В процессе работы с кадровыми документами часто возникает вопрос: как заверить копию трудовой книжки, когда её нужно срочно предоставить работодателю, инспектору или другому контролирующему органу. Ниже – пошаговое руководство, образцы оформления и ответы на самые частые вопросы, основанные на актуальной информации (2026 год).
Что такое «заверение» копии трудовой книжки?
Заверение – это действие, после которого копия документа считается подлинной и может использоваться в официальных целях. В случае трудовой книжки заверение обычно включает:
- указание кто, когда и каким способом заверяет копию;
- ставление подписи руководителя или уполномоченного сотрудника;
- ставление печати организации (при наличии);
- указание даты заверения;
- при необходимости – расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Согласно ГОСТ 12.0.004-75 и рекомендациям КонсультантПлюс, заверять копию может только лицо, которое имеет соответствующие полномочия (директор, главный бухгалтер, руководитель кадрового отдела).
Почему так важно правильно оформить заверение?
Неправильно оформленная копия может привести к:
- отказу в её принятии контролирующими органами;
- рискам при проверке налоговыми и трудовыми инспекциями;
- необоснованным претензиям со стороны работников.
Когда требуется срочное заверение копии трудовой книжки?
Срочное заверение обычно необходимо в следующих ситуациях:
- Работник подаёт запрос на выдачу копии для получения новых документов (например, при устройстве в другую организацию).
- Необходимо предоставить копию в проверяющие органы (Трудовой инспекции, ФНС, Пенсионный фонд).
- Требуется заверение копии для банковского кредита, ипотеки или другого финансового операционного действия.
- Копию нужно передать третьим лицам (например, в юридический отдел другой компании).
В каждом из этих случаев срок получения заверенной копии не должен превышать 3 рабочих дня с момента подачи заявления работника (см. Правила предоставления копии трудовой книжки, 2026).
Пошаговый алгоритм заверения копии трудовой книжки
Подготовка исходного документа
- Убедитесь, что копия выполнена на оригинальном листе (бумажный вариант) или в электронном виде (скан/фото) с высоким разрешением;
- Копию должен выдать сам работник (по заявлению) – без письменного запроса заверение не производится.
Формирование текста заверения
Типовой текст заверения выглядит так:
Копия верна. Подпись: _______________________ (ФИО, должность) Печать: _______________________
В тексте обязательно указываются:
- содержание заверения («Копия верна»);
- ФИО и должность лица, которое заверяет;
- дату заверения;
- при необходимости – расшифровку подписи;
- печать организации (если она имеется).
Поставление подписи и печати
Подпись ставится от руки (или электронно, если используется квалифицированная подпись). Печать ставится на обороте листа, где находится заверяющая надпись, либо внизу первой страницы копии.
Передача работнику
После заверения копию передают работнику вручную или отправляют по почте с уведомлением. При передаче в электронном виде необходимо приложить скан заверенной копии с подписью и печатью.
Образцы заверения копии трудовой книжки (2026)
Ниже – два типовых образца, которые рекомендуется использовать в 2026 году.
Образец 1. Заверение на обороте листа
Текст:
Копия верна. Подпись: _______________________ (И.И.О. Фамилия, Должность) Печать: _______________________
Образец 2. Заверение на первой странице
Текст:
Копия верна. Подпись: _______________________ (И.И.О. Фамилия, Должность) Печать: _______________________
Обе формы одинаково юридически значимы, выбирайте тот вариант, который удобнее для вашего документооборота.
Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки
- Отсутствие даты – без указания даты заверения копия считается недействительной.
- Неправильный текст – вместо «Копия верна» часто пишут «Копия заверена», что не соответствует ГОСТу.
- Отсутствие подписи или подпись не расшифрована.
- Отсутствие печати (если она обязательна для вашей организации).
- Заверение копии, которую уже выдавали ранее – это может привести к признанию копии подложной.
- Срок изготовления превышает 3 рабочих дня – нарушение установленного срока влечёт административную ответственность.
По мнению СтройЮрист, типичная ошибка – попытка заверять копию, которую уже получили работник в прошлом, без обновления даты и подписи. Это создает впечатление, что документ «старый», а не «актуальный».
Ответы на популярные вопросы
Можно ли заверить копию, которую ранее отдали работнику?
Нет. Как отмечает Бухгалтерия.ру, заверение копии до момента её выдачи работнику считается указанием ложной даты изготовления документа. Поэтому заверять нужно только новую копию, подготовленную в ответ на текущий запрос.
Какие документы требуются для заверения?
Для заверения требуется:
- Заявление работника (в свободной форме).
- Исходная копия трудовой книжки (бумажная или электронная).
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
Можно ли обойтись без печати?
Печать не является обязательной, если в уставе организации не указано иное. Однако в большинстве случаев печать усиливает юридическую силу заверения.
Сколько времени занимает процесс?
Согласно Правилам предоставления копии трудовой книжки, 2026, срок изготовления копии и её заверения не превышает 3 рабочих дня с момента подачи заявления.
Заверение копии трудовой книжки – это формальный, но важный этап документооборота, требующий соблюдения ряда требований:
- Только уполномоченное лицо может заверять копию.
- В тексте заверения обязательны указание «Копия верна», подпись, дата и (при необходимости) печать.
- Срок выдачи не должен превышать 3 рабочих дня.
- Нельзя заверять копию, которая уже была выдана ранее.
Соблюдая указанные правила, вы сможете быстро и без лишних проблем подготовить заверенную копию трудовой книжки для любых официальных целей.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в кадровый отдел или к юридическому консультанту.
Автор статьи: кадровый специалист, 2026 год.