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие даты: Забытая дата заверения делает копию недействительной.
• Неверная формулировка места хранения: Фраза «Оригинал находится у работодателя» считается недостаточной. Нужно указывать конкретное дело и год, как требует ГОСТ.
• Использование факсимиле: Личная подпись ответственного лица должна быть «живой» (собственноручной). Использование факсимиле печати допускается, но подпись — обязательна собственноручная.
• Копирование пустых страниц: Это лишняя работа и загромождение документа. Копируются только заполненные развороты.
• Запись «Работает по настоящее время» внутри копии: Как упоминалось выше, эту фразу писать на полях копии трудовой книжки нельзя. Она может потребоваться только в сопроводительной справке.

Срок действия копии

Законодательно срок действия копии трудовой книжки не ограничен. Однако организации, запрашивающие документ (банки, визовые центры), часто устанавливают собственные требования к «свежести» документа.

• Стандартная практика: копия считается актуальной в течение 14–30 дней с даты заверения.
• Рекомендуется уточнять у получателя документа, какой срок давности они принимают.

Правильное заверение копии трудовой книжки в 2026 году требует внимательности к деталям, особенно в условиях смешанного ведения учета (бумажного и электронного). Главное — соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016, обязательно указывать место хранения оригинала и помнить, что для подтверждения факта работы «по настоящее время» используется не надпись на копии, сам факт выдачи документа текущим работодателем или отдельная справка.

Соблюдение этих правил защитит права работника и обезопасит организацию от возможных юридических споров.