В процессе трудовой деятельности у работника нередко возникает необходимость подтвердить свой стаж и текущее место работы. Чаще всего это требуется при обращении в банк для получения кредита, оформлении визы или социальных льгот. В таких ситуациях необходимо правильно заверить копию трудовой книжки; Ниже мы подробно разберем все нюансы этой процедуры, актуальные на 2026 год.
Общие правила заверения копии
Согласно действующему законодательству, заверить копию трудовой книжки может только работодатель (кадровый сотрудник или бухгалтер) по месту текущей работы. Если сотрудник не работает, нотариус может заверить только оригинал трудовой книжки, а не ее обычную ксерокопию.
Существует два основных способа предоставления заверенной копии:
- Постраничное заверение. В этом случае каждый лист копии заверяется отдельно. Это менее удобный, но допустимый вариант.
- Прошитая копия. Как часто требуют банки: «Вы можете предоставить копию трудовой книжки, каждый лист которой будет заверен работодателем, а также прошитую…». В этом случае все листы прошиваются ниткой, концы которой выводятся на последний лист и заклеиваются бумажной наклейкой с печатью и подписью.
Пошаговая инструкция по заверению
Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо строго соблюдать реквизиты заверения. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к отказу в приеме документа (например, в банке).
Если копия заверяется постранично
На каждом листе копии (или на оборотной стороне) должна быть проставлена следующая отметка:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ (например, «Инспектор по кадрам»);
- Личная подпись заверителя;
- Расшифровка подписи (И.О. Фамилия);
- Дата заверения (обязательно!);
- Печать организации (при наличии).
Если копия прошивается
Прошивка документа является более надежным способом, исключающим подмену листов. Процедура выглядит так:
- Все страницы копии складываются по порядку и прошиваются прочной нитью;
- На последней странице (где заканчивается последняя запись) концы нити связываются и выводятся под наклейку;
- На наклейку ставится печать организации так, чтобы она частично захватывала наклейку, нить и последний лист копии;
- Рядом с печатью делается заверительная надпись: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью на [количество] листах», указывается должность, подпись, расшифровка и дата.
Важный нюанс: для каких целей нужна копия?
С недавнего времени появилось критически важное правило. Если копия трудовой книжки предоставляется во внешние организации (в банк, МФЦ, посольство и т.д.), на последней странице копии обязательно нужно добавить фразу: «Подлинник документа находится в (наименование организации)». Если же копия нужна для внутренних нужд организации, эта фраза не требуется.
Что делать, если трудовая книжка испорчена?
На практике встречаются ситуации, когда бланк трудовой книжки не утерян, но пришел в негодность — например, залит жидкостью, порван или обгорел. В таком случае возникает закономерный вопрос: как вносить записи в испорченный документ и как заверять его копию?
Оформление дубликата
Испорченная трудовая книжка не может далее использоваться по назначению. Работодатель обязан оформить сотруднику дубликат. В графу 4 дубликата вносяться сведения о приказах, на основании которых производились записи. Если сами приказы сохранились, данные берутся из них. Если приказы не сохранились, в графе 4 делается ссылка на иные документы, подтверждающие стаж (справки от предыдущих работодателей, архивные выписки и т.д.).
Старая, испорченная трудовая книжка не уничтожается. В ней делаеться запись: «Взамен выдан дубликат трудовой книжки № [номер]», после чего она хранится в личном деле работника отдельно от действующих бланков.
Заверение копии при испорченном оригинале
Заверять копию залитой или порванной трудовой книжки для предоставления в банк или иные инстанции категорически не рекомендуется. Копия должна быть снята с действующего, чистого документа. Если оригинал испорчен, работнику сначала выдается дубликат, восстанавливаются все записи, и уже с дубликата снимается и заверяется копия для предоставления по месту требования.
Срок действия заверенной копии
Законодательство не устанавливает жестких сроков действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:
- Банки обычно принимают копию, заверенную не позднее, чем 30 дней назад;
- Если в течение срока действия копии в оригинал трудовой книжки были внесены новые записи (повышение, перевод, увольнение), ранее заверенная копия автоматически становится недействительной, и ее нужно переделывать.
Ответственность работодателя
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать работнику заверенную копию трудовой книжки не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего письменного заявления. При этом:
- Копия выдается бесплатно;
- Работодатель не вправе требовать объяснения причин, по которым нужна копия;
- За нарушение сроков выдачи или незаконный отказ работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Соблюдение всех перечисленных правил гарантирует, что заверенный документ будет принят любой инстанцией без лишних вопросов и проволочек.