Заверение копии трудовой книжки, одна из наиболее частых процедур в кадровой работе. Независимо от того, нужна она для банка, госучреждения или нового работодателя, важно знать, как правильно оформить документ, чтобы он имел юридическую силу. В этой статье разберём все нюансы: что именно писать, где и как ставить подписи, а также какие требования действуют в 2026 году.
Законодательная база и основные требования
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ и письму Роструда от № ПГ/9518-6-1, работодатель обязан выдавать сотрудникам надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой. Аналогичные требования содержатся в пункте 1 Указа Президиума Верховного Суда СССР от № 9779-X.
Ключевой момент: поскольку трудовая книжка — это многостраничный документ, просто скопировать обложку и пару страниц недостаточно. Необходимо либо прошить все листы и поставить заверительную надпись на прошивке, либо заверить каждую страницу отдельно, если документ не прошивается.
Что писать при заверении: обязательные элементы
Основная заверительная надпись
На каждой странице копии или на прошивке документа проставляется слово:
«Верно» или «Копия верна»
Это классическая формулировка, подтверждающая, что представленный документ является точной копией оригинала.
Реквизиты заверяющего лица
После слова «Верно» указываются:
- Наименование должности лица, заверившего копию
- Собственноручная подпись
- Расшифровка подписи (инициалы и фамилия полностью)
- Дата заверения копии
Информация о месте хранения оригинала
Традиционно указывалось: «Подлинник хранится в деле № ___». Однако в современных условиях, когда трудовые книжки хранятся в сейфе работодателя, а не в архиве, номер дела указать не получится. В таких случаях пишут:
«Подлинник хранится в _____________» (наименование организации — работодателя)
Отметка о текущем статусе работника
После последней записи в трудовой книжке необходимо написать:
«Работает по настоящее время»
Эта фраза подтверждает, что трудовые отношения не прекращены и сотрудник действительно занят в организации на момент выдачи копии.
Технические требования к оформлению
Прошивка и нумерация
Поскольку трудовая книжка — многостраничный документ, применяются следующие правила:
- Все страницы пронумеровываются
- Документ прошивается (обычно нитками)
- На прошивке или на каждой странице ставится заверительная надпись
- На последнем листе указывается: «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов»
Использование штампа
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, для заверения копий допускается использование специального штампа. Это рекомендованный, но не строго обязательный стандарт. Применение штампа упрощает процедуру и делает документ более презентабельным.
Штамп обычно содержит:
- Слово «Верно»
- Поля для должности, подписи, расшифровки
- Дату
Кто имеет право заверять трудовую книжку
Копию трудовой книжки может заверить:
- Руководитель организации (генеральный директор, директор)
- Ответственный сотрудник, уполномоченный на ведение трудовых книжек (обычно кадровый специалист или специалист по персоналу)
Важно: лицо, заверяющее документ, должно быть официально уполномочено на это, либо должностной инструкцией, либо приказом о делегировании полномочий.
Особенности заверения электронной трудовой книжки
С введением электронных трудовых книжек с 2020 года возник вопрос: как заверять сведения из электронного формата?
Фактически выписка из электронной трудовой книжки — это форма СТД-Р, заверенная в установленном порядке. Этот документ выдаётся работодателем и содержит все сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде.
Форма СТД-Р заверяется аналогично — подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать используется).
Образец заверительной надписи
Вот как может выглядеть полная заверительная надпись на копии трудовой книжки:
КОПИЯ ВЕРНА
Подлинник хранится в ООО «Пример»
Работает по настоящее время
Специалист по кадрам ______________ /Иванова А.В./
«___» __________ 20___ г.
М.П. (если печать используется)
Частые ошибки при заверении
| Ошибка | Последствия |
| Отсутствие надписи «Верно» на каждой странице | Документ может не быть принят организацией, которой он предоставлен |
| Неполная расшифровка подписи | Сложность в идентификации лица, заверившего документ |
| Отсутствие даты заверения | Неясность актуальности информации |
| Заверение неуполномоченным лицом | Документ может быть признан недействительным |
| Отсутствие отметки «Работает по настоящее время» | Необходимость дополнительных подтверждений от работодателя |
Сроки выдачи заверенной копии
Работодатель обязан предоставить заверенную копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента подачи сотрудником соответствующего заявления. Этот срок закреплен в Трудовом кодексе РФ и не допускает отлагательств.
Правильное заверение копии трудовой книжки — несложная, но важная процедура. Главное — помнить ключевые элементы: слово «Верно», полные реквизиты заверяющего лица, дату, информацию о месте хранения оригинала и отметку о текущем статусе работника. Соблюдение этих правил гарантирует, что документ будет принят любой организацией без лишних вопросов.
В 2026 году применение ГОСТ Р 7.0.97-2016 остаётся рекомендательным, но значительно повышает надёжность оформления. Для внутреннего документооборота достаточно стандартной заверительной надписи, а для предоставления в государственные органы и банки лучше придерживаться всех формальных требований, включая прошивку и нумерацию страниц.