Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты. В ряде случаев требуется предоставить заверенную копию этой книжки: при оформлении пенсии, получении кредита, переезде в другую организацию, а также в судебных разбирательствах. Ниже подробно рассмотрены правовые основы, порядок заверения, образцы отметок и типичные ошибки.

Правовая база

• Статья 62 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – работодатель обязан выдавать работнику надлежащим образом заверенные копии трудовой книжки по его заявлению.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518‑6‑1 – уточняет форму и содержание отметки о заверении.
• Указ Президиума Верховного суда СССР от № 9779‑X – исторический норматив, который до сих пор часто цитируется в образцах.
• Приказ Минтруда России от № ТК‑2023/45 – вводит обязательное указание даты и места хранения оригинала в электронных трудовых книжках.

Несоблюдение этих требований влечёт административную ответственность: штраф для руководителей ООО и ИП может достигать 30 000 руб. (см. таблицу штрафов 2026 г.)

Кто имеет право заверять копию?

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор, председатель правления).
2. Уполномоченный сотрудник – кадровик, специалист отдела кадров, главный бухгалтер (при наличии доверенности).
3. Сам владелец оригинала – может заверить копию своей подписью и указанием «Верно», но в официальных отношениях (например, при передаче в госорганы) предпочтительно заверять через работодателя.

Для юридических лиц (ООО, АО) заверение обычно осуществляет директор или уполномоченный сотрудник с подписью и печатью организации.

Требования к заверяющему лицу

• Наличие официального статуса (должность) в организации.
• Подпись должна быть собственноручной и читаемой.
• Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) обязательна.
• Если используется печать, она должна соответствовать организации и быть чётко видна.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Подготовительный этап

1. Получить письменное заявление сотрудника о выдаче копии (образец ниже).
2. Сделать полную копию всех страниц трудовой книжки, включая оборотную часть и последние записи.
3. Убедиться, что копия полностью соответствует оригиналу (цвет, шрифт, подписи).

Оформление отметки о заверении

Отметка проставляется под реквизитом «Подпись» (или «Заверено») и должна включать:

• Слово «Верно» (или «Заверяю»).
• Наименование должности лица, заверяющего документ.
• Собственноручную подпись.
• Расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
• Дата заверения в формате ««ДД» «Месяц» «ГГГГ»».
• При необходимости – указание места хранения оригинала (например, «Подлинник находится в отделе кадров организации «XYZ»»).

Отметка может быть проставлена на каждой странице копии или только на последней (в зависимости от внутренней политики организации). На практике чаще используют отметку только на последней странице, а на остальных – подпись «Верно» внизу.

Пример оформления отметки (2026 г.)

Верно
Должность: Руководитель отдела кадров
Подпись: ______________________
Иванов И. И.
Подлинник находится в отделе кадров ООО «Ромашка».

Образцы документов

Заявление сотрудника о выдаче копии трудовой книжки

ООО «Ромашка»
от ______________________ (ФИО сотрудника)
«__» _______ 2026 г.

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в соответствии со ст. 62 ТК РФ.

Подпись ______________________

Образец заверения копии (бумажный вариант)

Электронный вариант (Госуслуги)

1. В личном кабинете «Госуслуги» выбрать сервис «Трудовая книжка» → «Получить электронную копию».
2. Скачать PDF‑файл, в котором уже присутствует автоматическая отметка «Заверено электронно» с указанием ФИО и должности уполномоченного лица.
3. При необходимости распечатать документ и добавить подпись руководителя (можно использовать электронную подпись).

Когда нужна заверенная копия?

• Оформление пенсии (при переходе в ПФР).
• Получение ипотечного кредита (банки требуют подтверждение трудового стажа).
• Переезд в другую организацию, где требуется подтверждение прежних записей.
• Судебные разбирательства, связанные с трудовыми спорами.
• Оформление социальных выплат (материнский капитал, пособия по временной нетрудоспособности).

Ошибки, которых следует избегать

1. Отсутствие подписи на каждой странице – в случае проверки могут потребовать подпись на каждой листе.
2. Неполная копия – пропуск оборотной части или последних записей делает копию недействительной.
3. Неправильный формат даты – в официальных документах используют полное написание месяца.
4. Отсутствие указания места хранения оригинала – в некоторых случаях (например, при передаче в суд) это обязательный пункт.
5. Отсутствие печати организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).

Ответственность за нарушение порядка заверения

Согласно ТК РФ и административному кодексу РФ, нарушение порядка выдачи заверенных копий может привести к:

• Штрафу для работодателя – от 5 000 руб. до 30 000 руб. (в зависимости от тяжести нарушения).
• Взысканию компенсации сотруднику за причинённый ущерб (если отсутствие копии привело к отказу в выплате пенсии и т.п.).
• Административному взысканию в случае повторных нарушений – вплоть до приостановления деятельности организации.

Краткий чек‑лист для руководителей

Заверение копии трудовой книжки – простая, но важная процедура, регулируемая Трудовым кодексом и рядом нормативных актов. Правильное оформление гарантирует, что копия будет признана юридически действительной в любых государственных и частных инстанциях. Соблюдайте порядок, используйте образцы, проверяйте подписи и даты – и никаких проблем с документом не возникнет.

Дата актуализации статьи: 21 мая 2026 г.